Налоговая декларация по среднесписочной численности. Справка о среднесписочной численности работников — образец

Один из важных показателей, по которому контролирующие органы оценивают деятельность компаний и индивидуальных предпринимателей, это среднесписочная численность работников. В этом материале мы ответим на главные вопросы: кто и куда обязан подавать такие сведения? Как грамотно произвести расчет среднесписочной численности работников? Где взять образец бланка?

Справка о среднесписочной численности работников выдается по форме КНД 1110018. Скачать этот документ и образец его заполнения вы можете в нижней части страницы.

Кто подает данные о среднесписочной численности работников

Сведения о среднесписочной численности работников обязаны представлять в налоговую инспекцию (по месту регистрации предприятия, организации) все предприниматели. Неважно, идет ли речь о ИП или ООО, другой форме организации производственной деятельности. Это требование прописано в пункте 7 статьи 5 закона № 268 от 30.12.2006 года.

Начиная с 2007 года такие данные должны были подавать даже предприниматели, не имеющие наемных сотрудников. Просто в данном случае, готовя соответствующую отчетность, они вписывали цифру «ноль» в нужной графе. С 2014 года для ИП без работников отчет о среднесписочной численности отменен.

Как рассчитать среднесписочную численность работников за месяц?

Данные расчеты производятся за год, квартал, но для получения этих результатов обязательно потребуется знание формулы среднесписочной численности работников за месяц.

Чтобы получить искомые данные, то есть среднесписочную численность сотрудников за месяц, необходимо сложить списочную численность работников, занятых в каждый календарный день месяца, а затем эту сумму поделить на число календарных дней в этом месяце.

Когда мы говорим о календарных днях, то учитываем и праздники, и выходные дни. Просто условно считается, что в эти дни численность работников равна количеству сотрудников, трудившихся на предприятии в последний рабочий день перед этим. В число работников обязательно нужно включать и тех коллег, кто в расчетные дни пребывает в отгуле или отпуске, находится на больничном листе либо был отправлен в командировку.

Расчеты за квартал, год и округление цифр

Зная среднесписочную численность работников за месяц, очень просто произвести ее расчет за квартал: складываем данные за три месяца и делим полученный результат на три.

Аналогично считаем среднее значение за год. Тоже, как нас и учили в школе: надо найти сумму значений за все 12 месяцев (с января по декабрь включительно) и поделить найденную цифру на 12.

Далеко не всегда в итоге у нас получаются «круглые» результаты. Но законодательство предусматривает их округление. Как рассчитать среднесписочную численность работников с учетом этого нюанса? Тоже, вспомнив правила, которые нам объясняли на уроках математики в школе. Они универсальны, работают и в данном случае. Округление требуется хотя бы для того, чтобы в отчетах для налоговой не фигурировали нелепые и пугающие цифры в полтора повара или, скажем, в 2,7 специалиста по ремонту обуви.

Итак, принцип прост:

• когда в числе после запятой идет цифра 4 или меньшее значение, просто убираем знаки после запятой. Скажем, 2,3 округляем до 2.
• если за запятой значится цифра 5 или большее значение, к целому числу добавляем единицу. Например, 3,7 округляем до 4.

Некоторые особенности расчета среднесписочной численности

Скачайте бланк среднесписочной численности работников 2019 года на нашем сайте, рассмотрите его, потренируйтесь в заполнении формы. Тогда и при оформлении документа для налоговой сложностей не будет.

Приказ Федеральной налоговой службы от 29.03.2007 года № ММ-3-25 /174 «Об утверждении формы Сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год» является основным документом, регулирующим документооборот этой направленности. Данным Приказом утверждена форма подачи сведений: КНД 1110018. Более подробно с рекомендациями по ее заполнению можно ознакомиться в письме Федеральной налоговой службы России от 26.04.2007 года № ЧД-6-25 /353.

Расчеты может производить сам предприниматель, либо бухгалтер предприятия. Данные о среднесписочной численности работников за 2018 календарный год должны быть предоставлены в налоговый орган до 20 января 2019 года. Они будут включать сведения за период с 1 января по 31 декабря 2018 года.

Каждый месяц высчитывают, как правило, вначале число сотрудников, что трудятся полный рабочий день. Потом считают их коллег, занятых на неполном рабочем дне. И складывают результаты за месяц, потом — за год. По уже описанному выше правилу рассчитывают среднюю цифру по году.

При расчете среднесписочной численности необходимо руководствоваться Указаниями Росстата, приведенными в приказе от 22.11.2017 № 772. Согласно этому документу в списочную численность включают принятых по трудовому договору, в том числе учредителей компании, если они получают зарплату.

Кого не включают в среднесписочную численность

• адвокаты;
• внешние совместители;
• военнослужащие;
• сотрудники, направленные на работу в иную страну;
• все, с кем заключен договор на профессиональное обучение, предусматривающий выплату стипендии в период ученичества;
• сотрудники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты, а также поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в отпуске для сдачи вступительных экзаменов без сохранения заработной платы;
• владельцы предприятия/организации, не получающие зарплату;
• все, кто выполняют работу на основании договоров гражданско-правового характера;
• сотрудники, что подали заявление об увольнении, но завершили работу до того, как истек срок предупреждения, либо прекратили работу без предупреждения администрации;
• женщины, ушедшие в отпуск по беременности и родам, а также лица в дополнительном отпуске по уходу за ребенком (кроме работающих на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию (п.79.1 введен в действие с 01.01.2018 Приказом Росстата от 22.11.2017 № 772));
• индивидуальные предприниматели.

Внешние совместители и работающие неполный день

Есть категория сотрудников, которые считаются внутренними совместителями. То есть получают внутри своей организации полторы или две ставки. Но по учету такой работник должен проходить как одна целая единица. Иная ситуация складывается по внешним совместителям. Когда производится расчет среднесписочной численности работников, они не учитываются. Просто потому, что числятся на основном месте работы.

Чуть сложнее дело обстоит с сотрудниками, работающими неполный день. Здесь учет идет пропорционально отработанному времени. Не забываем, что в итоге мы должны получить округленные целые рабочие единицы. Скажем, на предприятии есть двое сотрудников, работающих на полставки, по 4 часа в день, полную трудовую неделю. Тут расчет несложен: вместе они дадут одну рабочую единицу с полным днем занятости.

Когда число отработанных часов иное, расчет средней численности частично занятых сотрудников производится следующим образом. Общее количество человеко-часов, отработанных этой категорией сотрудников за месяц делим на длительность рабочего дня. Полученное частное снова делим, уже на число рабочих дней в данном месяце.

Если не дана исходная продолжительность рабочего дня, ее высчитываем исходя из данных о длительности рабочей недели. Скажем, рабочая неделя вмещает сорок часов, тогда рабочий день будет длиться восемь часов (40 / 5).

Образец расчета на примере

Чтобы грамотно заполнить образец справки о среднесписочной численности работников, ознакомьтесь с примером расчета.

Допустим, в первой половине июля 2018-го в организации числилось 100 человек. Потом для сезонных работ штат увеличили, и в период с 16 по 30 июля стало 150 работников. Весь месяц две женщины находились в отпусках по беременности и родам, поэтому их мы из списочной численности должны исключить. Остальные сотрудники трудились полный день.

Считаем среднесписочную численность за июль. 15 дней х (100 человек — 2 человека) + (150 человек — 2 человека) х 15 дней = 3690 человек. Теперь остается поделить это число на 31 (число календарных дней в июле) и округлить полученные данные. От деления получаем число 119,032. После округления остается результат 119 человек. Аналогично делаем расчеты за любой другой месяц, а также квартал и год.

Сроки сдачи отчета о среднесписочной численности работников

Срок сдачи отчетности для разных категорий ИП и организаций различен.

Для действующих ИП и организаций необходимо предоставить отчет о среднесписочной численности по итогам отчётного года до 20 января года, следующего за отчетным.

Вновь созданные организации или реорганизованные, помимо годового отчета о среднесписочной численности подают ещё один отчет не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем, в котором была создана организация. ИП от такого отчета освобождены.

При ликвидации организации или закрытии ИП отчет о среднесписочной численности необходимо подать не позже даты снятия с регистрации.

Куда предоставлять отчет СПЧ в 2019 году

Отчеты по средней списочной численности работников ИП и ООО подают в налоговые органы:

• ИП по месту жительства;
• ООО по месту нахождения, соответственно, юридическому адресу.

Штраф за нарушение срока подачи отчетности о среднесписочной численности

Как и для любого не вовремя предоставленного в ИФНС отчета, за нарушение срока предоставления отчета о среднесписочной численности работников предусмотрено наказание в виде штрафа:

для ИП - 200 рублей;
для организации - 200 рублей, для руководителя организации от 300 до 500 рублей.

Cправка о среднесписочной численности работников: образец и бланк

По кнопке ниже вы можете скачать бланк среднесписочной численности работников и образец заполнения этого документа.

Сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год нужно сдать в январе 2017 года. Форма отчетности утверждена приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. В статье - сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год: сроки, бланк, образец.

Срок сдачи

Сведения о численности - это самый ранний отчет, который организации и индивидуальные предприниматели (в том числе на УСН), сдают в налоговую инспекцию по итогам 2016 года, - не позднее 20 января 2017 года .

Срочная новость для бухгалтерии по отчетности: . Читайте в журнале

Это требование пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Причем организации представляют отчет как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии, что подтверждают представители Минфина России в письме от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390. А вот индивидуальные предприниматели подают сведения о среднесписочной численности, только если привлекали персонал в прошедшем году (ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248‑ФЗ).

То есть ИП без работников отчет о средней численности не сдает .

Как считать

Среднесписочная численность определяется на основании ежедневного учета списочной численности работников. Источником информации о ней обычно служат формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Списочная численность за каждый день должна соответствовать табелю учета рабочего времени (формы и ), на основании которого определяется, кто пришел и не пришел на работу. Показатель уточняется по приказам о приеме на работу (), переводе работников на другую работу (), предоставлении отпуска (), расторжении трудового договора (). Сведения можно почерпнуть из личной карточки (), расчетно-платежной ведомости () и других документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. А так же вы можете ознакомиться с темой расчет лимита кассы образец .

Вычислить среднесписочную численность работников можно, следуя Указаниям, утвержденным (далее - ). Чтобы определить среднесписочную численность за год, используйте формулу:

В случаях, когда фирма вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована летом), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 ().

В свою очередь, чтобы вычислить среднесписочную численность за месяц, применяют формулу:

Среднесписочную численность сотрудников, занятых полный день, считают так:

Итак, среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности. При этом в списочную численность включают всех, кто трудится по трудовому договору и выполняет постоянную, временную или сезонную работу.

Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в Указаний. В том числе надо учитывать тех, кто болеет, находится в командировке, заключил трудовой договор и работает на дому (надомники) или принят на работу с испытательным сроком.

Какие работники учитываются

В списочной численности учитываются все работники, с которыми заключен трудовой договор и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу, за исключением внешних совместителей.

В списочной численности учитываются и отсутствующие на работе (командированные, заболевшие, направленные на обучение с отрывом от работы, находящиеся в отпуске, совершившие прогул и др.).

Категории тех, кто в списочную численность не включаются: внешние совместители, лица, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения, адвокаты.

При расчете среднесписочной численности не учитываются:

женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам;

лица, находящиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка из родильного дома, а также в допотпуске по уходу за ребенком;

обучающиеся и поступающие в образовательные учреждения работники, находящиеся в допотпуске без сохранения зарплаты.

Кто не учитывается

Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.

Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю. Это следует из пункта 81.3 Указаний. Для удобства мы привели показатели в табл. 2 ниже. К примеру, при пятидневной рабочей неделе общей продолжительностью 40 часов, человеко-часы нужно делить на 8.

Продолжительность рабочего дня в часах

После того как определено количество человеко-дней, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день:

Как отчитаться

Сведения подают по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации, как ее заполнять, даны в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. Сама форма состоит из одного листа. Вверху указывают ИНН организации или индивидуального предпринимателя и КПП организации. Строка «Представляется в ____» предназначена для наименования и кода инспекции. Ниже следует привести полное название организации в соответствии с учредительными документами либо ФИО предпринимателя.

Среднесписочную численность указывают в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу: цифры после запятой от 5 и более округляют до целого числа в большую сторону, а цифры 1-4 отбрасывают. Форму подписывает руководитель компании, индивидуальный предприниматель или представитель, ставится печать и дата. При этом ФИО руководителя или представителя указывают полностью.

Срок подачи сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, как мы упомянули в начале статьи, - не позднее 20 января текущего года. То есть крайний срок подачи сведений по сотрудникам за 2016 год - 20 января 2017 года. Таковы требования пункта 3 статьи 80 НК РФ.

Обратите внимание: если фирма подаст сведения о среднесписочной численности с опозданием, налоговая инспекция может наложить одновременно два штрафа. На организацию - в размере 200 руб. и на ее руководителя - в размере от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ, п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179).

Предприниматель же, опоздавший сдать сведения по работникам, заплатит 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Пример заполнения

Ежегодно, до 20-го января, каждая организация, за исключением индивидуальных предпринимателей, не имеющих трудовых отношений с физическими лицами, должна предоставлять в контролирующий орган специальный отчет – форму КНД 1110018 – «Сведения о среднесписочной численности работников». Рассмотрим как его заполнить.

Кто и когда сдает отчет о среднесписочной численности в налоговую

Данный вид отчета не является декларацией, однако, в случае не предоставления бланка или при нарушении сроков подачи, на компанию и ответственное за составление формы лицо, налагаются штрафные санкции в размере 200 руб. и 300-500 руб. соответственно.

Скачать бланк отчета можно на официальном сайте ФНС, при посещении налоговой инспекции или воспользоваться специальным программным обеспечением для составления электронного варианта отчета.

Как мы уже отметили, практически все организации обязаны предоставлять данный вид отчета в ИФНС. Исключением являются индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных работников.

Несмотря на многочисленные споры, вновь созданные и реорганизованные фирмы, также обязаны подавать отчет о среднесписочной численности по месту своей регистрации. Причем срок подачи отчетности для них предусмотрен другой – до 20-го числа следующего месяца с момента внесения записи в ЕГРЮЛ. Данные предоставляются за месяц.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

К примеру, компания зарегистрирована 18 марта текущего года, значит, сведения необходимо предоставить до 20 апреля. Если у компании нет работников, однако, есть учредитель, то сведения также подаются в налоговую инспекцию, но учредитель не учитывается как сотрудник среднесписочного состава.

Порядок заполнения формы КНД 1110018

Данная форма считается одной из самых простых и понятных. Для заполнения не потребуется много времени и знаний. Вместе с тем, вопросы у ответственного лица иногда возникают. Итак, в бланке должны быть указаны следующие данные:

• реквизиты компании: КПП, ИНН, полное наименование, для ИП — ФИО;
• реквизиты налогового органа: код и наименование;
• дата составления отчета;
• среднесписочная численность работников компании:

После того как отчет заполнен, его необходимо распечатать и заверить подписью руководителя. При наличии печати ставиться ее оттиск внизу бланка. Если отчет подписывает доверенное лицо, к бланку прилагается доверенность.

Расчеты среднесписочной численности проводятся в соответствии с существующими рекомендациями и по специально определенно формуле. В целом, среднесписочная численность работников организации – это средний показатель количества официально трудоустроенных работников списочного состава за определенный период времени.

Существуют споры относительно того, нужно ли сдавать отчет, если в штате предприятия нет работников и зарплата не начислялась. Согласно указаниям, нулевой отчет является обязательным для предоставления, но при заполнении в разделе среднесписочной численности указывается обозначение «0» или ставится прочерк.

Отчет может быть подан несколькими способами:

Как мы уже отметили, бланк может быть скачан с официального портала ФНС в форме excel, а может быть заполнен при помощи специализированной программы: Налогоплательщик или 1С Бухгалтерия.

В каждом случае предусмотрено получение бумажного носителя, который в последствие подается в ИФНС по месту регистрации предприятия в двух экземплярах. На одном отчете инспектор ставит штамп в случае принятия формы и передает ответственному лицу, а второй оставляет себе.

Данный способ предоставления отчета предусмотрен для компаний, в штате которых числиться менее 100 человек. Если среднесписочный состав превысил данный показатель, то отчет должен быть предоставлен в электронном виде.

Поскольку форма не является декларацией, то в случае не представления налоговый орган не имеет права наложить арест на расчетный счет, однако, вправе применить штрафные санкции.

Среднесписочная численность работников (СЧР) – это, определяющееся специалистами, количество персонала, работающего в организации на определенный период. Точное количество сотрудников необходимо крупным организациям с целью точного определения суммы налоговых отчислений.

Отчет о среднесписочной численности работников находится в перечне первых сдающихся документов. Также он является очень важным из-за того, что содержит данные, влияющие как на все остальные отчетные документы, так и на размер уплачиваемых налогов. По этим причинам нужно обязательно знать все нюансы составления таких отчетов. Сдавать подобные отчетности должны все юридические лица, а также ИП, имеющие сотрудников.

Подобная отчетность имеет установленную законодательством форму КНД 1110018. Бланк для заполнения этого отчета может быть предоставлен любыми ресурсами, нужно только обязательно соблюдать актуальность найденной формы в 2019 году.

Также существует множество программ, способных рассчитать среднесписочное количество сотрудников автоматически. Такие программы значительно облегают работу сотрудникам кадровых служб. Как правило, сдается такая отчетность раз в год, но в некоторых ситуациях может появиться необходимость ее предоставления второй раз за год.

Многие руководители не хотят самостоятельно заниматься составлением отчетов. Они могут обратиться к специалистам, занимающимся ведением бухгалтерской документации или же найти специальную программу в интернете.

Общие требования в заполнении

Отчет о СЧР сдается в виде бланка. Этот бланк должен содержать всю информацию о предприятии и итоги подсчета среднего числа сотрудников за исследуемый период. Эти расчеты должны проводиться в соответствии с условиями, которые устанавливаются Налоговым Кодексом и Росстатом.

Расчет средней численности сотрудников за год происходит на основании среднесписочного количества работников за каждый месяц исследуемого года. Месячным показателям необходимо содержать в себе информацию о количестве всех сотрудников предприятия, работающие как неполный, так и полный рабочий день.

Отчеты о среднем количестве сотрудников подаются в налоговую в электронном виде при условии, что численность сотрудников более 100 человек. Если же количество сотрудников меньше 100 человек, то ИП и другие организации вправе сдавать отчетность на бумажном носителе.

Бланк отчетности имеет такие разделы, которые нужно обязательно заполнить:

• идентификационный код организации;
• количество страниц;
• полное название организации, подающей отчетность;
• дату отправки бланка;
• полное имя составителя бланка;
• печать организации.

Заполняется бланк обязательно только черной ручкой, поэтому при заполнении такой отчетности другим цветом, ее буду считать недействительной. При заполнении бланка нужно писать четко, без ошибок и поправок, и обязательно печатными буквами.

Такие отчетности предоставляются кроме Налоговых органов еще и в Пенсионный фонд. Единственным отличием является то, что в таких отчетах нужно учитывать персонал, который работает по внешнему совместительству.

При расчете численности сотрудников в выходные дни и праздники берется численность персонала, который работал в рабочий день до праздника.

Стандартные положения

Зачем, когда и как сдавать

При сдаче отчетности не имеет значения режим налогообложения, на котором работает организация.

Такую отчетность о СЧР должны сдавать:

• все ООО, включая тех, у которых основатель является единственным сотрудников, и тех, которые не совершают хозяйственную деятельность;
• ИП, не имеющие наемного персонала, до 2019 года ИП необходимо было предоставлять данные даже в случаях, если единственным сотрудником являлся учредитель, но в 2019 эта необходимость была отменена.

Как было сказано, бывают ситуации, когда нужно составлять отчетность второй раз за год. Чаще всего такая необходимость появляется у ООО (общество с ограниченной ответственностью), при условии, что эта организация была создана недавно.

Отчеты о СЧР нужно сдавать в налоговые органы, прикрепленные к месту регистрации ИП.

Существует несколько способов их сдачи:

• в электронном виде отправляются через интернет;
• в бумажном виде отправляются почтой, а днем сдачи будет считаться квитанция об оплате письма;
• на бумажном носителе отправляется напрямую в налоговый орган.

В случае сдачи отчетности на бумажном носителе сотрудники налоговой службы могут попросить дополнительно представить такую же отчетность в электронном виде.

Уточнения по закону

Условия о сроках сдачи отчетности о среднесписочной численности персонала устанавливаются ст. 80 Налогового Кодекса. Форма ее заполнения была установлена ФНС РФ в 2007 году.

В законодательство указаны документы, которые являются необходимыми при расчете средней численности персонала:

• и Т-13, характеризующие посещаемость каждого сотрудника;
• документы о принятии на работу;
• приказы о предоставлении персоналу отпусков;
• постановления о перемещении сотрудников;
• приказы о расторжении трудового соглашения.

В СЧР входят те, кто был отправлен в командировку, болеет или отсутствует по другой уважительной причине.

Также НК РФ регламентирует категории сотрудников, входящих в СЧР организации, а также объясняет, как нужно производить учет сотрудников в зависимости от того, сколько времени было ими отработано:

• вычисляется количество отработанных каждым сотрудником человеко-дней;
• после устанавливается количество персонала, который занят не полный рабочий день.

Всю информацию, которая может быть необходимой при составлении отчета о СЧР можно найти в Налоговом Кодексе и Указаниях по заполнению формы.

Правила подачи декларации

Как было сказано, в 2019 году было отменена необходимость подачи информации индивидуальными предпринимателями, если у них отсутствуют наемные сотрудники. Нужно учитывать, что такие отчеты за исследуемый год подаются не позднее 20 января следующего года. В случаях, если 20 число является выходным, то день сдачи может быть перенесен. При условии закрытия ИП информация представляется до его ликвидации.

Специалисты считают название такого отчета декларацией некорректным. Более приемлемое название для него — статистические данные.

При нарушении указанных сроков отправления отчетности ИП или юридические лица могут быть оштрафованы. Штраф для ИП составляет довольно не большую сумму в размере 200 рублей. Для других организаций к вышеуказанному штрафу может быть добавлено до 500 рублей. В случаях указания недостоверной информации, законодательством не предусмотрено привлечение составителя отчета к ответственности.

Также важной особенностью является то, что при подаче отчета на бумажных носителях нужно оформлять два экземпляра, один из которых оставляется отчетной организации. Это делается с целью подтверждения того, что все сведения были предоставлены вовремя.

Если организация состоит из нескольких филиалов, то, в соответствии с законодательством, нужно заполнять форму отдельно по каждому филиалу, а отчет предоставляться по целому предприятию.

Особенности и исключения

Существуют некоторые правила, согласно которым сотрудники организации могут быть включены или исключены из списочного и среднего списочного количества. Эти правила предусматриваются законодательством, и не могут быть нарушены.

В среднесписочную численность не входят такие категории сотрудников:

• частные предприниматели, которые не получают зарплату;
• женщины, которые находятся в декретном отпуске;
• военные;
• сотрудники, которые отсутствуют на работе из-за обучения в ВУЗе;
• сотрудники, работающие по внешнему совмещению;
• работники, которые уволились без отработки.

Несмотря на это, существуют некоторые группы сотрудников, которые не могут быть включены в списочную численность, но вносятся в среднесписочную.

Примером этим групп являются:

• военные;
• лица, которые находятся в местах лишения свободы;
• работники, оказывающие свои услуги на основании специальных соглашений.

Кроме этого, некоторые сотрудники, входящие в списочную численность не могут быть внесены в среднесписочную численность.

Как рассчитать по формуле сотрудников

Большинство специалистов при составлении отчетов пользуются программой 1С.

Для расчета среднесписочной численности сотрудников (СЧС) за месяц нужно суммировать среднюю численность сотрудников, которые работают полный и неполный рабочий день:

СЧС=СЧС полн. д.+ СЧС неполн. д.

Для вычисления СЧС полн. д. используется такая формула:

СЧС полн.д. = Общ. СЧ/ кол-во календарных дней

Для вычисления СЧС неполн. д. сначала производится расчет человеко-дней, отработанных этими сотрудниками.

После этого применяется формула:

СЧС неполн. д. = ЧЧД / численность отработанных дней

Узнать количество человеко-дней, которые были отработаны сотрудниками (ЧЧД) можно с помощью такой формулы:

ЧЧД = Отраб. Часы / установленную норму длительности рабочего дня

Для вычисления нормированной длительности рабочего дня используется такая таблица:

Расчет среднесписочной численности сотрудников за квартал производится с помощью суммирования средней численности сотрудников за месяц и деления полученного показателя на 3.

Для такого способа применяется формула:

СЧР квартал = (СЧС1 мес.+СЧС2 мес. + СЧС3 мес.)/3

Расчет годовой среднесписочной численности имеет сходства с квартальным расчетом и производится по формуле:

СЧР год. = (СЧС1 мес.+ СЧС 2мес.+…+СЧС 12мес.) /12

Бывают случаи, когда компания работала не целый год. Несмотря на это, при расчете годовой численности сотрудников, сумма ежемесячной численности все равно будет делить на 12 месяцев.

Условия оформления отчета о среднесписочной численности работников

Многие специалисты считают идеальным вариантом заполнение такого отчета на компьютере. В таком случае он заполняться будет стандартным шрифтом 18 размера. Правильное заполнение документов может гарантировать отсутствие вероятности возникновения проблем. Количество сотрудников должно указываться целым числом.

В случаях, когда при расчетах получилось дробное число, то оно обязательно должно быть округлено. Округляются такие числа согласно стандартным правилам: если после запятой больше 5, то число должно округляться в большую часть, а если меньше 5 – то в меньшую сторону. Также специалистам нужно знать, что только годовую численность персонала можно округлить.

Следующей важной особенностью является то, что дата составления отчетности указывается 1 января года, идущего после исследуемого, вне зависимости от даты его составления в реальности.

Правильное оформление отчета состоит из таких этапов:

Составленная форма должна подписываться руководителем компании, на ней указывается дата составления и ставится печать. Инициалы руководства должны быть указаны полностью. Для наглядного примера при составлении отчета о СЧР можно найти в интернете уже заполненный образец, и по нему вписывать в бланк свои данные.

Часто задаваемые вопросы

Многие руководители организаций или владельцы ИП задаются такими вопросами:

Ответы на любой интересующие вопросы, и информацию о том, как правильно составить отчет о среднесписочной численности работников, владельцы ИП и других организаций могут найти в интернете, в свободном доступе, что значительно облегчает проблемы составления подобных отчетностей.

Субъекты бизнеса любой формы собственности обязаны ежегодно отправлять в контролирующие органы сведения о среднесписочной численности работников. Этот элемент играет важнейшую роль в хозяйственной деятельности - так, именно на его основе производится классификация организаций по размеру бизнеса. Поэтому, значение численности включается в большое количество отчетов, которые отправляются в статистику и налоговую службу.

Среднесписочная численность это специально рассчитываемый элемент который отражает, какое в среднем количество сотрудников трудилось в субъекте бизнеса в отдельный временной промежуток.

Такое значение обязан рассчитывать каждый субъект бизнеса, у кого есть нанятые работники. Временной отрезок для расчета, в зависимости от потребности, может выбираться любым - месяц, квартал, полугодие, год и т. д.

Но даже при расчете различных временных промежутков, сама технология получения показателя от этого не изменяется.

В 2014 году было сделано послабление для предпринимателей - они теперь могут не оформлять сведения о среднесписочной численности работников, если выполняют работу самостоятельно, без найма сторонних работников.

Внимание: одним из важных направлений применения полученного элемента, является разделение субъектов бизнеса по группам, исходя из количества задействованных работников. А это, в свою очередь, определит возможность использования того либо иного налогового льготного режима. Также списочная численность применяется для определения средней зарплаты по организации.

Срок хранения отчета в архиве субъекта бизнеса составляет 5 лет.

Сроки сдачи отчета о среднесписочной численности в 2019 году

День, до которого субъект бизнеса обязан предоставить контролирующим органам отчет о среднесписочной численности зависит от функционирования самого субъекта:

• ИП и фирмы, которые давно осуществляют деятельность - обязаны сдавать отчет до 20 января года, который идет за годом отчета. Если такой день приходится на выходной или праздник, то срок сдвигается вперед до первого рабочего дня. В 2019 году 20 января - это воскресенье, поэтому отчет нужно будет предоставить до 21 января 2019 года.
• Среднесписочная численность для вновь созданных организаций должна подаваться до 20 дня месяца, который следует за месяцем создания компании. Второй раз при нужно будет отправить отчет по графику, по завершении календарного года. Таким образом, для вновь созданного ООО определено две даты, в какие в первый год существования нужно будет подать отчет.
• Если ИП либо компания закрываются, то завершающий раз отчет нужно передать в день изъятия субъекта бизнеса из государственного реестра.

Куда сдается отчетность

В законе сказано, что передавать отчет о средней численности компания должна в ту ФНС, какая находится по месту ее расположения. В случае, когда у компании имеются филиалы либо обособленные подразделения, все сведения сводятся в единый отчет, какой передает головная компания.

ИП, у каких присутствуют наемные работники, должны отправлять отчет по адресу своей регистрации либо фактического проживания.

Внимание: если ИП зарегистрирован в одном субъекте, а деятельность ведет в другом, он все равно должен передавать отчет о численности в ФНС по адресу своей регистрации.

Способы сдачи сведений

Этот бланк разрешено сдавать как в бумажном варианте, так и в электронной форме, для сдачи существуют несколько способов:

• Сдать заполненный отчет можно на бумаге лично в руки инспектору, либо через доверенное лицо с предоставлением доверенности. Бланк нужно составить в двух копиях, одна останется в ФНС, а вторая с отметкой о получении вернется назад субъекту бизнеса;
• Отправление почтой в конверте при помощи заказного письма;
• Через сеть интернет, воспользовавшись услугами ЭДО. При этом сам файл необходимо подписать квалифицированной подписью.

Внимание: в некоторых регионах при сдаче отчета на бумаге, также требуется предоставить еще и файл на флэшке либо другом носителе. Перед посещением госоргана рекомендуется прозвонить и уточнить данную необходимость.

Скачать бланк и образец заполнения формы УНД 1110018

Файлы:

Как заполнить отчет по форме КНД 1110018

Бланк форма КНД 1110018 не представляет большой сложности при заполнении. Но перед тем, как это делать, нужно выполнить определение самого значения средней численности по списку.

В верхней части бланка проставляются коды ИНН и КПП, а рядом - номер листа. Он всегда будет 001. Необходимо помнить что если бланк заполняет компания, у нее в поле ИНН будут две пустые клетки, которые нужно просто прочеркнуть. Если же отчет составляет ИП, то у него будет отсутствовать код КПП, который также целиком прочеркивается.

На следующем этапе в документ вписывается ФНС, куда направляется бланк - сначала это необходимо сделать словами, после чего проставить код цифрами.

Следующим шагом нужно внести дату, по состоянию на какую предоставляются сведения:

1. В случае, когда составляется плановый годовой отчет, то сюда вписывается 1 января текущего года.
2. Если же сдача отчета выполняется по причине создания субъекта бизнеса, либо его закрытия, то здесь нужно указать 1 число месяца, идущего за месяцем данного события.

На следующей строке располагается поле, в которое нужно вписать численность. Оно заполняется слева направо, если какие-либо клетки останутся пустыми, их необходимо прочеркнуть.

Нижняя часть отчета делится на две части, субъекту бизнеса необходимо заполнять только левый столбец.

Заполнение зависит от того, кто предоставляет заполненный бланк:

• Сам директор проставляет свои ФИО, дату подачи документа и визирует личной подписью;
• Предприниматель должен указать дату сдачи и завизировать подписью;
• В случае, когда отчет сдается по доверенности, необходимо указать ФИО доверенного лица либо наименование компании. Также указывается дата сдачи и все визируется подписью. В нижней графе необходимо проставить данные об оформленной доверенности. Сам бланк доверенности прикрепляется к бланку как приложение.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Выполнение такого расчета на предприятии, как правило, выполняет бухгалтер либо кадровик.

Поскольку данный показатель имеет большое значение для деятельности организации, к его расчету необходимо подходить со всей ответственностью, поскольку должна соблюдаться высокая точность его определения.

Ведь на основе полученного результата для компании может определяться возможность использования льготного режима налогов. Также контролирующий орган имеет право в любой момент перепроверить правильность расчета.

Данные для расчета показателя выбираются из документов по учету времени, распоряжений на прием, увольнение работников и иных аналогичных бланков.

Большинство бухгалтерских компьютерных программ производят расчет показателя автоматически, на основании введенных в них данных. Но даже в этом случае рекомендуется перепроверить расчет, а также источники получения информации.

Работник должен понимать процесс расчета показателя, чтобы проверить его на любом из этапов.

Шаг 1. Расчет числа работников в каждый из дней месяца

На этом шаге нужно определить количество работников, которые в каждый день месяца имели действующие трудовые соглашения с субъектом бизнеса. В данное число обязательно входят сотрудники, которые в этот день болеют, находятся в , либо отправились в командировку.

Также из расчета исключаются следующие люди:

• Если они осуществляют трудовую деятельность как совместители (их учитывают по основному месту труда);
• Выполняющие работы по ;
• Сотрудницы, которые находятся в декрете, либо производят уход за детьми до 3-х лет;
• Работники, которые по работают сокращенный день. В то же время, если данное условие установлено в силу ограничений законодательства, то брать их в расчет необходимо.

В выходные и праздничные дни месяца необходимо число работников принимать в том же количестве, как они были в предшествующий им рабочий день. Из этого выходит несколько нюансов - если сотрудник уволился в пятницу, то в расчете численности он будет еще присутствовать субботу и воскресенье.

Внимание: если у компании нет ни одного привлеченного работника, но есть назначенный директор (даже если ему не выплачивается зарплата и не производятся отчисления), за каждый день месяца указывается численность 1 человек.

Шаг 2. Определение месячной среднесписочной численности работников с полной занятостью

На этом шаге определяется количество работников в каждом из дней месяца, которые работают целый рабочий день. Далее это число делится на количество календарных дней в месяце расчета.

ССЧпол =(ЧИС1+ЧИС2+…+ЧИС31)/ДНИмес, где

ССЧпо л - это средняя численность работников с полным трудовым днем за месяц;

ЧИС1, ЧИС2, ЧИС3 - это число работников с полным трудовым днем за каждый календарный день месяца;

ДНИмес - количество дней по календарю в месяце расчета.

Результирующий показатель необходимо округлить по математическим правилам до сотого знака.

Пример расчета. В июле 2017 года 31 календарный день. С 1 по 14 число в компании трудилось 38 человек, с 15 по 22 число - 37 человек, с 23 по 31 число - 41 человек. Определим численность.

Средняя численность работников с полной занятостью равна:

(14х38+8х37+9х41)/31 = 38,61 чел.

Шаг 3. Определение месячной среднесписочной численности работающих с частичной занятостью

Для расчета этого показателя нужно определить общее число часов, которые отработали за месяц сотрудники с частичной занятостью. Если у кого-то из них в месяце расчета был период отпуска либо болезни, то на эти дни количество часов устанавливается по предшествующему рабочему дню.

После того, как определено количество часов, производится непосредственно расчет численности. Чтобы ее посчитать, нужно сумму отработанных часов разделить на произведение числа рабочих дней в месяце и нормы рабочих часов для полного дня работы.

ССЧчас = ЧАСчз/НОРдн*НОРчас, где

ССЧчас - средняя численность за месяц работающих на неполном дне,

ЧАСчз - количество часов, которые в сумме отработали сотрудники на неполном дне,

НОРдн - число рабочих дней в месяце

НОРчас - закрепленная нормативная продолжительность рабочего дня. Если фирма работает по 40-часовой неделе, то ее значение равно 8 часам, при 32 -часовой неделе - 7,2 часа.

Полученный результат также необходимо округлить до сотой доли.

Пример расчета. В июле работники с частичной занятостью отработали в сумме 242 часа. Компания работает по 40-часовой рабочей неделе, число рабочих дней в июле - 22.

Расчет численности: 242/(8*22)=1,38 человек.

Шаг 4. Определение среднемесячного числа всех сотрудников

Этот показатель получается путем сложения полученной ранее численности сотрудников с полной занятостью и частичной занятостью.

Для расчета применяется следующая формула:

ССЧмес =ССЧпол+ССЧчас, где

ССЧмес - общая средняя численность за месяц;

ССЧпол - месячная численность работников, трудящихся полный рабочий день;

РССЧчас - месячная численность работников, трудящихся в режиме частичного дня.

Итоговый результат необходимо округлить до целого числа по требованиям математики. Это значит, что итог менее 0,5 отбрасывается, а больше этого значения округляется вперед до 1.

Пример расчета. Используя полученные ранее значения найдем численность за месяц:

38,61+1,38=39,99

Это значение нужно округлить до 40.

Шаг 5. Расчет годовой среднесписочной численности сотрудников

Для определения данного показателя за год нужно брать рассчитанные значения среднесписочной численности за месячные периоды. При расчете этого показателя необходимо сложить все месячные значения среднесписочной численности и разделить полученный результат на количество месяцев – на 12.

ССЧг =(ССЧя+ССЧф+…+ССЧд)/12, где

ССЧг - показатель среднесписочной численности за рассматриваемый год.

ССЧя , ССЧф , и т. д. – среднесписочная численность за январь, февраль, март и т. д.

Показатель среднесписочной численности не должен включать дробные числа, поэтому согласно правилам математики его необходимо после расчета округлять.

Законодательством предусмотрены особенности определения среднесписочной численности для зарегистрированных в текущем году предприятий.

Внимание: особенность данного метода предполагает что для расчета необходимо суммировать показатели среднесписочной численности только с момента открытия компании. Однако в знаменателе формулы все равно необходимо ставить количество месяцев – 12. Данное значение не корректируется с учетом периода осуществления деятельности организацией.

Показатель среднесписочной численности применяется и в промежуточной отчетности, которая представляется за квартал, полугодие, 9 месяцев. Для определения этих значений может применяться выше рассмотренная формула.

Только данные берутся за нужное количество месяцев, а в знаменателе необходимо выставлять цифру, соответствующую каждому периоду расчета. Например для квартальной численности - 3, полугодовой - 6, 9 месяцев - 9.

Штраф за не сдачу сведений о среднесписочной численности

Ответственность хозяйствующего субъекта за несвоевременную сдачу отчетности, содержащей сведения о среднесписочной численности, а также за непредставление данной формы устанавливается НК РФ.

Нормативно размер штрафных санкций, которые могут быть назначены субъекту бизнеса за нарушение законодательства и непредставления отчет, определен двухстами рублями.

В законе закреплено, что данные меры наказания могут распространяться на ответственного работника, на которого возложены функции по подготовке и направлению в ИФНС отчетов о среднесписочной численности. Размер штрафа для него может варьироваться от 300 до 500 рублей.

Не стоит забывать, что также один момент – если субъекта привлекли к ответственности за нарушение сроков или непредставление отчета о среднесписочной численности, то обязанность по его представлению сохраняется все равно за ним.

Важно: за повторное нарушение нормативные акты устанавливают увеличение штрафных санкций в два раза.