В каких случаях можно получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска: образцы заявления, приказа и правила их оформления. Денежная компенсация за неиспользованный отпуск

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации любой трудоустроенный гражданин имеет право на гарантированный ежегодный оплачиваемый отдых. Его продолжительность составляет 28 и более суток. При определенных обстоятельствах возможно увеличение его длительности. При неиспользовании дополнительных дней отдыха работник может оформить материальную компенсацию. Условия ее предоставления регулируются федеральными законодательными актами.

Что такое денежная компенсация за неиспользованный отпуск

Все трудоустроенные граждане имеют право на ежегодный отпуск, но не каждый работник полностью его использует. Отпускные оплачиваемые дни, количество которых превышает 28, подлежат переносу либо финансовому возмещению – на выбор работника. Трудовой Кодекс РФ предполагает возможность получения денежных выплат только взамен дополнительных выходных.

В случае увольнения сотрудника, при расчете, в последний рабочий день работодатель обязан выплатить ему компенсацию пропорционально отработанному в организации периоду времени. Оплата оставшихся от отдыха суток деньгами выполняется по письменному заявлению сотрудника. Порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск регулируется федеральными нормативными и законодательными актами.

Кто не имеет право на компенсационные выплаты

Существуют ограничения круга лиц, имеющих право заменить неиспользованный отпускной период на денежные выплаты. Статья 126 Трудового Кодекса накладывает запрет на предоставление компенсации части отпускного периода:

основной и дополнительной – беременным и работникам моложе 18 лет;
дополнительной – лицам, работающим в тяжелых, вредных, опасных условиях.

Причины образования неотгуленного отпуска

Если работник написал заявление на полный ежегодный обязательный отдых, но вследствие определенных обстоятельств использовать его полностью не удалось, возникают дни, взамен которых можно получить денежное возмещение. Причинами такой ситуации могут оказаться:

болезнь – получение листа временной нетрудоспособности, максимальной продолжительностью 30 суток, на период действия которого продляется ежегодный обязательный отдых;
решение руководителя отозвать работника из отпуска по производственной необходимости;
перенос отпускного периода по инициативе сотрудника вследствие имеющихся у него на то уважительных причин, например, смерти родственника;
неправильно подчитано количество отпускных за расчетный период;
исполнение во время ежегодного отдыха государственных обязанностей, сопряженных с освобождением от работы.

Нормативно-правовое регулирование

Выплата компенсации за неиспользованный отпуск производится в строго определенные законом моменты. Большинство нюансов регламентируется Трудовым Кодексом РФ:

ст. 126 – денежная компенсация отпускных суток, превышающих стандартные 28;
ст. 127 – то же, но при увольнении;
ст. 115–120 – продолжительность основного и дополнительного отпусков;
ст. 423 – о пропорциональности размера денежных средств, получаемых взамен неиспользованных отпускных дней;
ст. 251–351 – особенности регулирования условий труда и отдыха отдельных категорий граждан.

Право представителей определенных профессий на получении денежной компенсации взамен неиспользованного отдыха устанавливается частью IV ТК РФ и министерскими письмами, приказами. Порядок исчисления стажа, расчета количества положенных возмещению дней и другие нюансы регулируют следующие нормативно-правовые акты:

Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР в 1930 г., с изменениями от 2010 г.;
Письмо Министерства здравоохранения и социального развития №4334-17 от 07.12.2005 г.;
Письмо Федеральной службы по труду и занятости №944-6 от 23.06.2006г.;
Письмо Роструда №5921-ТЗ от 31.10.2008 г.;
Постановление Правительства РФ №922 от 24.12.2007 г.;
Международная Конвенция «Об оплачиваемых отпусках» №132 (ратифицирована 01.07.2010 г.).

В каких случаях положена компенсация

В большинстве случаев все оставшееся количество суток положенного ежегодного отдыха подлежит пересчету и оплате при увольнении. Возможны ситуации и при продолжении трудовой деятельности в организации. Редкость возникновения последнего варианта связана с тем, что Трудовым Кодексом запрещено компенсировать положенные большинству рабочего населения (за исключением отдельных профессий, например, медики, педагоги и др.) основные 28 суток, а остаток работодатели предпочитают переносить на следующий расчетный период.

Сотруднику полагается предоставление ежегодного оплачиваемого отдыха, длительностью 28 календарных дней хотя бы 1 раз в 24 месяца. Непредоставление такового является нарушением законодательства, влечет административное наказание для работодателя. Использовав половину из 56 суток, положенных за 2 отработанных года, остаток возместить в денежной форме нельзя, т.к. все это – составные обязательной основной части. Замена деньгами возможна лишь в случае расторжения трудового договора. Эти правила относятся к основным работникам, внутренним, внешним совместителям.

При увольнении сотрудника

Право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска возникает у сотрудника по прошествии полугода работы. При увольнении возмещению подлежат все полагающиеся неиспользованные отпускные дни, вне зависимости от количества проработанного в организации времени. Например, проработавшему 4 месяца работодатель должен возместить период обязательного ежегодного отдыха пропорционально этому сроку. Для точного расчета используется специальная формула.

Без увольнения

При продолжении работником трудовой деятельности на предприятии не использованные им за расчетный год отпускные сутки с его согласия переносятся на следующий год либо оплачиваются. Статья 115 ТК РФ запрещает компенсацию основного ежегодного оплачиваемого отпуска. Если сотрудник не отгулял его полностью, то может возместить оставшуюся часть, даже если не увольняется, но оплате подлежит только количество, превышающее положенные 28 календарных дней.

Сверхнормативными являются дополнительные сутки, предусмотренные законодательством, локальными нормативными актами предприятия, остатки выходных дней за предшествующий расчетный год и др. Статья 116 ТК РФ предусматривает удлиненную продолжительность ежегодного отдыха, взамен которого возможна компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения, следующим категориям работников:

имеющим особый характер работы – количество дополнительных дней устанавливается Правительством РФ;
занятым на вредных производствах – минимум 7 дней;
с ненормированным графиком – 3 и более;
имеющим опасные условия труда – более 6;
проживающим в районах Крайнего Севера и приравненной к ним местности – в зависимости от регионального коэффициента;
инвалидам, пенсионерам – до 14 календарных дней;
представителям определенных профессий: медикам, педагогам, научным сотрудникам, госслужащим;
иным, если это установлено локальными актами работодателя.

Расчет компенсации при увольнении

Работнику, отработавшему определенный период времени и не воспользовавшемуся правом на ежегодный оплачиваемый отпуск, при увольнении обязаны возместить эти дни в денежном эквиваленте. Причина прекращения трудового договора – по собственному желанию, окончания срока действия, нарушение трудовой дисциплины и др. – не влияет на право получения выплаты, она положена всем. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывается:

пропорционально проработанному времени;
с учетом среднедневного заработка.

Когда положена полная компенсация

В некоторых случаях, работнику полагается возмещение неиспользованных отпускных дней за полные 12 месяцев, даже если отработанный период меньше. Это происходит, когда сотрудник проработал на предприятии период, превышающий 11 месяцев – 1 год и 11 мес., 2 г. 11 мес. и т.д. либо имеет стаж от 5,5 месяцев и уволен по причинам:

сокращения штатной единицы;
ликвидации, реорганизации предприятия, структурного подразделения;
перенаправления на другое место работы;
призыва на воинскую службу;
профнепригодности.

Отпускной стаж сотрудника

Отдых в размере от 28 календарных дней полагается сотрудникам не за календарный, начинающийся с января, год, а за расчетный, исчисляемый с даты приема на работу. Например, работник трудоустроился 04.02.2016 г., расчетным годом для него будет 04.02.2016 – 03.02.2017 (при отсутствии периодов, смещающих его). Право на использование до 14 календарных дней (при согласовании с начальством – более) возникает у сотрудника спустя 6 месяцев непрерывного стажа, т.е. в вышеуказанном примере – 04.08.2016 г., а полный можно использовать через 11 мес. – 04.01.2017 г.

Авансом возможно предоставление ежегодного отдыха следующим категориям работников:

лицам младше 18 лет;
беременным;
имеющим детей до трех лет;
совместителям;
льготникам, например, пенсионерам, инвалидам и т.д.

Для определения количества неиспользованных суток с целью компенсации необходимо рассчитать отпускной стаж. Из расчета исключаются периоды отпуска:

без сохранения заработной платы, продолжительностью более 14 дней за 1 год;
по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет.

Например, сотрудник, трудоустроенный 04.02.2016, использовал 12 дней основного и 28 – за свой счет (01.08 – 28.09), то при увольнении 01.10.2016 г. ему положена компенсация неиспользованного периода 04.02 – 01.08 и 15.08 – 01.10. Для округления месяцев, составляющих отпускной стаж, используется арифметический принцип: 15 и более дней последнего месяца округляются в большую сторону, меньшая продолжительность – в меньшую.

Формула расчета отпускных

Положенную сумму за непотраченный отдых работник может подсчитать самостоятельно, воспользовавшись онлайн-калькулятором, но затруднительно, т.к. необходимо знать совокупный годовой доход, количество неотгуленных дней и отпускной период. Выплата компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается бухгалтерами предприятий по формуле:

Сумма = Кол-во неиспользованных дней × Средний дневной заработок.

Количество положенного за отработанный период отдыха можно рассчитать двумя способами:

По Правилам об очередных и дополнительных отпусках от 1930 г. Утвержденный в Советском Союзе документ, с внесенными изменениями, до сих пор действует. Дни, подлежащие компенсации = Отработанные месяцы × Количество положенных суток за год / 12. Например, отработавшему 7 месяцев работнику по его просьбе предоставляется выплата за 7×28/12=16,33=17 дней. Согласно предписанию Министерства здравоохранения и социального развития, округление при расчете не производится, но при необходимости нецелое число округляется в пользу сотрудника, даже если это противоречит правилам арифметики.
По нормативам, установленным Министерством здравоохранения и социального развития РФ: 2,33 × количество отработанных месяцев. За отработанные 7 месяцев полагается 2,33×7=16,31, при округлении в сторону работника получают те же 17 дней, подлежащих компенсации.

Средний дневной заработок рассчитывается по формуле, учитывающей зарплату за год, :

СДЗ = ЗП / 12 / 29,3, где:
- ЗП – заработная плата сотрудника за последние 12 месяцев, исключая выплаты по больничным листам, переработки по производственной необходимости, период вынужденных простоев;
- 12 – число месяцев в году;
- 29,3 – среднее количество дней в месяце (такое среднемесячное число было введено в ТК в апреле 2014 г. и остается актуальным сейчас).

В случае, если один или несколько месяцев были отработаны не полностью, расчет производится по совершенно иной формуле:

СДЗ = КПМ × 29,3 + НП1 + НП2 +…, где:
- КПМ – количество полных месяцев,
- НП – количество отработанных дней в неполном месяце (-ах).

Для сезонных работников и лиц, заключивших срочный трудовой договор продолжительностью до 2 месяцев, количество полагающихся суток оплачиваемого отпуска указано в ст. 291 ТК РФ и составляет 2 суток за один отработанный месяц. О количестве отпускных суток, полагающихся возмещению некоторым другим категориям работников, указано в ч.4 Трудового Кодекса.

Как получить компенсацию

Для того, чтобы получить денежное возмещение неиспользованных суток оплачиваемого отдыха, необходимо обратиться в бухгалтерию по месту работы с письменным заявлением. На его основании издается приказ о выплате компенсации, выдается работнику под подпись, оформляются соответствующие записи в кадровых документах – личной карточке, графике отпусков.

Заявление

Форма заявления на предоставление выплаты за неиспользованный отпуск не утверждена на государственном уровне. Сотрудник в произвольном виде составляет документ с указанием основных необходимых реквизитов:

в шапке: ФИО, должность руководителя, работника;
по центру: «заявление»;
с красной стоки, примерный текст: «Прошу выплатить мне денежную компенсацию взамен неиспользованных дней…»;
количество дней;
расчетный период;
дата, подпись сотрудника с расшифровкой.

Приказ руководителя о замене отпуска денежной компенсацией

Приняв от работника заявление, руководитель визирует его, издает приказ для бухгалтерии и отдела кадров. Если за ведение кадрового делопроизводства отвечает непосредственно директор, ему рекомендуется проверить указанные в заявлении работника данные во избежание финансовых ошибок при расчете. Унифицированной формы приказа нет, он создается по типовым нормам организации, с указанием необходимых для этого случая сведений – ФИО сотрудника, количество неиспользованных суток и т.д.

Примерный вариант (образец оформления документа):

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»

ООО «Весна»

№137-лс от 01.10.2017 г.

г. Москва

О замене части ежегодного отпуска денежной компенсацией

В соответствии со ст. 126 ТК РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Старшему технологу Макаровой И.А. заменить денежной компенсацией часть дополнительного отпуска за период 12.03.2016 по 11.03.2017 в размере 2 (двух) календарных дней.

Основание: личное заявление Макаровой И.А. от 29.09.2017г.

Директор ООО «Весна» (подпись) Крючков Д.С.

С приказом ознакомлена:

Старший технолог (подпись) Макарова И.А.

Когда выплачивается

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения выплачивается в дату начисления зарплаты за текущий месяц. При прекращении трудового договора перечисление производится в последний рабочий день либо в день предъявления сотрудником требований о его расчете. Несоблюдение сроков выплаты либо уклонение от выполнения законного обязательства, связанного с оплатой неиспользованных суток, влечет наложение на работодателя санкций, установленных:

Налоговым Кодексом;
Кодексом об административных правонарушениях.

Налогообложение и страховые взносы

Налогообложение компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении регулируется Налоговым Кодексом РФ. Статья 226 обязывает работодателя перечислить НДФЛ не позднее одного рабочего дня, следующего за датой увольнения сотрудника. В любой ситуации – при увольнении либо при продолжении трудовой деятельности – с выплаченной суммы отчисляются обязательные страховые взносы в ФСС и ПФР (ФЗ №212, п.2, ч.1, ст.9).

В бухгалтерских документах организации (малого предприятия), не имеющей фонда оплаты отпусков, возмещение неиспользованных суток отражается как статья расходов (ст. 225 НК РФ), поэтому влияет на выплату налога на прибыль организациями, применяющих систему налогообложения «доходы минус расходы» и не влияет на использующих в качестве объекта налогообложения только доходы.

Что делать если компенсационная выплата не начислена или не выплачена вовремя

Задержка сроков начисления компенсации за неиспользованные дни или ее отсутствие является поводом обращения в трудовую инспекцию и суд. Кодексом об административных правонарушениях для работодателя предусмотрены штрафы в размере:

10–20 тыс. рублей – для должностных лиц;
30–50 тыс. – для юридических лиц;
1–5 тыс. – для предпринимателей, ведущих деятельность без образования юрлица.

За повторение аналогичных нарушений наказание усиливается:

20–30 тыс. рублей либо отстранение от деятельности на 1–3 года – для должностных лиц;
10–30 тыс. – для не являющихся юрлицом;
30–50 тыс. – для юридических лиц.

Подав на работодателя в суд, работник вправе претендовать на получение невыплаченной компенсации, недоплаты, возмещение морального вреда, издержек на юридические услуги, связанные с судебным разбирательством. Обратиться с исковым заявлением в соответствующие инстанции о взыскании доплаты с работодателя сотрудник имеет право до истечения 3 месяцев с даты увольнения.

Видео

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск - это гарантия, предусмотренная ст. 126, 127 Трудового кодекса РФ. Как рассчитывается такая компенсация, всегда ли она выплачивается, читайте в нашей статье.

Понятие компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ в 2018-2019 году

Денежной компенсацией дни отпуска согласно ст. 126, 127 ТК РФ заменяются в 2 случаях:

при желании на то сотрудника, если нет противоречий с трудовым законодательством;
увольнении.

Противоречия могут возникнуть, когда сотрудник требует выплаты компенсации за неиспользованный отпуск - 2018-2019, а такой отпуск составляет 28 дней или больше, но он увеличен за счет допотпуска за вредный, опасный, особый характер работы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Несовершеннолетние, а также беременные женщины не могут требовать выплаты компенсации, если не увольняются. В силу особой защиты этой категории законодателем они должны обязательно воспользоваться ежегодным отдыхом.

Дни допотпуска, предоставленные в силу закона за вредность, опасность, особый характер условий труда, деньгами не заменяются (ч. 3 ст. 126 ТК РФ). Но если таковые предусмотрены локальным актом предприятия сверх дней, гарантированных законодателем, их замена на деньги возможна.

Под вторым значением понятия компенсации за неиспользованный отпуск в 2018-2019 году, как отмечалось выше, понимается выплата-компенсация, совершаемая при увольнении. В этом случае по ТК РФ в качестве компенсации за неиспользованный отпуск происходит оплата:

28 дней ежегодного отдыха (или 56 за 2 года, если прошлогодний не использовался);
всех неотгулянных дней законного допотпуска;
дней, предоставляемых работодателем по своей инициативе (например, за выслугу лет в компании).

Как работник может реализовать свое право на отпуск (ст. 127 ТК РФ)

Работник согласно ст. 127 ТК РФ может:

Получить выплату за дни отпуска, которые должны были, но не были отгуляны. Указанной нормой работник обеспечивается отдыхом после увольнения с данного места работы (определение КС РФ от 18.07.2017 № 1553-О).
Уйти в отпуск с последующим увольнением. Этим правом работник может воспользоваться при наличии соответствующей договоренности с работодателем в тех случаях, когда он не совершал виновных действий, послуживших основанием для увольнения.

Во втором случае отпуск оплачивается увольняющемуся по общему правилу — по среднедневному заработку. Предельным сроком перечисления оплаты согласно п. 1 письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 является последний рабочий день бывшего сотрудника. В этот же день с ним производится полный расчет по зарплате, выдается трудовая книжка.

Несмотря на фактическое прекращение трудовых отношений в последний рабочий день, работник считается уволенным по окончании отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

Образец приказа на компенсацию за неиспользованный дополнительный и основной отпуск

Для выплаты компенсации взамен предоставления отпуска от работника должно быть получено письменное заявление (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

На основании заявления издается приказ, в котором содержится:

дата его издания;
Ф. И. О. и должность работника, отпуск которого заменяется компенсацией;
период допотпуска, который использоваться не будет;
ссылка на ст. 126 ТК РФ и заявление работника (последнее должно иметь регистрационный номер и дату составления);
подписи руководителя и работника.

Еще раз напомним, что в силу ст. 126 ТК РФ работник имеет право на компенсацию неиспользованного основного и дополнительного отпуска только за дни, предоставляемые сверх 28 или 35 дней.

При увольнении работника указанный приказ не издается, а составляется записка-расчет по форме Т-61, в которой прописываются неоплаченные дни и выплачиваемая в связи с этим сумма.

Как получить компенсацию за неиспользованный прошлогодний отпуск

В силу ст. 124, 125 ТК РФ у работника имеется возможность переноса ежегодного отдыха на иной период, в связи с чем происходит изменение графика отпусков.

Трудовым законодательством допускается такой перенос в пределах 2 лет по окончании рабочего года.

Например, если сотрудник начал трудовую деятельность на данном предприятии 01.06.2017, отпуск за первый рабочий год ему должен быть предоставлен и при необходимости может быть перенесен в период с 01.12.2017 по 01.06.2019. Дальше переносить уже нельзя, запрет на это установлен ч. 4 ст. 124 ТК РФ.

Начиная с 01.06.2018 у данного работника появляется право на отпуск за второй рабочий год, и, если он трудится, не уходя на ежегодный отдых, происходит накопление отпускных дней.

По договоренности с работодателем работник может присоединить старый отпуск к новому и отгулять сразу 56 дней. Заменить отпуск за предыдущий рабочий год деньгами невозможно в силу ч. 2 ст. 126 ТК РФ.

Однако работник может получить компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск, в т. ч. и за первый рабочий год.

Для этого ему нужно написать соответствующее заявление на имя руководителя. Последний при этом может как удовлетворить, так и отказать в замене отпуска компенсацией, ведь удовлетворение такого заявления обязанностью работодателя не является.

Можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении после окончания декретного отпуска

Как получить компенсацию за неиспользованный отпуск в общих случаях, понятно из положений гл. 19 ТК РФ.

О том, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск женщине, находившейся в отпуске по уходу за ребенком, по окончании которого она решила уволиться, говорится в правилах, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169 (далее — правила № 169), а также разъяснениях по их применению.

Итак, рассмотрим следующие варианты:

Если работница использовала все дни отпуска, накопленные перед уходом в отпуск по беременности и родам (БиР), при увольнении ей выплачивается компенсация, стаж для которой набрался за период больничного (140 дней), а также за период отгулянного перед ним ежегодного отпуска, — пропорционально дням отпуска.
Если накопившиеся дни ежегодного отпуска перед уходом в декрет использованы не были, тогда при увольнении женщина получает полную компенсацию (необходимо рассчитать полагающийся ей и неиспользованный отпуск за отработанные годы, а затем прибавить к нему отпуск за период больничного по БиР).

Указанные выводы делаются исходя из положений ст. 121 ТК РФ:

дни ежегодного отдыха, взятого перед уходом в декретный отпуск, период БиР (140 или 196 дней), входят в стаж отпуска, за неиспользование которого женщине положена компенсация;
период ухода за ребенком до 1,5 или 3 лет в отпускной стаж не входит.

Положена ли компенсация за неиспользованный отпуск совместителю

Положена ли компенсация за неиспользованный отпуск совместителю? Ответ на этот вопрос однозначно утвердителен: да, такой работник имеет право на выплату, предусмотренную ч. 1 ст. 127 ТК РФ.

Основанием для такого утверждения являются:

ст. 286 ТК РФ;
п. 31 правил № 169.

В ситуации со совместительством обращается внимание на то, что совместитель объединяет отпуска по основному и дополнительному месту работы в один в соответствии со ст. 286 ТК РФ. Если это внутренний совместитель, то такое объединение происходит еще на стадии утверждения графика отпусков. Если совместитель внешний, то на дополнительном месте работы он пишет заявление, на основании которого работодатель предоставляет ежегодный отдых в период, совпадающий с отдыхом по основному месту работы.

Таким образом, при увольнении внутреннего совместителя сразу с обеих должностей ему полагаются 2 денежные компенсации за неиспользованный отпуск.

Как рассчитывается компенсация: формула

Расчет денежной компенсации за неиспользованный отпуск производится по несложной формуле: количество неотгулянных дней умножается на среднедневной заработок.

При этом следует учесть:

При гарантированном отпуске в 28 дней, не больше, считается, что за каждый месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска (письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).
Округлять полученное количество дней необязательно, но если работодатель хочет это сделать, то округление происходит в пользу работника, всегда в большую сторону (письмо Минздрасоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17).
Положена ли компенсация за неиспользованный отпуск работникам, имеющим небольшой стаж работы, указано в п. 28 правил № 168. Да, указанная выплата осуществляется, но в пропорциональной зависимости от стажа работы.
Если происходит ликвидация организации или уменьшение штата или работник поступил на военную службу, то, несмотря на небольшой стаж (от 5,5 до 11 месяцев), ему выплачивается полная компенсация.
Среднедневной заработок определяется по формуле:
СДЗ = ∑ всех доходов / 12 / 29,3.

В доходы входят все выплаты, совершаемые данным работодателем за крайние 12 месяцев.

Подробнее о расчете компенсации можно почитать здесь: Как производится расчет отпуска при увольнении . Об исчислении НДФЛ с компенсации - в статье Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск НДФЛ?

Когда выплачивается полная компенсация, а когда частичная

Выше упоминалось, что для получения полной компенсации работник должен:

иметь рабочий стаж от 11 месяцев;
не уходить в отпуск в счет отработанного периода.

Рассмотрим ситуацию, когда эти условия не соблюдаются.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Требование об обязательной отработке 11 месяцев установлено только для расчета компенсации. В сам же оплачиваемый полный отпуск работник может уйти уже через полгода работы на данном предприятии (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Ситуация 1

Степанов А. Б. проработал 7 месяцев и уволился по своему желанию. Какая компенсация ему выплачивается?

Здесь используется приведенная в статье формула: 2,33 × 7 = 16,31. Степанову положена компенсация, полученная в результате умножения: 16,31 × СДЗ.

Ситуация 2

Степанов А. Б. проработал на предприятии полгода, ушел в полный отпуск. После возврата из отпуска проработал еще 1 месяц и уволился. Положена ли ему компенсация?

По ТК РФ неиспользованные в натуре дни ежегодного отдыха возмещаются в виде денежной компенсации при увольнении работника.

Можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск не только при увольнении, но и в длящихся трудовых отношениях, также указывается в ТК РФ: это возможно при наличии дней допотпуска, не предусмотренного законодателем, но гарантированных локальными актами.

Работник, не пожелавший воспользоваться такими дополнительными днями, вправе заменить их компенсацией. Этим правом обладают все категории работников.

Расчет компенсации происходит по формуле, сходной с расчетом отпускных.

Всегда приходит момент, когда тот или иной сотрудник начинает интересоваться вопросом, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск, при какой обстановке она положена и как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении. Попробуем разобраться с этой проблемой более детально, развеяв все сомнения.

Право на деньги

При увольнении сотрудника из организации по какой-либо причине он может иметь в запасе календарные дни отпускного периода, которые не были им использованы ранее. Работник имеет установленную законодательством возможность пойти и отгулять оставшееся количество дней и затем попрощаться с компанией. А может – и взять компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, что вполне правомерно по законодательству страны. О данном факте говорит:

статья 127 Трудового кодекса РФ;
п. 28 Правил, утвержденных НКТ СССР № 169 от 30.04.1930 г. (далее – Правила № 169).

Важность вопроса

Информацию о том, как обеспечить себе компенсацию за неиспользованный отпуск, человеку необходимо узнать заранее, чтобы недобросовестный работодатель не имел возможности нарушить трудовое законодательство, проигнорировав его право на компенсацию за отпуск при увольнении.

Бухгалтер по расчетам с сотрудниками должен быть в курсе, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Невыполнение данного действия влечет за собой применение со стороны контролирующих органов определенных штрафных санкций.

Право на перенос или деньги

Итак, необходимо понять, каким образом у сотрудника мог возникнуть невостребованный отпуск, за который положена компенсация, и как посчитать дни неиспользованного времени. Нужно сразу же уточнить: неотгуленный отпуск и компенсация за него могут появиться в силу нескольких оснований. В том числе, если в процессе положенного по закону отдыха наступил период:

временного недомогания, на которое выдан больничный лист;
выполнения государственных обязанностей, для несения которых сотрудник в нормальных трудовых условиях имеет право игнорировать работу;
отзыва сотрудника из основного отпуска.

Правила расчетов

По вопросу, как рассчитывают компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно сказать, что она представляет собой проведение несложных подсчетов. Именно от их результата зависит тот объем средств, который получит сотрудник организации. При отсутствии необходимых знаний предлагаем ознакомиться с этим вопросом более детально.

Итак, компенсация за отпуск должна быть высчитана за все календарные дни, которые человек не употребил в качестве отдыха. Это касается как главного, так и дополнительного отпуска. Вне зависимости от его типа сумму компенсационной выплаты вычисляют за все дни, положенные работнику.

Не следует уделять много внимания основанию увольнения: в любой ситуации и основной, и дополнительный отпускной период должны быть возмещены деньгами.

Для правильного расчета компенсации за неиспользованный отпуск уточним: в ситуации, при которой год фактически выработан не полностью, исчисление календарных дней отпускного срока проводят соразмерно реально отработанному периоду. Так, при условии, что сотрудник фактически трудился меньше 11 месяцев без предоставления отдыха в этом периоде, количество календарных дней отпускного срока вычисляют так:

Дни отдыха = 2,33 × полные месяцы работы – отгуленные дни отпуска В данной формуле 2,33 – это особый индекс. Его рассчитывают, как отношение числа положенных дней отпускного срока к количеству месяцев в году (28/12 = 2,33). Как правило, этот показатель во многих случаях является стандартным для сотрудников при отсутствии особых условий расчета.

Необходимо также отметить, что показатель числа месяцев работы у нанимателя, рассчитывают с учетом п. 35 Правил № 169. Согласно им:

при фактически отработанной половине месяца или больше его считают проработанным целиком;
при условии, что отработано меньше половины месяца, его вообще не берут в расчет.

Иначе говоря, компенсация за отпуск при увольнении в 2018 году не будет выплачена, если:

фактический стаж составляет меньше 1/2 месяца;
ранее право на отдых уже использовано по полной схеме.

Как правило, после расчетов полученное значение выходит дробным, а не цельным числом. Тогда его можно округлить в большую сторону, то есть – в пользу сотрудника. Об этом гласит письмо Минздравсоцразвития № 4334-17 от 07.12 2005 г.

После подсчета количества дней, на которые имеет право сотрудник, поскольку они не использованы им ранее, делают непосредственный расчет компенсации за неиспользованный отпуск. Схема такая:

Компенсация = число неиспользованных дней × средний дневной заработок Показатель среднего дневного заработка вычисляют согласно п. 4 Положения Правительства РФ, утвержденного постановлением № 922 от 24.12.2007 года. То есть аналогичным образом, как и для обычных отпускных.

Расчет в рабочих днях

Иногда расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении ведут не в календарных, а в рабочих днях. Самыми главными обстоятельствами подобного варианта расчета выступают:

заключение с человеком трудового договора на период меньше двух месяцев;
прием на работу сезонных сотрудников.

Сориентируем, как рассчитать компенсацию отпуска при увольнении для подобных договоров. Так, сама формула исчисления компенсационной выплаты остается неизменной. Единственное, при вычислении неиспользованных дней отпуска берут коэффициент 2, а не 2,33. Все остальное – как описано выше.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении надо считать так же, как и отпускные. То есть брать средний заработок сотрудника за расчетный период и умножать эту величину на количество неотгулянных дней.

Итак, чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, определите:
1. Продолжительность расчетного периода.
2. Заработок сотрудника за расчетный период.
3. Средний дневной заработок.
4. Итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Особые обстоятельства расчета

Рассмотрим особые обстоятельства расчета компенсации за неиспользованный отпуск. К ним относят:

при стаже в организации от 11 до 12 месяцев можно рассчитывать на весь отпуск, как если бы фактически год отработан полностью. Исключение – стаж, равный 11 месяцам в силу округления (п. 28 Правил № 169 и письма Роструда № 1519-6-1 от 18.12.2012);
даже если человек фактически трудился от 5,5 до 11 месяцев, право на весь отпускной период возникает при наличии таких внешних факторов, как ликвидация нанимателя, сокращение персонала, призыв на военную службу и др. Данное условие расчета денежной [компенсации за неиспользованный отпуск] следует использовать, только если человек трудился в компании меньше 1 года (п. 28 Правил 169 и письмо Роструда № 2368-6-1 от 09.08.2011).

Для более точного понимания механизма вычисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении рассмотрим конкретный случай.

ПРИМЕР
Администратор Верещагин принял решение об увольнении из ООО «Искра» 18 июля 2018 г. На работу в данную организацию он устроился 01 июня 2017 года. Согласно графику, ему был предоставлен основной отпуск в количестве 14 дней. А по принятому в компании положению об оплате труда, количество неотгуленных дней отпуска округляют до целого числа. Рассчитанный средний дневной заработок Верещагина составил 1754 руб.

Выяснив число фактически отработанных дней, получаем такой результат. Верещагин проработал:

1 год: 01.06.2017 – 31.05.2017.

1 месяц: 01.06.2018 – 30.06.2018.

18 дней: 01.07.2018 – 18.07.2018.

Исходя из того, что последний период отработан более чем на половину, его необходимо принимать за единицу, то есть отпускной стаж Верещагина равен 1 году и 2 месяцам.

Рассчитаем количество неиспользованных дней отпуска следующим образом:

28 дней + 2,33 × 2 мес. – 14 дней = 18,66 дней.

При округлении, согласно положению об оплате труда, количество неиспользованных дней отпуска составит 19 полных дней.

Компенсация за неотгуленный отпуск при увольнении составит:

19 × 1754 = 33 326 руб.

Имейте в виду: сделав расчет, наниматель обязан перечислить денежную компенсацию взамен отпуска именно в тот момент, когда человек увольняется – в последний день его присутствия на предприятии. Тогда же выплачивают и остальные причитающиеся ему денежные средства – зарплату, премии и др.

Деньги без последующего увольнения

А можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году? Оказывается, да. И это называют заменой отпуска денежной компенсацией, которая также закреплена на законодательном уровне.

Такая ситуация может возникнуть, если человек имеет законное право на отпускной период в количестве больше 28 дней, и самостоятельно выразит желание на подмену такого рода. Однако необходимо учесть, что заменить отпуск денежной компенсацией можно только в рамках количества дней свыше стандартного отдыха. То есть, сверх 28 дней.

Подчиненному нужно подать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск сверх установленного законом количества дней. А работодатель, в свою очередь, самостоятельно принимает решение, можно ли заменить отпуск денежной компенсацией или же отправить сотрудника в отпуск на все исчисленные дни.

Все это значит, что з амена отпуска денежной компенсацией допустима в случае, когда человеку положен дополнительный отдых, который согласно ст. 126 Трудового кодекса РФ может быть подменен денежной суммой. Ведь такой отпускной период предоставляют сверх основного отпуска, длительность которого равна 28 дням. Что касается, например, учебного отпуска, то он не может быть заменен на деньги.

Перенос

В ситуации, когда невостребованную часть основного отдыха переносят на следующий год, компенсация за неотгуленный отпуск также не предусмотрена. И связан этот момент с тем, что такие дни по сути не являются превышением, поскольку суммарно за все годы фактической работы они не перекрывают стандартного срока в 28 дней.

Невозможность замены деньгами

Для некоторых людей вопрос о том, положена ли компенсация за неиспользованный отпуск, не может быть поднят ни при каких обстоятельствах. В данную категорию входят беременные женщины и работники до 18 лет.

Для людей, занятых во вредных или опасных условиях труда, компенсация за отпуск по ТК РФ за дополнительные дни отдыха также недопустима. Однако на компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении указанная норма законодательства не влияет.

Если сотрудник имеет право на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году, он в целях проведения данной операции в бухгалтерском и кадровом учете обязан написать заявление на компенсацию отпуска, образец которого может быть следующим.

Заявление на компенсационную выплату вместо дней отдыха

Заявление на компенсацию отпуска, образец которого представлен выше, не является стандартизированной формой. То есть, никак не закреплен на законодательном уровне. Чтобы компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении или при подмене части дополнительного отпуска была выплачена, сотрудник может использовать данный образец или любой другой, разработанный в организации.

В том случае, когда наниматель принимает решение об удовлетворении просьбы со стороны подчиненного, он издает надлежащий приказ о замене отпуска денежной компенсацией, образец которого может выглядеть следующим образом.

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией

Так как приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск, образец которого изображен ранее, имеет произвольную форму, желательно, чтобы она была разработана кадровой службой компании.

Кадровый учет выплаты

Что касается кадрового документооборота, то в соответствии с ТК РФ компенсация за неиспользованный отпуск в непременном порядке должна быть документально оформлена. И в первую очередь – отражена в личной карточке сотрудника (форма № Т-2). В ее восьмом разделе про положенный отдых отражают все необходимые к учету данные. В том числе:

Относительно расписания отпусков (форма № Т-7), в графе 10 «Примечание» нужно обязательно уточнить, что сделана выплата компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения. И при этом следует непременно отобразить то количество дней отпускного периода, которые были подменены на денежные средства.

Налоговый учет выплаты

Если рассматривать компенсацию отпуска при увольнении в 2018 году с позиции налоговиков, то ее относят в затраты на оплату труда. А именно:

при расчете налога на прибыль компенсационную выплату принимают на дату ее начисления. Наличие резерва на оплату отдыха сотрудника здесь роли не играет;
при расчете налога на упрощенной системе с объектом «доходы за минусом затрат», компенсацию за неотгуленный отпуск при увольнении в 2018 году признают на дату ее перечисления.

Налогообложение НДФЛ компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении происходит в общем порядке с удержанием налога. И этот момент не связан с тем, в какой именно ситуации была получена компенсационная выплата – при увольнении или в качестве подмены дней отпускного периода. Налог, удержанный в России с компенсации за отпуск обязательно перечисляют в казну государства не позднее того дня, который идет за днем ее выплаты. Что касается отражения суммы налога по компенсации в справке о доходах физлица, то с 2018 год она имеет свою кодировку – 2013. А до 2018 года в качестве кода дохода по компенсации за неиспользованный отпуск в справках 2-НДФЛ применяли – 4800.

В справках 2-НДФЛ за 2017 года компенсацию за неиспользованный отпуск показывайте новым кодом дохода 2013.

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами во все фонды – ФСС, ПФР и федеральный медстрах. Причем это относится к любому виду компенсации – при увольнении или же подмене дней отпускного периода на денежные средства.

Бухгалтерский учет выплаты

Отражение к омпенсации отпуска при увольнении в бухгалтерском учете предполагает оформление специальных проводок:

Дебет 20 и Кредит 70 – сделана компенсация за неиспользованный отпуск в 2018 г., расчет которой был произведен нами заранее;
Дебет 70 и Кредит 68 – НДФЛ с рассчитанной компенсационной выплаты;
Дебет 20 Кредит 69 – страховые взносы компенсационной выплаты;
Дебет 70 и Кредит 50, 51 – перечисление компенсации за неиспользованный отпуск, когда выплачивается через кассу или расчетный счет.

На наш взгляд, на основании изложенного можно предположить, что вопрос, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск, раскрыт в полном объеме. А потому у любого человека больше не будет возникать трудностей с тем, как рассчитать компенсацию за отпуск.

Каждый трудоустроенный гражданин имеет право получить ежегодный оплачиваемый отпуск длительностью в 28 календарных дней, если отработал на предприятии более полугода. Но иногда возникают ситуации, когда сотрудник также может получить компенсацию за неиспользованный отпуск в виде материального вознаграждения.

Из представленной ниже статьи вы узнаете:

как происходит оформление компенсации за неиспользованный отпуск;
каким должен быть приказ о компенсации за неиспользованный отпуск;
когда компенсацию за неиспользованный отпуск получить нельзя.

Компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсацию за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудник компании может получить в двух случаях: если увольняется или общее количество отпуска превышает 28 календарных дней. Второй случай наблюдается, когда сотрудник не успел отгулять отпуск по каким-либо причинам, и он был прибавлен к 28 календарным дням отпуска за следующий отчетный период.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Если у работодателя и кадровой службы нет возражений против выдачи компенсации, непосредственный руководитель предприятия издает приказ в свободной форме о том, что определенному сотруднику разрешается получить финансовую выплату за неиспользованный отпуск.

Как и в случае с заявлением, приказ о компенсации за неиспользованный отпуск издается в свободной форме. Данный документ должен, в обязательном порядке, содержать следующую информацию:

согласие работодателя с необходимостью выдачи компенсации;
личные данные сотрудника (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность);
причина выдачи материальных средств;
сумма компенсации и за какой именно период отпуска она полагается;
ответственный за выполнение приказа сотрудник.

Документ подписывается начальником и передается на исполнение в кадровую службу и в бухгалтерию, где уже происходит сам процесс расчета с сотрудником.

Следует помнить, что и работник должен быть ознакомлен с данным документом. Человек обязан поставить свою подпись в самом приказе или в выпущенном к нему приложении, и если данного согласия сотрудник не выразит документально, то прописанные в бланке пункты станут недействительными.

Когда компенсацию за неиспользованный отпуск получить нельзя?

Как сказано выше, материальная выплата в качестве компенсации за отпуск полагается лишь в нескольких случаях. Если у сотрудника имеются неиспользованные дни отдыха, но их количество не превышает 28, то компенсацию за отпуск работник получить права не имеет. Так же выплата не производится, если наступил конец отчетного года и трудоустроенный гражданин не планирует увольняться. Оставшиеся дни попросту переходят на следующий год и будут суммироваться с нарабатываемым отпуском в дальнейшем.

Выплата компенсации за отпуск является не обязанностью, а правом работодателя. За незаконную выплату финансовых средств работнику в качестве материального поощрения за неиспользованный отпуск на юридическое лицо может быть возложен штраф в размере от 30 000 р., а на генерального директора учреждения – от 1000 до 5000 р.

Есть ли какие-либо категории граждан, которым выплата компенсаций за неиспользованный отпуск не полагается?

В первом пункте статьи было сказано, что каждый трудоустроенный гражданин имеет право на отпуск. Соответственно, если у гражданина имеется несколько дней неиспользованного отдыха или их общее количество более 28, то он может получить компенсацию. Данное право распространяется на абсолютно все категории официально трудоустроенных граждан. Помните, что ненадлежащее оформление сотрудника на работу является прямым нарушением требований закона и влечет за собой привлечение к административной ответственности.

Трудового кодекса РФ сказано, что каждый сотрудник имеет право один раз в год получить отпуск, в размере 28 дней, без учета праздников .

Но в некоторых случаях существует возможностью вместо отдыха попросить .

Ниже дана информация, регулирующая случаи, когда подобная компенсация отпуска уместна:

описывает возможность увольняющегося сотрудника взыскать материальную компенсацию, за отпуск текущего года, который не будет использован. Реализация этой возможности запрещена лицам, увольняемым за нарушения устава организации ;
согласно статье 126 ТК РФ денежную компенсацию руководитель вправе назначить за часть отпуска, превышающую 28 дней ;
если законный отдых переносится на будущий год , то каждая из частей превышающих установленный норматив может быть заменена. Или любое количество дней этих частей.

Из каждого правила существуют исключения. Статьей 126 также установлены категории граждан, отпуск которых невозможно обменять на деньги :

находящиеся в положении женщины и дети до 18 лет должны полностью отгулять основной и дополнительный отпуск;
работающие на опасном, вредном производстве люди также должны целиком использовать свой .

Справка! Категории граждан, имеющих право на , описаны как в ТК РФ, так и в других правовых документах, статьях: , , , , , , , 350 ТК РФ ; постановлениях Правительства РФ N 870, 877 . Дни к отдыху может также добавить руководитель организации, для этого создается специальный приказ.

Образец приказа на компенсацию за неиспользованный отпуск:

Правила оформления

Начать следует с того, кто инициирует замену отдыха сотрудника денежной компенсацией .

Эта мысль может посетить голову и рабочего, и нанимателя, но по закону просить об этом обязан именно отпускник .

Причем сделать это он должен в форме письменного заявления, согласно статье 126 ТК РФ .

Для того чтобы правильно оформить «бартер» необходимо выполнить несколько условий:

Получить подписанное заявление работника , в котором содержится просьба, заменить неиспользованные дни отпуска материальной компенсацией.
Оформить приказ о выплате компенсации .
Отразить в карточке служащего информацию об этой замене .
Внести поправку в .

Документ необходимо оформить на листе формата А4 . Текст может быть как рукописным, так и печатным.
Начинать писать заявление следует со специального блока, под названием «шапка» . Начиная с правого верхнего угла листа, пишутся полные инициалы руководителя организации, ниже, его должность и наименование фирмы. Далее, должность и ФИО работника.
По центру листа название документа: «Заявление» .
Под названием основной текст, который должен содержать просьбу , заменить неотгуленные дни отпуска денежной компенсацией. Обязательно нужно указать количество заменяемых дней, а также даты начала и конца части отпуска.
Закончить документ следует датой его составления и подписью просителя компенсации.

Полученное заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск работодатель должен визировать. Если начальник согласен с просьбой подчиненного, издается приказ на выплату компенсации . Документ заполняется в свободной форме с указанием кому, и в какой связи выдаются средства.

Образец заявления на компенсацию неиспользованного отпуска вы можете .

Внимание! Начальник вправе отклонить прошение о компенсации.

Следующий шаг – внесение информации в карточку рабочего.

В восьмом разделе ставится отметка, о том, что сотруднику была выдана материальная компенсация, в счет определенной части отпуска.

Последнее что нужно сделать – внести уточнения в график.

В графе «примечание» необходимо сделать отметку, содержащую данные о замене отдыха денежной компенсацией .

Туда вписывается количество дней подлежащих компенсации , кому выдавались средства и на основании какого приказа.

Ограничения

Если у работника, по какой-то причине, количество дней ежегодного отдыха превышает 28, то излишки можно заменить материальной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Все дни, сверх законодательной нормы, оплачиваются по согласию обеих сторон.

Подводя итоги заметим, что работодатель обязан предоставить отдых, на оговоренное в законе количество дней. Обменивать на денежную компенсацию возможно только дополнительный отпуск. Сделать это начальник может лишь с согласия своего подчиненного.