Что такое кадровое делопроизводство и чем оно может помочь. Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство

Ливена С.В. / "Пакет Кадровика" kadrovik-praktik.ru
Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем . Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
________________________________________

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять .Список таких документов есть здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/TS1.php
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Обязательные документы:

Учредительные документы
- Трудовые договоры
- Штатное расписание (форма Т-3)*
- Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Документ о защите персональных данных работников (положение)
- График отпусков (форма Т-7)*
- Личные карточки (форма Т-2)*
- Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
- Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
- Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно - приказов, трудовых договоров.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
- Трудовые книжки
- Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
- Коллективный договор - обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
- Положение об оплате труда и премировании - обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
- Должностные инструкции - обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
- Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы - обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
- График сменности обязателен при наличии сменной работы.
- Положение о коммерческой тайне - обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
- Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
________________________________________

4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
________________________________________

5. Составляем штатное расписание , Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь - . Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
________________________________________

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками . Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
________________________________________

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем : книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки . Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
________________________________________

9. Оформляем на работу работников. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
________________________________________

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…

Читать также

• Мужчины в подчинении

  "Большая часть моих сотрудников - мужчины. Со мной они ведут себя по-разному. Одни заигрывают, другие общаются чисто по-деловому. Некоторые мне симпатичны, некоторые - не очень. В общем, как и везде. Сложность моей ситуации в том, что я - директор, и мне приходится ими руководить. Я порой теряюсь, не зная, что делать и как себя вести, а ведь мне ни в коем случае нельзя показывать свою неуверенность. Елена, Псков""

Статьи этого раздела

• Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?

  Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.

• Что надо знать о приеме на работу подростков?

  Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
  Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.

• Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать

  Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?

• Удержания по исполнительным листам

  При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …

• Геолокация – на защите интересов работодателей?

  Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.

• Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении

  Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.

• Социальный налоговый вычет

  Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.

• Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях

  В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…

• Смерть ИП, работника, учредителя

  Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.

• Банкротство работодателя за долги по зарплате

  Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.

• Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках

  Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.

• Замещение должностей и внутреннее совместительство

  Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.

• Локальные нормативные акты компании

  Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.

• Вакантные места для сокращаемого сотрудника

  Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …

• Оформляем изменение личных данных сотрудника

  Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.

• Когда и как проводить кадровый аудит

  Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.

• Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?

  Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.

• Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»

  Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

• Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации

  Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
  Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.

• Как сделать из внешнего совместителя основного работника

  Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.

• Документы, которые должен представить работник

  По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…

• Положение об оплате труда

  Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.

• Меняем название должности работника

  Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.

• Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты

  Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.

• Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
• Принимаем на работу водителя

  Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.

• Изменения и исправления в трудовой книжке

  Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…

• Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

  Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

• Приказы: форма, нумерация, исправления

  Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

• В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?

  Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…

• Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?

  Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов

• Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
• Как правильно сшивать документы

  В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы

• Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?

  Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.

• Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц

  Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…

• Какие кадровые документы должны быть на предприятии

  Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…

• Права работника при продаже предприятия-должника

  Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.

• Подтверждение трудового стажа

  При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…

• Временный перевод на другую работу

  В N 8 журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения" за 2009 г. мы писали о постоянном переводе работника на другую работу у того же работодателя, при котором не планируется возвращение на прежнюю должность. Кроме этого, законодательством предусмотрена возможность временного перевода. В чем его отличие от постоянного, в каких случаях и в каком порядке он производится, расскажем в настоящей статье.

• Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?

  Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

• Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять

  Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.

• Визит трудовой инспекции

  Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.

• Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника

  Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.

  Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное - его распознать.

• Что делать с документами при ликвидации организации

  Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

• Делопроизводство в кадровой службе

  Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации.

• Типичные заблуждения

  Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

– это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.

Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

• Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С .

Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

• Изучение важных документов организации.

Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

• Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках .

• Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
• Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье .

Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

• Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
• Затем необходимы основные документы.

Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

1. бланки по приказам;
2. договоры о материальной ответственности;
3. журнал регистрации;
4. книги по учету;
5. табель по рабочему времени.
6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести .

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы . По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

Для этой процедуры потребуется:

1. приказы о зачислении на работу;
2. оформление трудовых договоров;
3. наличие трудовых книжек;
4. карточки для сотрудников;
5. книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти .

Обязанности специалиста по кадрам

У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

• Оформление документов, касающихся , больничного и иных справок.
• Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
• Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
• Проведение и подготовка кадровых приказов.
• Расчет и последующее начисление .

Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте бесплатно.

Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи , такие как:

• отслеживание рынка по заработной плате;
• отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
• составление списка открытых вакансий в организации;
• разработка положений об и приеме на работу сотрудников компании.

Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

Ошибки, допускаемые в отделе кадров

В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

1. При оформлении и увольнении работника.

Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

2. Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
3. При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
4. Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.

Восстановление порядка в кадровом учете

Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции :

1. Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
2. Пересмотр документов и проверка.

В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

3. Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
4. Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
5. Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
6. Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
7. Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
8. Проверка трудовых книжек.
9. Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
10. Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

Автоматизация в делопроизводстве

Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров . На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

• Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
• После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
• Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
• Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы :

1. предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
2. HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
3. WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
4. HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф .

Как организовать кадровый учет в только что созданной компании — смотрите в видео-семинаре:

Доброго времени суток, уважаемые посетители! Что такое кадровая работа, для чего она нужна и нужна ли вообще? Об этом вы узнаете из моей статьи: кадровое делопроизводство для чайников.

Отдел кадров на предприятии

Как для посетителей театр начинается с вешалки, так для любого вновь нанятого сотрудника предприятие начинается с отдела кадров. Им же оно и заканчивается при увольнении.

Отдел кадров отвечает за все вопросы, связанные с сотрудниками предприятия:

• Прием, перевод и увольнение;
• Соблюдение трудовой дисциплины;
• Соблюдение должностных инструкций;
• Ведение личных дел работников;
• Ведение кадровой документации;
• Поиск персонала на открытые вакансии;
• Проведение первичных собеседований;
• Ознакомление работников со всеми изменениями в организации;
• Разработка различной документации;
• Участие в разработке основных локально-нормативных документов предприятия.

Как видите перечень очень большой, и он не исчерпывающий. Отдел, ведущий кадровое дело, это особое подразделение в организации, которое взаимодействует со всеми остальными структурными единицами компании.

И не важно, что чаще всего кадры — это самое маленькое подразделение на предприятии, а иногда его вообще не выделяют.

Чем занимается отдел кадров

Теперь рассмотрим подробнее, чем все-таки занимается кадровик на своем рабочем месте – это и будет кадровым делопроизводством.

Оформление работников

Прием и увольнение работников — это самая главная функция отдела кадров. Все перемещения сотрудников находятся в его ведении. Когда, человек ищущий работу видит вакансию и звонит по указанному номеру, то в 90 случаях из 100 он попадет в кадры, где его сориентируют по интересующим его вопросам, а также назначат время, когда придти на собеседование или заполнить анкету.

После того, как руководитель принял решение о том, что сотрудник ему подходит, последний снова попадает в руки специалиста по кадрам. И еще, заметьте, когда вакансия заполняется путем конкурсного отбора, в комиссию кадровик войдет обязательно.

Итак, после того, как сотрудник нанят, он попадет к кадровику, где проходит следующие процедуры:

1. Представляет все необходимые документы;
2. Знакомится со всеми локально-нормативными документами, относящимися к его работе и распорядку в компании;
3. Подписывает трудовой договор;
4. Знакомится с приказом о принятии его на работу;
5. В некоторых случаях здесь же он получает начальные знания по охране труда, то есть проходит первичный инструктаж.

Ведение документации

После того, как все документы подписаны и предоставлены, специалист по кадрам формирует личное дело сотрудника. Оно представляет собой все копии документов и личную карточку на унифицированном бланке. Помимо этого, в последующем через кадры будут оформляться все вопросы, связанные непосредственно с работником:

• Оформление отпуска;
• Выплата премий и других денежных сумм;
• Лишение премии и другие штрафные санкции;
• Наложение дисциплинарных взысканий и наказаний;
• Изменения в оплате труда и прочих условиях трудового договора;
• Изменения в организации общие, или касающиеся непосредственно сотрудника.

И многие другие вопросы, перечень можно продолжать практически бесконечно в зависимости от специфики компании и функционала, возложенного на кадры.

Многие возразят, что большинство перечисленных вопросов относится к компетенции бухгалтерии, но нет, это не так. Да, именно бухгалтерия начисляет отпускные и денежные выплаты. Она же их удерживает, но только после того, как получит соответствующий приказ, созданный кадровым работником.

Для составления этих приказов кадровик использует различные основания:

• Заявления от работника;
• Служебные записки от руководителей подразделений;
• Служебные расследования и заключения комиссий;
• Письменные и устные распоряжения руководителя предприятия.

Кстати, кадровик находится в непосредственном подчинении у руководителя предприятия. В редких случаях его зама.

После того как приказы изданы, их оригиналы и основания для них подшиваются и хранятся положенное время. Этим тоже должен заниматься специалист по кадрам.

Ведение прочей кадровой работы

Помимо того, что работники кадров оформляют документы сотрудников, они занимаются еще другой работой, которую можно отнести к кадровому делопроизводству.

• Составление должностных инструкций. Но это не значит, что всю инструкцию составляет один человек. Как правило, раздел должностные обязанности пишет тот, кто хорошо знаком с данным видом работы. Едва ли работник кадров подробно распишет функционал сварщика, электрика или крановщика. Но он формирует инструкцию в единый документ.
• Организация проведения аттестации рабочих мест и подготовка необходимой документации для нее. Кстати это понятие – аттестация – осталось только в обиходе. Законодательно эта процедура уже пару лет называется специальной оценкой условий труда (СОУТ).
• Участие в составлении основных документов организации: положений об оплате труда, коллективных договоров и соглашений, правил внутреннего трудового распорядка. В некоторых случаях вносятся только коррективы, а в некоторых полностью составляется документ.
• Ведение штатного расписания. Ответственность за этот документ кадровик делит с главным бухгалтером предприятия. В его ведении находятся наименование должностей и их количество, а бухгалтерия контролирует ставки и оклады.
• Организация медицинских осмотров и обучения работников. Если компания небольшая, то он делает эту работу сам, в противном случае следит только за исполнением. В любом случае это определяется политикой компании.
• Участие в различных комиссиях : по проведению служебных расследований, несчастных случаев на производстве, проверке знаний охраны труда и т.д.

Как видите, дел у кадровика довольно много и они весьма разнообразны.

Место кадров в функционировании организации

В этом разделе мы рассмотрим взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями. Вот основные из них:

• Бухгалтерия. С этим отделом кадровик сотрудничает тесно и постоянно. Именно сюда уходят все издаваемые приказы. В первую очередь это относится к приказам о приме, переводе и увольнении. Именно из них сотрудники бухгалтерии, начисляющие зарплату, узнают, кого включить в ведомость, кого исключить из нее и какой у кого оклад. Табели учета рабочего времени, перед тем как попасть расчетчику на стол также проходят проверку в кадрах, а зачастую их и ведет кадровик. Если на предприятии делопроизводство ведется с помощью специализированных программ, то взаимодействие кадров и бухгалтерии значительно упрощается.
• Секретариат или приемная. Именно отсюда в кадры поступает большинство оснований для издания приказов с резолюцией руководителя. Это если делопроизводство на предприятии ведется с соблюдением всех правил. Если такого отдела нет, то заявления поступают прямо к кадровику, и он несет их к руководителю.
• Со всеми прочими отделами организации взаимодействие заключается в доведении до сведения руководителей и непосредственно работников всех кадровых изменений в организации.

Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров

Законодательство не обязывает выделять такую структурную единицу как отдел кадров. Но в сложившейся практике делопроизводства именно это подразделение ведет большинство документации предусмотренной Трудовым Кодексом РФ.

Можно ли пренебрегать ведением кадрового делопроизводства? Ответ: нет, делать этого не стоит. И тому есть несколько причин:

1. Надлежащим образом оформленный договор между работодателем и работником, а также все остальные документы, касающиеся работы сотрудника, помогут избежать множества неприятных ситуаций, когда между сторонами возникнут разногласия.
2. Аккуратное ведение документации, в том числе и кадровой, характеризует организацию только с положительной стороны.
3. Помимо оформления приема на работу и увольнения кадровик выполняет множество другой работы, он служит своеобразным соединительным звеном между вышестоящим руководством и прочими подразделениями.
4. Грамотный кадровик не только правильно оформит все документы, но и сможет указать руководителю в какой части он нарушает трудовое право, что поможет избежать проверок и санкций.

Сведя воедино все вышесказанное можно с уверенностью сказать, что делопроизводство и кадровый учет весьма полезны и нужны в каждой организации. А хотябы поверхностные знания в этой сфере, которые и были даны «для чайников», уверен, помогут с приемом на работу и последующим беспроблемным выполнением своих трудовых обязанностей.

И немного юмора напоследок...

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

• приема сотрудников;
• увольнения;
• горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
• командировок;
• больничных листов;
• табеля рабочего времени;
• отпусков (любого вида - ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
• личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

• ведение воинского учета;
• регламентация трудовых отношений;
• создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
• организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа - это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Должностные функции кадрового работника

На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

Кадровый учет: какие документы необходимы?

В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

• распорядительные (приказы личные и производственные);
• подтверждающие трудовую деятельность;
• информационно-расчетные;
• внутренняя переписка;
• журналы контроля и регистрации.

Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

• статьей или разделом Трудового кодекса;
• постановлением Госкомстата;
• Федеральным Законом и другими положениями.

Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика - своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно - не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.

Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

Автоматизация учета - 1С: преимущества работы с программой

Вести кадровый учет, тем более в крупной компании - это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

• показатель текучести кадров;
• статистика по персоналу;
• движение работников и т. п.

Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

Какие психологические могут понадобиться? Эта статья расскажет про все секреты тестов.

Чтобы провести налоговый аудит, прочтите статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.

Заключение

Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

• Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
• Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
• Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
• Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
• Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

Кадровый учет - это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

Вконтакте

Кадровое делопроизводство – один из ключевых моментов для руководителей всех организаций, требующий серьёзных знаний трудового законодательства, основ ведения и оформления документации. Недооценивать его нельзя.

В этой статье вы прочитаете:

• Что такое кадровое делопроизводство
• Какие документы важны в кадровом делопроизводстве
• Что является основой кадрового делопроизводства
• Как организовать в своей компании кадровое делопроизводство
• Какие ошибки чаще всего допускают специалисты по кадровому делопроизводству
• Какие плюсы у автоматизации кадрового делопроизводства
• Какие изменения коснулись кадрового делопроизводства в 2016 году

Что такое кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство включает в себя управление кадрами, которое позволяет своевременно регулировать документооборот организации. Он может быть связан как с сотрудниками, их передвижением внутри фирмы, так и с учётом рабочего времени и расчётами с работниками.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Не так давно любая компания обладала собственным отделом кадров, и процесс делопроизводства был вполне систематизирован и не требовал от работников отдела каких-то особых знаний. Сейчас почти всё поменялось: работникам отдела кадров просто необходимо подключать творческое мышление при приёме на работу потенциальных сотрудников. Так, у HR-менеджера важны образованность и юридическая грамотность, аккуратность и тщательность при ведении дел бухгалтера, изучение обучающих программ.

Как правило, бухгалтер-юрист-HR-менеджер в комплексе соответствуют званию мастера по кадровому делопроизводству.

Что входит в обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Основные документы, с которыми приходится сталкиваться специалисту отдела кадров:

1. Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

Заведение личных дел сотрудников предприятия;

Написание справок, больничных листов и заявлений;

Оформление кадровых приказов;

Создание табеля и контроль рабочего времени;

Подготовка ежеквартальной отчётности по единому социальному налогу;

Начисление и расчёт зарплаты работникам и прочее.

2. Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

3. Ведение документов, связанных с приёмом новых сотрудников:

Изучение анкет и резюме кандидатов;

Наблюдение за рынком по заработной плате;

Обработка списка вакансий организации;

4. Учёт документов по аттестации и оценке персонала:

Написание оценочных бланков и положений;

Оформление аттестационной характеристики сотрудников.

Важно то, что специалист по кадровому делопроизводству подписывает документ о нераспространении персональных данных работников.

Основы кадрового делопроизводства

Различные документы, например, законы, постановления, инструкции, в которых излагаются нормы трудового права, имеют первостепенное значение в работе сотрудника отдела кадров. Существуют две основные группы официальных бумаг:

1) Законодательные и подзаконные акты, в которых описаны нормы трудового права и нормы охраны труда. Данные нормы обязаны соблюдать все сотрудники предприятия. Сюда входят:

1. Трудовой кодекс РФ. Является базовым законом. Ему следует сотрудник отдела кадров каждого предприятия. Согласно нормам трудового кодекса, происходит приём на работу и увольнение сотрудников организации, регулируется время работы и отдыха, порядок выдачи заработной платы, оформление разнообразных льгот и компенсаций.

2. Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации". Этот закон позволяет организовать систему охраны труда на предприятии. Руководитель берёт на контроль предоставление безвредных условий работы и несёт за это административную ответственность.

3. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". Обработка личной информации основывается именно на этом законе. К примеру, определяют каким способом будут обработаны все данные о принимаемом на работу человеке, а также где будет храниться информация.

4. Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Этот закон рассказывает о правах и обязанностях работодателя во время текущих инспекционных проверок. В частности, в законе прописываются документы, которые руководитель вправе потребовать от лица, пришедшего с проверкой на предприятие, упоминается о праве исполняющего обязанности принимать участие в проведении самой проверки, а также о том, что делать при её неудовлетворительном исходе.

5. Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Включает в себя список данных, засекреченных в этом предприятии, а также перечень работников, обладающих тайной информацией и несущих ответственность за её разглашение.

2) Документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Эти документы являются не обязательными к исполнению и включают в себя информацию о наиболее рациональной работе с бумагами отдела кадров.

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Они определяют правила ведения документации, список реквизитов, которые в обязательном порядке присутствуют в документе. Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам. К примеру, местонахождение на документах государственного герба, эмблемы организации или ее товарного знака предусматриваются этими стандартами. Рассказывают, когда нужно написать сокращенное название предприятия, а когда-полное, а также составные элементы регистрационного номера приказа. Такие правила действуют на все организационно-распорядительные документы организации: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Кадровое делопроизводство занимается всеми этими официальными бумагами.

2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Кадровый работник обращается к ним для грамотного заполнения и дальнейшего ведения трудовых книжек своих работников.

3. Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. Данный нормативный акт включает в себя полный список внутренних документов, устанавливает порядок и сроки их хранения. Таким образом, если кадровому работнику необходимо узнать, как долго следует хранить, например, штатное расписание, он поднимает именно этот ведомственный документ.

4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72. С их помощью рассчитывается численность работников кадровой службы, определяется количество времени, необходимого каждому из них для выполнения должностных обязанностей.

5. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Образцы приказов о трудоустройстве, о прекращении трудовой деятельности, о переводе, о направлении в служебную командировку, о премировании, а также некоторые другие документы входят в состав документа, согласно Постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Как нужно вести кадровое делопроизводство в компании

Кадровую деятельность можно вести следующими способами:

1) Собственными силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.

2) Прибегнув к помощи сторонних организаций, специализирующихся на аутсорсинге кадрового делопроизводства.

3) Автоматизированное кадровое делопроизводство.

Оба первых способа допустимы и каждый имеет свои преимущества.

Согласно первому, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.

Если штат маленький, то обычно руководитель выполняет сам эти обязанности, тем самым экономя на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников.

Второй вариант набирает сейчас большую популярность, так как обходится такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе. Особенно это актуально перед проверками, при смене руководителя или во время увольнения опытного сотрудника в этой сфере. Высококвалифицированные специалисты приходят в организацию временно и приводят всю внутреннюю документацию в порядок.

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля

Этап 1. Разработка документов, которые обязательно должны быть в компании

Сначала разрабатывают различные руководства для работы кадрового делопроизводства. Для этого в организации должны быть следующие необходимые документы:

Инструкции внутреннего трудового распорядка;

Закон о защите персональных данных работника;

Закон об охране труда и противопожарной безопасности.

Эти документы являются обязательными и оформляются в первую очередь.

Этап 2. Корректировка штатного расписания

Перед тем, как составить график работы, с работниками организации заключают трудовые договора, оформляют всю необходимую документацию по трудоустройству, заводят трудовые книжки. Однако, довольно часто встречаются погрешности в ведении этой документации.

Штатное расписание выверяется согласно данным о заработной плате работников и наименованию их должностей. Эта информация находится в бухгалтерии.

Обращайте внимание на соответствие должностей в штатном расписании и реальных должностей сотрудников. Эта информация, в основном, нужна для внесения в программу 1С, а на деле очень часто встречаются грубые искажения в базе данных. Соответственно при составлении штатного расписания вся информация о работниках должна быть достоверной и проверенной.

• Методы стимулирования персонала: материальные и нематериальные

В бухгалтерии каждому работнику присваивается свой уникальный табельный номер. Как правило, этот процесс автоматизирован. В противном случае их присваивают вручную. Поскольку каждый табельный номер закрепляется за отдельным человеком, то даже после увольнения он никому не передаётся.

Тщательно проверьте состояние личных дел сотрудников и их личных карточек. При отсутствии какой-либо документации напишите напоминание сотруднику организации, что именно он должен ещё предъявить в отдел кадров.

Этап 3. Проверка соответствия информации в трудовых договорах и штатном расписании

Обязательно сверяйте данные штатного расписания с информацией в трудовых договорах. Возможно, что информация окажется не достоверной. Например, указывается зарплата, не соответствующая действительности, или указанная дата подписания договора приходится на выходной день и прочие нестыковки. В таких случаях договоры в срочном порядке нужно переделать. Договор должен быть оформлен по всем правилам и подписан уполномоченным лицом. При появлении каких-либо изменений в процессе деятельности работника достаточно составить дополнительное соглашение и таким образом вносить коррективы в трудовой договор.

Подобное соглашение оформляется отдельно для каждого конкретного сотрудника организации.

Вся документация делается в двух экземплярах: один – для компании, другой – для кадрового отдела.

Этап 4. Проверка правильности оформления кадровых приказов

Вся документация проверяется на правильность и достоверность внесённых данных. Все нюансы, такие, как даты, подписи и все сведения, касающиеся поступающего на работу, должны соответствовать действительности. Все документы должны соответствовать друг другу. Всегда обращайте внимание на наличие не только подписи руководителя предприятия, но и самого работника. При обнаружении неточностей в документах, их следует переделать или, возможно, отправить на подпись.

Этап 5. Проверка правильности ведения трудовых книжек

Далее удостоверьтесь в существовании трудовых книжек. Все они находятся в организации. Возможно, вам встретится трудовая книжка сотрудника, который уже давно не сотрудничает с вашей организацией. Тогда вам полагается отправить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. В зависимости от ответа, её или отправляют почтой по указанному адресу с уведомлением о вручении, или вкладывают уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Срок хранения трудовой книжки неработающих сотрудников – до востребования, но не менее 50 лет.

Приступая к заполнению трудовой книжки, изучите сначала документы, регламентирующие ведение трудовых книжек. К ним относятся:

Инструкция по заполнению трудовых книжек;

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Этап 6. Оформление личных дел или личных папок сотрудников (если до вас их не вели)

При приёме на работу на каждого сотрудника заводится личная карточка по форме № Т-2. Как правило, в настоящее время этот процесс автоматизирован - существуют специальные программы для заполнения этих карточек с последующим выводом на печать. Следует отметить, что государственные архивы принимают личные карточки только на «полукартонной» бумаге.

Ведутся личные карточки сотрудником отдела кадров – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Все копии документов: паспорта, страхового свидетельства, помещаются в папки-«файлы» и делается опись каждого дела. Так формируются личные папки. Туда же вкладывают копии приказов и договоров, касающиеся этого работника. Это делается для удобства. К личным карточкам желательно приклеить фотографии работников.

Помните, что крайне нежелательно хранить личные дела вместе с формой № Т-2.

Этап 7. Оформление необходимых учетных книг или журналов

Такие документы, как Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, ведутся исключительно от руки. Каждая страница должна быть пронумерована, а книга прошита, поскольку это журнал учета бланков строгой отчетности.

Этап 8. Составление графика отпусков

В предновогодний период составляется и утверждается график отпусков.

В небольшом предприятии можно провести опрос на предмет выхода в отпуск сотрудников, в крупном же – эта задача делегируется начальникам отделов организации.

Для того, чтобы процесс работы предприятия не пострадал, периоды отпусков не должны совпадать у сотрудников одного отдела.

При возникновении спорных вопросов у сотрудников, касающиеся отпускного периода, решение принимает руководитель либо начальник отдела. Получение всей необходимой информации для составления графика отпусков занимает от одной до трех недель.

Как только график отпусков составлен, его утверждает руководитель организации.

Предварительно за две недели до начала отпуска вы обязаны уведомить работника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Однако время выхода в отпуск может корректироваться по согласованию работника с начальством.

При предъявлении больничного листа на начало запланированного отпуска его переносят на другой период времени, указав его в заявлении. Изменённые данные вносятся в определённые графы графика отпусков.

Всегда помните, что сотрудник обязан минимум 1 раз в два года выходить в отпуск. А при увольнении сотрудника ежегодный оплачиваемый отпуск компенсируют материально.

Этап 9. Формирование кадровых дел

Дела структурируют подобным образом:

- «Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» - срок хранения – 75 лет;

- «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные командировки внутри страны)» - срок хранения – 5 лет;

- «Трудовые договоры»;

- «Личные дела»;

- «Личные карточки»;

- «Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;

- «Кадровые вопросы, связанные с государственными службами и торговыми организациями» и др.

Список отпусков, очередность дежурств и расписания обычно относят к отдельным делам.

Учитывая, что приказы по личному ставу могут храниться пять или семьдесят пять лет, то их рекомендуется рассортировать на разные дела. Учитывайте, что все документы, не учтенные в списке дел с 5-тилетним сроком хранения, автоматически имеют 75-летний срок хранения.

Если фирма достаточно крупная, а в течение 12 месяцев появляется более 250 листов, то требуется рассортировать на отдельные папки. К примеру, «Трудовые договоры (А–Л)», «Трудовые договоры (М–Я)»; «Приказы по личному составу (запланированные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, выговоры, командировки)»).

Этап 10. Оформление номенклатуры дел

Систематизированный список названий дел компании, где также указываются сколько хранится тот или иной документ, можно оформить отдельно по делам, относящихся к персоналу компании, или можно включить в общий список документов компании.

Процесс заполнения документов, касающихся персонала, такой же как оформление дел и составление перечня в общем делопроизводстве.

Правильное ведение кадрового делопроизводства: типичные ошибки

1. Ошибки при издании приказов:

Нарушаются правила составления текстовой составляющей приказов, особенно приказов о приёме, перемещении или увольнения человека.

Ошибочно указываются условия приёма на работу, описание работы, не вписывают данные об испытательном сроке.

Возможно неправильное написание различных данных при оформлении приказа. Часто допускают ошибки в имени человека, в названии отдела компании или места работы, в наименовании должности.

Неправильное использование бланков установленного образца в оформлении документов. Возникают проблемы и в указании состава реквизитов.

2. Ошибки при заключении трудовых соглашений:

Заключение договора на основе неправильно заполненных документов или при отсутствии одного из обязательных.

Заключение трудового договора с работником, который не достиг или уже превысил допустимый возрастной рубеж.

Принятие гражданина, который не может выполнять данную работу по состоянию здоровья.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек:

Часто организации забывают внести в книгу учёта движения трудовых книг данные трудовой книжки нового сотрудника.

Недопустимы исправления во вкладыше трудовой, если данные были внесены неправильно.

Нельзя вписывать информацию о работе в раздел «сведения о наградах» или оформлять вкладыш другим, не соответствующим законодательству образом.

Автоматизация кадрового делопроизводства: алгоритм внедрения

Владельцы крупных фирм часто сталкиваются с проблемами:

Сотрудники медленно оформляют документы;

Договоры долго согласовываются, контрактные обязательства исполняются с задержками;

Работник утверждает, что конкретный документ был, и даже помнит, что в нем было написано, но не может его найти;

При увольнении сотрудников пропадают важные документы, с которыми они работали.

В результате компания вовремя не реагирует на запросы клиентов или поставщиков, снижается скорость принятия решений. Именно на этом этапе следует всерьез задуматься о внедрении единой системы электронного документооборота (СЭД). Такая система позволит справиться с перечисленными проблемами, а кроме того, поможет Вам контролировать исполнительскую дисциплину и быстро получать необходимые данные для анализа ситуации.

При подготовке и осуществлении проекта по автоматизации документооборота стоит придерживаться определенного алгоритма:

Шаг 1. Опишите систему документооборота

Поручить описание можно секретарю (если компания небольшая) или специально назначенному сотруднику. Вот что ему нужно сделать:

Подготовить документ (положение), в котором будут перечислены бизнес-процессы и определен порядок оформления документов;

Составить инструкцию по делопроизводству (или ее аналог) с описанием порядка действий применительно к каждому процессу (процедуры, роли и функции сотрудников; пример процесса – работа с договорами и сопроводительными документами);

Написать (или обновить) должностные инструкции сотрудников; в них должны быть четко указаны функции каждого работника и определено, кто будет исполнять его обязанности в случае временного отсутствия.

Шаг 2. Определите заказчика (владельца) системы и руководителя проекта

Заказчик – это сотрудник или подразделение компании (в лице его начальника), который больше всех остальных будут работать с системой (делопроизводитель, руководитель юридического или кадрового отдела). Обязанности заказчика – предоставлять команде внедрения информацию о бизнес-процессах, отчетных формах, бланках, консультировать членов команды, организовывать работу по адаптации программы, тестировать готовые блоки.

• Составление коммерческого предложения: 5 важных советов

Также нужно назначить руководителя проекта (в небольших компаниях заказчик и руководитель проекта могут быть одним лицом). Иногда руководителем становится кто-то из IT-службы. Это неверно. Во-первых, работник этого отдела не знает области, в которой внедряется система, во-вторых, вряд ли сможет результативно руководить процессом, затрагивающим многие ключевые направления вашей компании. А вот в чем помощь специалистов IT-службы будет существенной, так это в составлении списка программных продуктов, выборе подрядчика, координации его деятельности, предоставлении необходимых полномочий и прав доступа сотрудникам, а также в консультировании (совместно с профильными специалистами) работников компании, осваивающих новую для них систему.

Шаг 3. Сформируйте проектную команду

В команду надо включить заказчика, представителей всех отделов, работающих с документацией, и сотрудников IT-службы. Кроме того, в проектную группу должны войти представители компании-подрядчика, которая будет разрабатывать и внедрять систему (если вы решили не делать это собственными силами).

Участие в проекте генерального директора

Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению решения «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва

Участие в проекте генерального директора обязательно. Вы должны проводить ключевые совещания, согласовывать основные документы, подавать личный пример, используя систему, – все это существенные условия успешного внедрения. Если деятельного участия главы компании нет, попытки внедрить автоматизированный документооборот заведомо обречены. Провал гарантирован и в том случае, если руководители среднего звена уговорили вас внедрить автоматизированную систему, но вы сами не очень понимаете, зачем она нужна, и решаетесь на проект, исходя из принципа «попробуем, а там видно будет».

Роль руководителя в управлении рабочей группой:

1. Передайте оперативное управление одному из сотрудников, участвующих в проекте. Руководить проектами обычно назначают хорошо подготовленных специалистов или начальников соответствующих подразделений.

2. Наделите руководителя проекта полномочиями. Особенно это необходимо, если входящие в группу сотрудники имеют более высокий статус, чем назначенный вами руководитель проекта.

• Сектор b2b: как получить заказы на 11 миллионов рублей в месяц

3. Приказом или устным распоряжением освободите участников проектной группы от части их обычных обязанностей, чтобы они могли уделять достаточно времени проекту.

4. Определите критерии успешности проекта.

5. Проводите регулярные совещания, чтобы оперативно устранять проблемы, тормозящие процесс. Часто они связаны с плохо отлаженным взаимодействием между отделами.

6. Вдохновите команду на последний рывок. Ближе к концу проекта всегда наблюдается спад – это фаза «испытания на прочность». Уже многое сделано, все устали, деньги кончаются, накапливаются неудачи и т. д. В 90% случаев проектные группы не могут преодолеть эту точку, и начинания сходят на нет. Проект тихо умрет в шаге от своего завершения, если его руководитель или генеральный директор не найдут в себе силы переломить ситуацию.

Шаг 4. Определите задачи, которые вы хотите решить, и выберите программный продукт

Иногда на этом этапе путают задачи: основной считают, к примеру, повышение прозрачности и управляемости организационных процессов, хотя этого можно достичь лишь с помощью организационных изменений. Любая глобальная задача должна быть разделена на ряд локальных. Явно бесполезно сразу пытаться «повысить прозрачность», но можно «сократить срок согласования договоров до трех дней» или «в любой момент получать отчет о трудозатратах работника на каждый проект». Эти задачи диктуют выбор программного продукта. Кроме того, надо учитывать следующие критерии:

Совместимость с платформой, на которой разработаны другие продукты компании;

Возможность совершенствования системы силами собственной IT-службы;

Поддержка работы с мобильными устройствами.

Шаг 5. Проводите разъяснительную работу, говорите о первых успехах

Обычно на следующий день после запуска новой системы руководитель начинает получать претензии от сотрудников: «система не работает», «она неудобна», «у меня нет на это времени», «почему я должна нажимать на эти кнопки», «у меня и так дел хватает…». Поток таких жалоб неиссякаем, ведь сотрудники не заинтересованы в том, чтобы вы видели, что и как они делают. Для минимизации возможностей саботировать нововведения надо держать сотрудников в курсе происходящих изменений: подробно рассказывать о каждом новом этапе проекта и всех планируемых переменах, обсуждать их, реагировать на возражения, демонстрируя частные преимущества (ускорение процедуры рассмотрения договоров, облегчение поиска документов и пр.). В первую очередь стоит сосредоточить усилия на процессах, автоматизация которых позволит быстро получить видимый результат. Генеральный директор и все топ-менеджеры компании должны вести разъяснительную работу, а кроме того, использовать систему в своей повседневной деятельности: это будет отличным стимулом для подчиненных. Такой подход обеспечит проекту позитивный имидж, и система будет внедрена быстрее.

3 преимущества электронного кадрового делопроизводства

1. Экономия средств на хранении. Почти все документы, согласно правилам, хранятся минимум пять лет. Таким образом, компании приходится планировать и организовывать место, где будут храниться архивные материалы. Это не всегда возможно и вызывает определенные неудобства.

2. Экономия времени. Чтобы правильно сформировать дело или оформить нужный документ, менеджеру по персоналу приходится тратить время, чтобы собрать все необходимые подписи. Используя же документы в электронном виде упрощает эту процедуру. Все сотрудники, кому нужно расписаться, могут просто поставить электронные подписи. Кадровику остается только сверить информацию.

3. Уменьшение ошибок. Любой человек способен допускать ошибки. Электронный документооборот помогает избежать ненужных исправлений и ошибочное заполнение.

Новое в кадровом делопроизводстве: изменения 2016 года

С 2015 года трудовые законы претерпели некоторые изменения, которые сохранились и в 2016 году. Были увеличены суммы штрафов за несоблюдение трудового законодательства, расширен список категорий сотрудников, которые могут взять отпуск в любой период года. Также трудовые книжки стали выдаваться на руки сотрудникам. В 2016 году эти поправки также вызовут другие изменения, такие, как:

ООО и АО могут не иметь печати;

Оформление командировки упрощается;

Соискателя требуется уведомить в письменной форме о причине отказа в установленный срок;

Внедрение другой системы административной ответственности работодателей;

Изменение правил предоставления справки об отсутствии судимости при приеме на работу;

Другая структура процесса получения сведений из реестра дисквалифицированных лиц;

Новый порядок уведомления о приеме на работу бывших государственных служащих;

Добавление в Трудовой кодекс РФ новой статьи, которая освещает вопросы очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;

Корректировка системы проверок субъектов малого предпринимательства;

Изменения по ситуации увольнения беременных женщин, работающих по срочному трудовому договору.

Итак, с 7 апреля 2015 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества могут не использовать круглую печать. Но Роструд считает, что фирма все равно обязана заверять печатью записи в трудовой книжке. Об этом Роструд заявил в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1. Выше указанный документ ведомство отправило в нужные инстанции по регионам, чтобы те опирались на эту информацию при проведении проверок.

В случае отказа фирмы использовать круглую печать в трудовых книжках работников, на нее будет наложено взыскание в размере до пятидесяти тысяч рублей (п.1 ст.5.27 ТК РФ). Владельцам предприятий важно знать, что проверяющий имеет право наложить штраф за каждое отдельное нарушение.

Документы кадрового делопроизводства - 2016. Все процессы и необходимые формуляры кадрового делопроизводства прописаны в ТК РФ, а порядок оформления документов указан в федеральных законах. Конечно, от отдела кадров требуется обрабатывать достаточное количество информации. В 2016 году основную документацию можно разбить на следующие разделы:

Всевозможные приказы, например, о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании;

Местные нормативные акты организации, то есть правила внутреннего трудового распорядка в фирме, положение о личной информации членов коллектива, положение об уровне дохода и др.;

Трудовые контракты;

Коллективный договор, если присутствует;

Договоры о полной материальной ответственности;

Документы по учету кадров, то есть график работы, расписание отпусков;

Трудовые книжки;

Формуляры по учету рабочего времени;

Документы по оформлению командировки;

Положения по охране труда.

Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве 2016. До вступления в силу федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» необходимо было в обязательном порядке использовать унифицированные формы. После принятия закона ситуация изменилась: фирмы стали по-другому относиться к регистрированию деталей хоз. деятельности.

• Обучение менеджеров по продажам: готовим новичка в 3 шага

С данного момента любая компания в праве сама оформлять подходящий ей бланк первичного учетного документа, внося дополнения или убирая ненужные элементы. Но унифицированные формы в кадровом делопроизводстве все равно останутся в силе.

Итак, в 2016 году в кадровом делопроизводстве будут продолжать использоваться следующие документы:

Формы № Т-1 и Т-1а (приказ о приеме работников на работу),

Форма № Т-2 (личная карточка работника),

Форма № Т-3 (штатное расписание),

Формы № Т-5 и Т-5а (приказ о переводе работника на другую работу),

Формы № Т-7 (график отпусков) и Т-6 (приказ о предоставлении отпуска),

Форма № Т-9 используется при оформлении командировки, ее желательно уточнять, записывая цель командировки.

Профессиональные стандарты - 2016. С 1 июля 2016 года вступят в действие статьи 195.2 и 195.3 Трудового кодекса. Профессиональные стандарты станут необходимыми для внедрения работодателями, если Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ пропишут требования к квалификации, необходимой человеку для выполнения определенной трудовой деятельности.

До этого времени работодателям было только рекомендовано использовать такие стандарты. Но уже сегодня многие компании прописывают профессиональный требования к работе при составлении должностных инструкций сотрудников.

Информация об авторе и компании

Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению решения «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва. Специалист по оптимизации процессов документооборота и внедрению систем электронного документооборота в государственных учреждениях и на коммерческих предприятиях. Автор методических пособий, учебных курсов и семинаров по созданию систем на основе решения «1С:Документооборот 8». Группа компаний «1C». Сфера деятельности: разработка, дистрибуция и поддержка компьютерных программ. Территория: головной офис – в Москве; работа с пользователями ведется через разветвленную партнерскую сеть (более 7000 компаний сети «1С:Франчайзинг» в 750 городах 23 стран). Численность персонала: 900. Количество пользователей программных продуктов: свыше 4 млн сотрудников более чем в 1 млн организаций.