Почему не хватает времени? Почему успешным людям всегда хватает времени

Иногда количество дел зашкаливает, даже если очень стараешься все спланировать. Предположим, с утра вы составляете список из 5 больших и важных дел, которыми уже давно пора заняться. Начинается рабочий день, вы открываете почту, мессенджер, корпоративный портал, и понимаете, что на вас свалилась лавина задач и просьб от коллег, партнеров и от кого угодно еще – подписать документы, проверить текст на сайте, срочно ответить на пару десятков писем, обсудить новое мероприятие и т.д.

К вечеру вы находите свой замечательный список из 5 дел и понимаете, что ни за одно из них так и не взялись. А сил и времени уже нет - вы за весь день уже столько всего переделали, что список, даже не начиная, можно с чистой совестью отложить на завтра.

А завтра все повторится.

Что делать? Есть много разных коротких советов, подробных методик и объемных книг по тайм-менеджменту. Мы выбрали три простых, проверенных шага, которые помогут вам расставить приоритеты и не отвлекаться от важных задач.

1. Избавляемся от пожирателей времени.
Несмотря на повсеместное внедрение корпоративных порталов и современных инструментов внутренних коммуникаций, электронная почта не сдает своих позиций и продолжает поедать рабочее время сотрудников. Даже компании, успешно использующие интранеты и корпоративные соцсети, жалуются на необходимость общаться по электронной почте с «внешним миром» - заказчиками, партнерами.

Договоритесь с самим собой, что вы будете проверять почту и отвечать на письма в строго отведенное время. Установите 2-3 получасовых интервала в течение дня – именно в это время вы будете открывать почтовый ящик, просматривать сообщения и отвечать на них.

Если с самодисциплиной дела обстоят плохо, настройте почтовый клиент таким образом, чтобы он получал письма с сервера, например, раз в три часа.

Если перед вами срочная задача – отключите все средства коммуникации. Поставьте телефон на беззвучный режим, в мессенджерах и корпоративном чате поставьте статус «Занят». Наденьте наушники, включите музыку и сосредоточьтесь только на срочной задаче.

В таких условиях вы решите ее намного быстрее, и даже если кто-то не сможет до вас достучаться в это время – поверьте, ничего страшного не произойдет.

2. Выбираем действительно важные дела.
Если список задач на сегодня уже не умещается на одном листе блокнота, или на экране ноутбука – нарисуйте матрицу Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра (Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США) – один из основополагающих принципов тайм-менеджмента. Вы разбиваете задачи на четыре группы по двум критериям – Важность и Срочность.

В первую группу попадают важные и срочные дела – их мы начинаем делать здесь и сейчас. Задачи из второй группы, важные, но не срочные, заносим в планы на будущее (на завтра, на неделю вперед - согласно срокам).

С остальными группами поступаем проще – срочные, но не очень важные дела можно делегировать коллегам, подчиненным. А можно еще раз оценить их важность и перенести в четвертую группу – не важных и не срочных дел. Таким образом, число срочных-срочных, но не очень важных задач (а это те самые письма, просьбы коллег и прочий форс-мажор) заметно уменьшается. Останется только правильно распланировать рабочее время между задачами из первой и третьей групп.

3. 60/40
Распределяя время между срочными делами, старайтесь придерживаться принципа 60/40.

Вы сами обязательно должны планировать 60% своего рабочего времени – отводить его под свои важные и срочные задачи. Если мы рассчитываем на восьмичасовой рабочий день – это примерно 5 часов. А на срочные просьбы и непредвиденные задачи оставьте 40% (около 3 часов)- этого хватит с лихвой.

Каждый день мы встречаемся с огромным количеством новой информации, общаемся с большим числом людей. С началом рабочего дня (а то и раньше, со звонком будильника, когда мы берем в руки смартфон и начинаем проверять почту) на нас сваливается лавина вопросов, ведений, задач; к нам обращаются десятки людей.

Очень важно научиться управлять этими потоками информации и обращений, иначе мы рискуем потратить на них все свое рабочее и даже не очень рабочее время. Считается, что 10 минут планирования экономят до 1 часа рабочего времени. Попробуйте прямо сейчас расставить приоритеты, поменять настройки в почтовом клиенте и распределить время между важными и не важными задачами.

P.S. Если вы удачно распланировали рабочий день и у вас осталось немного свободного времени, посмотрите видеозапись первой встречи «Клуба24» , на которой мы обсуждали вопросы тайм-менеджмента и планирования.

Время бежит и сокращает нашу жизнь, не останавливаясь ни на миг. Неумение ценить и беречь его дорого обходится. Вам постоянно не хватает времени, и вы чувствуете себя словно белка в колесе?

Тогда воспользуйтесь следующими советами.

Что делать, если не хватает времени

1. Определите, кто или что крадет ваше время. Ворами могут быть разговоры по телефону, телепрограммы, вредные привычки (перекуры, постоянные перекусы и т. д.) и прочие дела. Дабы уличить коварных похитителей, несколько дней записывайте все, чем вы занимались. Для ведения записей порою достаточно недели. В итоге выявляются бесполезные дела и привычки. Становятся ясно, что с некоторыми людьми можно было не встречаться.
2. Старайтесь не позволять другим людям вторгаться в ваши планы и воровать ваше время. Научитесь говорить им «нет». Не стесняйтесь вежливо обрывать тех, кто отвлекает вас пустыми разговорами.
3. Откажитесь от бессмысленных дел. Для этого взгляните критическим взглядом на прошлый год. Есть ли в нем дела, оказавшиеся пустой тратой времени? Нашли? Смело вычеркивайте их из своей жизни!
4. Подсчитайте, сколько времени суток вы отдаете сну, отдыху, работе и прочим занятиям. Возможно, чтобы добиться благоприятных перемен, вам стоит подкорректировать распорядок дня, сократить продолжительность одних дел и увеличить часы других.

Планирование времени как способ самоорганизации

Планирование – это эскиз будущего дня, помогающий выявить первостепенные задачи. Привычка планировать время дисциплинирует человека, и он перестает тратить свои часы на бесполезные занятия.

1. Ежедневно старайтесь составлять список дел на будущий день. Письменный перечень освобождает от необходимости запоминать мелочи и позволяет заниматься наиболее важными вещами. Записывайте все, что вы должны сделать на работе и по дому. Выставляйте напротив каждого из дел примерное количество требуемого времени. Расставляйте приоритеты: выполняйте сначала более сложные задачи. Трудоемкую работу разбивайте на несколько этапов. И не забывайте про обстоятельства! Ведь когда возникнут неполадки со здоровьем или наметятся неожиданные дела, придется внести некоторые изменения в план.
2. Не переносите в будущее груз сегодняшних проблем. Что отложено, то потеряно. Лучший способ подготовиться к завтрашнему дню – сосредоточить силы на выполнении текущих дел. Значимые результаты достигаются за счет концентрации усилий на одном занятии. Совмещение благоприятно лишь в некоторых случаях. К примеру, можно совместить просмотр телепрограмм с зарядкой, слушание музыки с уборкой, мытье посуды с обдумыванием важной проблемы.
3. Отведите время для уборки на определенные дни недели. Например, прибирайтесь пару часов в понедельник и пятницу, - это поможет избежать рутинной каждодневной работы. Современная техника потрясающе экономит время и помогает любой хозяйке. Одна машинка-автомат чего только стоит. Просто чудо!
4. Спешка истощает нервный потенциал. Из-за боязни опоздания можно легко расшатать нервы. Приучайте себя выходить из дома заранее.

Сотрудничайте с природой!

Наша активность зависит от времени года, погодных явлений, лунных циклов и даже магнитных бурь. Еще у каждого человека есть свои биологические часы, свой пик и спад активности. Известно, что люди делятся на активных вечером сов, рано встающих жаворонков и не зависимых от времени суток голубей. Так что не забывайте учитывать свои природные особенности! Но все-таки желательно сблизить биологические и социальные условия. Здоровье – результат гармонии с Вселенной. Сотрудничайте с природными законами.

Считается, что утренние часы подходят для умственного напряжения. Организм легче справляется с делами на свежую голову. Установлено, что у большинства людей два пика активности. Наступают такие «подъемы» между 10-12 и 16-18 часами. В эти периоды при минимальной затрате сил можно выполнить наибольший объем работы. Энергетический спад наблюдается с 2 до 5 часов ночи. Время с 18-00 до 20-00 плодотворно для физической работы. А после лучше заниматься спокойными занятиями, дабы подготовиться ко сну.

Наведите марафет!

Неразбериха в мыслях и в делах, домашний кавардак лишают сил и приводят к стрессу. Приучайтесь не бросать вещи, где попало, а сразу класть их на место. В этом случае вам не придется снова тратить на них драгоценное время. Регулярно ищите то, что можно выбросить, и избавляйтесь от ненужных вещей. Избегайте импульсивных покупок: не копите лишний хлам. Убирайте несезонные вещи с глаз долой до очередного сезона.

Если вы трудитесь за письменным столом, то обязательно организуйте его. Не допускайте на нем завалов и старайтесь свести количество бумаг к минимуму. В конце трудового дня наводите порядок на рабочем месте. Информация накапливается и устаревает, и от ее переизбытка со временем следует избавляться. Заведите тетрадь, куда заносите необходимые сведения. Тогда вам потом не придется перебирать кипу бумаг, разыскивая нужные данные.

Применяйте четыре хороших трудовых навыка, рекомендованные Дейлом Карнеги. Во-первых, освободите рабочий стол от всех бумаг, не имеющих отношение к решаемой проблеме. Во-вторых, выполняйте дела в порядке их важности. В-третьих, когда перед вами возникает проблема, решайте ее немедленно, если располагаете нужными фактами. В-четвертых, научитесь организовывать работу, поручать ответственность и осуществлять контроль.

Помните, что каждый миг, прожитый впустую, - это потраченная часть жизни, которую уже никогда не вернешь. Берегите свое время!

Каждый год Эрика Андерсон берет 5 недель отпуска. В своей фирме в Нью-Йорке она работает целыми днями, ведет онлайн-блог и пишет книги, а также отвечает на звонки клиентов. Когда она отправляется отдыхать, то просит своих коллег не беспокоить ее. «Я не могу быть как машина», — делится Андерсон. И это хороший урок для тех, кто не умеет отвлекаться от работы.

В 1990-х годах, когда Эрика начинала собственный бизнес, ей приходилось работать по 80 часов в неделю, она почти не покидала надолго офис. Но спустя какое-то время она поняла, что нуждается в полноценном отдыхе и хочет проводить больше времени со своими детьми. Проблема была в том, что она не могла взять и уйти — компания без нее просто не могла обойтись. Андерсон пришлось внести большие перемены в процесс работы. Ей нужно было научиться делить ответственность с другими сотрудниками.

Отпуска не надо!

Многие из нас взяли за правило не использовать выходные для отдыха. В 2015 году в результате исследований обнаружилось, что около 67 % сотрудников руководящих должностей отменили или отложили планы на отпуск из-за работы, а 57 % даже не планировали выделять время на отдых. Американцы, например, сейчас оплакивают положенные им выходные дни, которые «сгорели» к 1 января 2017-го. Это убедительный довод в пользу того, чтобы дать себе отдохнуть хоть иногда, ведь в отличие от нашей системы, они не приплюсовывают неиспользованный отпуск.

Многие из нас знают, что выходные помогают набраться сил и зарядиться энергией, и это также хорошо для здоровья. Небольшая передышка снизит риск возникновения проблем с сердцем, например. Однако на практике выходит, что, когда мы все же решаемся взять отпуск, нам нужно закончить все текущие дела в ускоренные сроки, благодаря чему в последние дни мы напрягаемся вдвое больше, чем обычно. Причин для этого много: нам важно не подвести коллег, не выглядеть лодырем или не потерять работу. А еще сложнее брать отпуск в то время, когда все остальные работают. Но подумайте о том, что большая часть сотрудников, предпочитающих не отдыхать, просто не умеют делегировать свои обязанности и боятся пустить все на самотек.

Многим из нас приятно думать, что мы имеем очень большую важность в своем деле, что наше отсутствие станет настоящей катастрофой для фирмы.

Без меня все не так

Многие из нас не берут отпуск, потому что не умеют делегировать обязанности. По статистике, лишь 30 % руководителей готовы поручить свои дела подчиненным, и лишь 33 % из них сотрудники считают хорошими делегаторами.

Но почему же нам так трудно переложить ответственность на кого-то еще? Потому что мы не хотим. Мы ошибочно полагаем, что если кто-то сделает работу вместо нас, то у него получится хуже. И это происходит не только с делами, но и в повседневной жизни тоже. Известно, например, что игроки в казино никогда не позволят сыграть кому-то вместо них.

Это иллюзия контроля

Нам все время кажется, что мы незаменимы и никто не справится так же хорошо с нашими заданиями, как мы сами.

В Америке это может оказаться правдой. Их компании и фирмы делают все возможное, чтобы подготовить к выполнению поставленных задач конкретного сотрудника максимально эффективно. Но в Европе или в Канаде руководство предпочитает видеть успешной коллективную работу и взаимодействие между людьми.

Работать, чтобы жить, или жить, чтобы работать?

У европейцев система ценностей кардинально отличается от американской. В то время как в Америке люди ходят на работу потому, что они любят то, чем занимаются, и мечтают стать успешными в своем деле, жители Европы делают это, чтобы обеспечить себе существование. Индивидуальные достижения сотрудника компании в США всегда замечаются, ценятся и отмечаются коллективно. Такие события много значат для них. Они стараются доказать всем и самим себе, что являются профессионалами своего дела и готовы расти и развиваться в этом все время.

Научитесь преодолевать страх переложить свои задачи на коллег

Эрика Андерсон придумала в своей компании систему поддержки, помогающую обучиться этому коллективно. Предлагая выполнить поручение одному из сотрудников, она просит его оценить, с чем и в какие сроки он сможет справиться самостоятельно, где понадобится помощь, а за что он не готов взяться. Кроме того, его не будет поджидать нехватка времени от чрезмерного количества забот.

В компании проводят совещания и планерки, помогающие определить, кому и какая задача в проекте будет отведена. Таким образом, получается, что при выполнении одной задачи задействовано несколько сотрудников. Это немного снижает индивидуальный уровень ответственности каждого из них, что означает, что в какие-то моменты им будет проще обратиться к коллегам с просьбой о помощи.

Лучший выход

Поскольку ситуация в последнее время ухудшилась и многие перестали отдыхать, в скором времени может появиться много людей с проблемами здоровья, депрессиями, а в худшем случае снизится средняя продолжительность жизни. Чтобы избежать для себя такой участи, настоятельно рекомендуем вам отдыхать хотя бы иногда. Работа приносит деньги и дает возможность самореализации, это важно для каждого. Но будет ли она настолько же важна, если однажды вы просто упадете без сил и уже не встанете? Небольшой отпуск не сможет испортить вашу карьеру, а наоборот — даст вам возможность выспаться, освежить мысли и взбодриться, чтобы потом с новыми силами и идеями вернуться к работе.

– поистине удивительная материя. Мы не можем увидеть или почувствовать его, но оно определяет ритм нашей жизни. В действительности, время – это и есть наша жизнь.

Жители больших городов знают, что время бежит незаметно, и его никогда не бывает много. Именно от них часто можно услышать тяжёлые вздохи и фразы вроде: «Времени на жизнь совсем не хватает» .

В суете будних дней проходят недели. Растворяются целые месяцы. И вот, мы уже не помним, что было в прошлом году, а что – всего неделю назад. Словно кто-то вырезает кусочки жизни из нашей памяти, оставляя белые пятна…

Давайте хотя бы попытаемся вспомнить, как встретили это утро. Порадовались новому дню, удивились очередному розовому рассвету. Поцеловали спящего ребёнка и поблагодарили жену за это маленькое чудо, тихонько сопящее в своей кроватке…

Не помните этого?..

Может, вам удастся вспомнить, как вы шли по улице и просто улыбались проплывающим над головой облакам? Или пытались зажмуриться от ветра, бросающего вам в глаза надоедливые песчинки?

Не помните?..

Может, вам знакомо это: рабочий стол, компьютер. Открываете браузер, чтобы проверить почту. Новые сообщения. Новостная лента: кто-то купил новую машину, кто-то расстался с любимым человеком, а кому-то очередной поклонник подарил сотню роз…

Терабайты информации. Сотни сообщений. Репосты. Лайки. Десятки фотографий и подписей к ним. Ссылки на мировые новости и комментарии к ним от известных людей. Множество бессмысленных историй, в подлинности которых мы не можем быть уверены.

А потом мы плачемся, что не хватает времени и сил на тех, кто нам действительно дорог. Мы покрываем собственные ошибки, не желая признавать, что заполняем нашу жизнь пустотой, строя воздушные замки в медиамире и социальных сетях.

Который час?.. Вы помните, сколько времени прошло с того момента, как вы открыли первую вкладку в браузере? Можете подсчитать?

Задумайтесь, действительно ли всё это вам так нужно. Уверены ли вы, что можете так разбрасываться временем, что через 5 минут в вашей жизни не произойдет нечто, что превратит оставшиеся минуты в секунды? А может, даже в одно-единственное мгновенье.

Мы тратим время так, будто оно ничего не стоит. Как будто мы действительно хозяева собственной жизни. Но так ли это?

«Ибо что такое жизнь ваша? Пар, являющийся на малое время, а потом исчезающий» (Посл. Иакова, 4:14).

«Итак, смотрите, поступайте осторожно, не как неразумные, но как мудрые, дорожа временем, потому что дни лукавы» (Посл. к Еф., 5:15-16).

Посмотри на настенные часы в твоей комнате. Обрати внимание на время, которое они показывают. Загляни внутрь себя, ведь ещё не поздно всё исправить и начать новую жизнь.

Психология отношений

1406

02.05.13 10:31

Запланировала важные дела, но не хватило времени? Кто мешает сделать то, что хочется завершить именно сегодня? Ты расстраиваешься, а порой приходишь от этого в бешенство? Да, такая реакция самая распространенная, хотя и не самая эффективная. Куда полезнее задаться вопросом, кто или что «ворует у нас время, которое мы запланировали потратить совсем иначе. Попробуем проанализировать.

Черная дыра

«Пожирателями наших часов и минут могут быть незапланированные телефонные разговоры, особенно с теми, кто любит висеть на линии. Врагом может стать и телевизор, «встретившись» с которым ты начинаешь щелкать по каналам и искать «что-нибудь интересненькое». А потом с удивлением замечаешь, что время куда-то делось…

На работе в роли «воришек» часто выступают неожиданные посетители, назойливые клиенты, с которыми тяжело закончить разговор, зависающие компьютеры, ломающиеся автомобили, принтеры… Этот «черный список» каждый может продолжить самостоятельно.

И ты восклицаешь: «Ну что я могу с этим сделать?! » Если ты задаешь этот вопрос как риторический – продолжай унывать по поводу того, что время тратится зря. А если тебе действительно важно изменить сложившуюся ситуацию и закрыть «дыры», в которые утекает твое время, то попробуй приметить несколько известных и несложных техник.

Например, верный способ отловить «пожирателей» времени – вести наблюдение. Хотя бы несколько раз не поленись и заполни в конце рабочего дня табличку со следующими пунктами:

1. Время (затраченное на что-либо).
2. Чем я занималась.
3. Кто мне мешал.
4. Как мне мешали заниматься своими обязанностями.
5. Что я сделаю, чтобы это не повторялось в будущем.

В результате ты увидишь в разрозненных случаях общую тенденцию, поймешь, кто главные похитители, а поняв, придумаешь, как с ними бороться. Например, остановишь себя во время не нужного тебе разговора и скажешь: «Стоп, сейчас воруют мое время! » Может быть, увидев свои потери, исчисленные в минутах и часах, ты перестанешь бегать курить или пить чай с коллегами.

«Но тогда получается, что я кому-то должна отказать? » – удивишься ты. И это действительно так! Главная задача в борьбе с «пожирателями времени» – не бояться им сообщить о том, что они воруют твои часы и минуты. И если тебя мучает совесть, вспомни и подумай: обращаясь к тебе с просьбой, человек хочет, чтобы на решение его проблемы было потрачено твое, а не его время.

Летом – на санках?

Бывает, что «враг» – не вовне, а внутри нас. Помнишь сюжет из «Ералаша», где мальчика друзья зовут на улицу? Он начинает одеваться и в процессе этого успевает поиграть в огромное количество игр. Когда выходит на улицу в шубе и с санками, оказывается, что наступило лето.

Часто, двигаясь к цели, мы сами тратим время на то, что нас к этой цели не приближает. Причины ? Стремление все сделать сразу, неумение рассчитывать свои силы, откладывание лед со дня на день, пока маленькое дельце не превратится в неподъемный ком.

С этими внутренними врагами также надо бороться – учиться структурировать задачи, правильно ставить перед собой цель. Но это уже совсем другая история.