Pagbuo ng mga regulasyon: sino ang dapat gumawa nito at paano. Mga ipinag-uutos na panloob na regulasyon at probisyon para sa kumpanya Pagpapatupad ng kasalukuyang trabaho at regulasyon

(Business Engineering Technologies)

Inilalarawan ng artikulong ito ang mga modernong teknolohiya para sa pagbuo ng proseso at mga regulasyong istruktura, ang paggamit nito ay magpapagana sa mga regulasyon upang matiyak ang pagiging epektibo at kahusayan ng kumpanya.

1. Istraktura ng sistema ng regulasyon

Depende sa lawak at lalim ng regulasyon ng kumpanya, sa pagsasagawa, mula sa ilang dosena hanggang ilang daang mga dokumento ng regulasyon ay binuo. Nahahati sila sa dalawang grupo: mga regulasyon sa proseso, na kumokontrol sa mga proseso ng negosyo ng kumpanya, at mga regulasyon sa istruktura, na nagpapapormal sa istraktura ng organisasyon nito.

Upang ayusin ang hanay ng mga dokumentong ito, ang bawat isa sa dalawang grupo ng mga dokumento ay maaaring nahahati sa tatlong subgroup, na ginagamit upang ayusin ang iba't ibang antas ng negosyo: itaas, gitna at mas mababa. Bilang resulta ng istrukturang ito, anim na grupo ng mga regulasyon ang nakuha, na ipinapakita sa Talahanayan. 1.

mesa 1. Mga grupo ng mga regulasyong ginagamit upang ayusin ang negosyo

Ang anim na grupo ng mga regulasyon ay magkakaugnay, at kapag gumagawa ng isang sistema ng regulasyon, ang mga ugnayang ito ay dapat ipahiwatig. Halimbawa, para sa isang pangkat ng mga regulasyon sa proseso, ang regulasyon sa sistema ng proseso ay ang pinakamataas na antas ng dokumento. Ito ay detalyado at tumutukoy sa mas detalyadong mga regulasyon - mga regulasyon sa mga proseso. Sa turn, ang mga regulasyon sa proseso ay tumutukoy sa mas detalyadong mga regulasyon sa proseso at mga teknolohikal na mapa.

Ang mga istrukturang regulasyon ay magkakaugnay ayon sa parehong pamamaraan. Ang regulasyon sa istruktura ng organisasyon ng kumpanya ay isang pinakamataas na antas ng regulasyon. Ito ay detalyado at tumutukoy sa mga probisyon sa mga istrukturang yunit na tumutukoy dito. Susunod, ang mga regulasyon ng departamento ay tumutukoy sa mga paglalarawan ng trabaho at mga paglalarawan ng trabaho ng mga tauhan, na naglalaman ng detalyadong impormasyon tungkol sa mga prosesong isinagawa ng mga posisyon. Kaya, ang mga hierarchical tree ng proseso at mga regulasyon sa istruktura ay nakuha (tingnan ang Fig. 1).

kanin. 1. Hierarchical na mga puno ng proseso at mga regulasyon sa istruktura

Isa sa mahalaga mga tuntunin Ang regulasyon ng mga aktibidad ng isang negosyo ay nagsasaad na ang hierarchical tree ng mga regulasyon sa proseso ay dapat na isang salamin ng puno ng mga proseso ng negosyo, at ang hierarchical tree ng mga istrukturang regulasyon ay dapat na isang salamin ng puno ng istraktura ng organisasyon ng negosyo.

Kapag bumubuo ng mga regulasyon sa proseso at istruktura, ang mga mas mababang antas na mga dokumento ay dapat ding sumangguni sa mga mas mataas na antas ng mga dokumento na kanilang detalyado. Ang pagpasok ng gayong mga cross-reference sa mga dokumento ng regulasyon ay magpapahusay sa kanilang kakayahang magamit.

Pangalawang tuntunin, na dapat gamitin kapag bumubuo ng isang sistema ng regulasyon: ang mga regulasyon sa proseso ay unang binuo, at pagkatapos lamang ang mga istrukturang dokumento ay nabuo sa kanilang batayan. Ito ay idinidikta ng mga klasiko ng disenyo ng organisasyon, ayon sa kung saan ang mga proseso ng negosyo ay higit na pangunahin kaysa sa istraktura ng organisasyon at tinutukoy ang komposisyon nito.

Ang paggamit ng mga tuntuning ito ay magtitiyak na ang mga regulasyon sa istruktura at proseso ay hindi sumasalungat sa isa't isa, ay malinaw na tinukoy, nakabalangkas at madaling gamitin. Ito naman ay hahantong sa pagtaas ng kahusayan ng sistema ng regulasyon sa kabuuan.

2. Mga karaniwang problema sa regulasyon sa mga kumpanyang Ruso at mga paraan upang malutas ang mga ito

Pagsusuri ng problema ng regulasyon sa mga kumpanya ng Russia

Maraming mga kumpanya ng Russia ang may parehong pangunahing problema na nauugnay sa sistema ng regulasyon. Ito ay nabuo nang simple: "Ang mga regulasyon ay hindi gumagana!" at ipinahayag sa katotohanan na: a) ang mga dokumento ay hindi naisakatuparan, at b) ang mga dokumento ay hindi nauugnay, iyon ay, hindi sila tumutugma sa aktwal na pag-unlad ng mga proseso, istraktura ng organisasyon at pamamahagi ng mga responsibilidad sa kumpanya. Ang dalawang pangunahing problemang ito ay mahigpit na magkakaugnay at ang isa ay nagbubunga sa isa pa. Ang mga regulasyon ay hindi sinusunod, at isa sa mga dahilan para dito ay ang kanilang kawalan ng kaugnayan. At vice versa, ang mga regulasyon ay hindi nauugnay dahil sa kakulangan ng mga ito sa pagpapatupad. Upang malutas ang gusot na ito ng mga problema, ipinapayong magsagawa ng isang sanhi-at-bunga na pagsusuri ng pangunahing problema.

Sa Fig. Ang Figure 2 ay nagpapakita ng isang diagram ng sanhi-at-epekto na pagsusuri at solusyon sa problemang "Hindi gumagana ang mga regulasyon!", na binuo sa isang produkto ng software sa pagmomolde ng negosyo "Inhinyero ng Negosyo".

kanin. 2. Diagram ng pagsusuri ng sanhi-at-bunga at mga solusyon sa problema
"Hindi gumagana ang mga regulasyon!", na binuo sa produkto ng software na "Business Engineer"

Ang karanasan sa pagbuo at pagpapatupad ng mga regulasyon sa mga kumpanya ng Russia ay nagpakita na ang pangunahing problema ng regulasyon ay lumitaw para sa dalawang grupo ng mga kadahilanan.

Unang pangkat kasama ang mga dahilan na nauugnay sa mababang kalidad ng mga binuo na dokumento at, lalo na, sa kanilang kawalan ng kaugnayan. Pangalawang pangkat Ang mga dahilan ay tinutukoy ng hindi pag-unlad sa maraming kumpanya ng Russia ng mga mekanismo na naghihikayat sa mga kawani na sumunod sa mga regulasyon, na higit na pinalala ng mababang disiplina sa pagganap.

Ang dalawang pangkat ng mga sanhi sa isang diagram ng pagsusuri ng sanhi-at-epekto ay kumakatawan mga dahilan sa unang antas pangunahing problema "Hindi gumagana ang mga regulasyon!"

Ayon sa terminolohiya ng pagsusuri ng sanhi-at-bunga, ang bawat isa sa mga pangkat na ito ay binubuo ng pangalawang antas na mga dahilan, na lumitaw dahil sa mas malalim ikatlong antas na dahilan. Susunod, tatalakayin nang detalyado ang bawat pangkat ng mga dahilan at ang kanilang mga solusyon.

Sa diagram ng sanhi-at-epekto na ipinapakita sa Fig. 2, ang mga arrow ay naglalarawan ng sanhi-at-bunga na mga relasyon sa pagitan ng mga sanhi sa iba't ibang antas. Para sa isang pangunahing problema, ang sanhi-at-bunga na mga relasyon ay umiiral sa pagitan ng mga sanhi ng parehong antas, ngunit hindi ito ipinapakita sa diagram upang pasimplehin ito. Kung ipapakita natin ang mga koneksyong ito at ipapakita ang impluwensya ng mga single-level na sanhi sa isa't isa, makakakuha tayo ng isang napakakomplikadong diagram, na sa katotohanan ay maiuugnay sa isang napakagulong gusot ng mga problema.

Kapag ang isang problema ay isang gusot na gusot ng mga sanhi na may malaking bilang ng sanhi-at-epekto na relasyon sa kanilang mga sarili, kung gayon kailangan nilang lutasin nang sabay-sabay, at hindi isa-isa. Ang isang mahalagang konklusyon ay sumusunod mula dito: ang solusyon sa problema ng regulasyon ay dapat na ipatupad nang komprehensibo.

Mga problema sa mababang kalidad at hindi nauugnay na mga regulasyon

Ang unang pangkat ng mga dahilan ay pinagsama sa ilalim ng pangalang "Mahina ang kalidad at walang kaugnayan sa mga regulasyon" at kasama ang sumusunod na limang karaniwang dahilan ng ikalawang antas (tingnan ang Fig. 2):

• ang mga regulasyon ay sumasalungat sa bawat isa;
• hindi tugma at magkakapatong ang mga regulasyon;
• ang sistema ng mga regulasyon ay tagpi-tagpi;
• ang mga regulasyon ay hindi nauugnay;
• ang mga regulasyon ay mahirap basahin at unawain.

Unang dahilan ay dahil sa katotohanan na ang mga umiiral na regulasyon ng kumpanya ay sumasalungat sa isa't isa. Halimbawa, sa pagsasagawa, ang mga regulasyon sa istruktura ay madalas na sumasalungat sa mga pamamaraan. Bilang resulta, ang mga regulasyon sa mga yunit ng istruktura at mga paglalarawan ng trabaho ay nagsasabi ng isang bagay, ngunit ang mga regulasyon sa mga proseso ng negosyo kung saan ang mga yunit at posisyon na ito ay naglalarawan ng isang ganap na naiibang pamamaraan. Bilang isang resulta, ang mga tauhan ng kumpanya ay nahaharap sa tanong kung aling mga regulasyon ang paniniwalaan, bilang isang resulta kung saan ang mga dokumento ay nagiging hindi gumagana.

Ang pangalawang dahilan ay dahil sa ang katunayan na ang mga dokumento ng regulasyon ay hindi magkatugma, magkakapatong at may mga puwang. Sa partikular, ang parehong mga proseso na isinagawa sa kumpanya ay naroroon sa iba't ibang mga regulasyon - ito ay isang halimbawa ng overlap. Ang isang halimbawa ng isang hindi pagkakapare-pareho ay kapag sa isang regulasyon sa isang proseso ng negosyo ang isa sa mga pamamaraan ay may isang pangalan, ngunit sa isang regulasyon sa susunod na antas na naglalarawan sa pamamaraang ito nang detalyado, ito ay tinatawag na naiiba. Sa kasong ito, ang input at output na mga hangganan ng pamamaraan na tinukoy sa pinakamataas na antas na posisyon ay naiiba sa mga hangganan na inilarawan sa mas detalyadong mga regulasyon. Bilang resulta, ang mga tauhan na nagtatrabaho sa mga dokumentong ito ay nalilito at tumatangging makipagtulungan sa kanila.

Ang pangatlong dahilan Ang pagkasira ng kalidad ng sistema ng regulasyon ay ang tagpi-tagpi nito o hindi kumpleto. Kapag ang ilang mga proseso ng negosyo at mga yunit ng istruktura ay kinokontrol at ang iba ay hindi, mahirap ipatupad ang isang epektibong sistema ng mga regulasyon sa negosyo. Ito ay magiging pinaka-epektibo lamang kung ang buong kumpanya ay gumagana ayon sa mga patakaran na inilalagay sa unahan. Kung ang mga pagbabago ay kailangang gawin sa isang kumpanya, pagkatapos ay ang mga regulasyon ay binago muna, at pagkatapos lamang ang mga aktibidad ay nagbabago alinsunod sa mga bagong patakaran. Upang masunod ang mga alituntunin, kinakailangan na pana-panahong magsagawa ng mga control check ng pagpapatupad, ang mga resulta nito ay dapat na maiugnay sa sistema ng pagganyak at kabayaran.

Sa regulasyon ng tagpi-tagpi, mahirap tiyakin ang pagsunod sa mga patakaran ng mga istrukturang yunit na ang mga aksyon ay pormal habang ang ibang mga departamento ay nagtatrabaho nang walang mga regulasyon. Lalo na mahirap magpatupad ng mga regulasyon sa mas mababa at gitnang antas ng pamamahala kapag ang mga nangungunang tagapamahala ay hindi nagpapakita sa pamamagitan ng personal na halimbawa ng kanilang paggamit sa kanilang pang-araw-araw na gawain.

Ang ikaapat na dahilan Ang mababang kalidad ng mga regulasyon ay ang kanilang kawalan ng kaugnayan. Walang sinuman ang susunod sa mga regulasyon na luma na, dahil hindi ito tumutugma sa katotohanan. Ito ay karaniwan sa mga kumpanyang Ruso. Bukod dito, ang kawalang-kaugnayan ng mga dokumento ay sumisira sa sistema ng regulasyon, at sa pangkalahatan ang sistema ng pamamahala ng proseso sa mga mata ng mga tauhan ng kumpanya. Maraming mga empleyado ang nagsimulang maniwala na ang mga regulasyon ay isang dokumento na naglalaman ng impormasyon ng gabay at mga kinakailangan na malaki ang pagkakaiba sa mga aktwal na aktibidad, at na ang mga ito ay binuo lamang para sa iba't ibang panlabas na entity (mga kliyente, kasosyo, certifying at iba pang mga regulatory body).

Huli ikalimang dahilan Ang mababang kalidad ng mga regulasyon ay ang kahirapan sa pagbabasa at pag-unawa sa mga ito. Sa mga kumpanyang Ruso, kadalasan ang mga espesyalista lamang na bumuo sa kanila mismo ang makakabasa at nakakaunawa ng mga regulasyon nang tama. Dagdag pa, ang posibilidad ng hindi maliwanag na interpretasyon ng mga patakaran ay naging laganap, kung saan ang mga yunit ng istruktura ay nagsisimula nang gamitin para sa kanilang sariling mga interes at higit na binabawasan ang pagiging epektibo ng sistema ng regulasyon.

Ang limang dahilan na ibinigay para sa mababang kalidad ng mga regulasyon ay pangalawang antas na mga dahilan. Ang mga ito, sa turn, ay bumangon dahil sa mas malalim na mga sanhi, na sa terminolohiya ng pagsusuri ng sanhi-at-epekto (tingnan ang Fig. 2) ay tinatawag na mga sanhi ng ikatlong antas, ito ay:

• mahinang istruktura at standardisasyon ng mga regulasyon;
• mataas na labor intensity ng pag-update ng mga regulasyon;
• kumplikadong wika para sa mga regulasyon sa pagsulat.

Ito ay para sa tatlong kadahilanan na ang mga hakbang ay naglalayong mapabuti ang kalidad at kaugnayan ng mga regulasyon, at, dahil dito, ang pagiging epektibo ng sistema ng regulasyon sa kabuuan.

Ang unang dahilan ng ikatlong antas ay hindi magandang pag-istruktura at standardisasyon ng parehong sistema ng regulasyon at ang mga regulasyon mismo. Inilarawan ng nakaraang seksyon ang dalawang panuntunan para sa epektibong pagbubuo ng isang sistema ng mga regulasyon. Una− ang sistema ng regulasyon ay dapat ganap na gayahin ang proseso at istraktura ng organisasyon ng negosyo. Ang sistema ng mga regulasyon sa proseso ay dapat ulitin ang istraktura ng proseso ng kumpanya, at ang sistema ng mga istrukturang dokumento ay dapat ulitin ang istraktura ng organisasyon nito. Pangalawang tuntunin ay nauugnay sa pagkakasunud-sunod ng pagbuo ng dalawang uri ng mga dokumento: una, ang mga regulasyon sa proseso ay binuo, at pangalawa, ang mga istrukturang dokumento ay nabuo sa kanilang batayan.

Pangalawang dahilan ng ikatlong antas Ang mababang kalidad ng mga regulasyon ay nauugnay sa mataas na lakas ng paggawa at gastos ng pag-update sa mga ito. Ang problemang ito ay lalo na pinalala para sa mga lumalago at dynamic na pagbabago ng mga kumpanya, pati na rin ang mga kumpanya na may malaking bilang ng mga dokumento ng regulasyon.

Halimbawa, sa isang malaking kumpanya ng Russia, sinimulan ng pangkalahatang direktor ang trabaho upang ipakilala ang isang proseso ng diskarte sa pamamahala at regulasyon ng mga aktibidad. Habang inilalarawan at kinokontrol ng mga espesyalista ng kumpanya ang mga aktibidad ng production enterprise sa "as is" na estado, maraming proseso ng negosyo ang nagawang magbago nang maraming beses. Sa madaling salita, ang mga proseso ng negosyo at istraktura ng organisasyon ng negosyo ay nagbago nang mas mabilis kaysa sa kanilang kinokontrol. Nang makita ng CEO ang sitwasyong ito, inihayag niya na ang diskarte sa proseso ay hindi angkop para sa kanyang dynamic na umuunlad na kumpanya, at huminto sa trabaho sa pagsasaayos at pagpapatupad ng pamamahala ng proseso.

Kung susuriin mo ang sitwasyong ito, makikita mo ang ilang mga pagkakamaling nagawa. Unang pagkakamali ay dahil sa ang katunayan na ang pangkalahatang direktor ay tinutumbas ang pamamahala ng proseso sa regulasyon ng mga aktibidad ng kumpanya. Ang sistema ng pamamahala ng proseso ay mas malawak kaysa sa kanilang regulasyon. Kabilang dito ang pagpapabuti ng mga proseso at piling gumagamit ng malaking hanay ng iba't ibang tool para sa mga layuning ito, isa na rito ang regulasyon. Bilang resulta, ang hindi paggamit ng pamamahala sa proseso ay humantong sa mga nawawalang benepisyo na nauugnay sa paggamit nito.

Pangalawang pagkakamali ay nauugnay sa pagpili ng labor-intensive na mga diskarte sa regulasyon: kumplikadong istraktura at mga format ng mga regulasyon, manu-manong pagbuo ng mga dokumento sa halip na gumamit ng espesyal na software sa pagmomolde ng negosyo. At sa pangkalahatan, ang mga maling proseso ng negosyo at mga yunit ng istruktura ay pinili upang ayusin ang negosyo. Ang katotohanan ay ipinapayong gawing pormal ang mga na-optimize na proseso, dahil titiyakin ng mga regulasyon ang pagpapanatili ng mga nakamit na resulta ng pag-optimize. Kung ang isang proseso ng negosyo ay nangangailangan ng pagpapabuti at pag-unlad, ito ay unang kinakailangan upang i-optimize ito, at pagkatapos lamang, kapag ang istraktura ng proseso ay naging pinakamainam at matatag, dapat itong i-regulate.

Huli ikatlong pinagbabatayan na dahilan ay ang paggamit ng isang kumplikadong wika para sa pagsulat ng parehong proseso at istrukturang regulasyon. Ang kadahilanang ito ay makabuluhang nakakaapekto sa pag-unawa ng kanilang mga tauhan sa kumpanya. Kapag nagdodokumento, ang mga kumpanyang Ruso ay madalas na gumagamit ng burukratikong wika, mahabang multi-bahagi na mga pangungusap, hindi pamilyar at hindi maliwanag na mga termino, at isang malaki at kumplikadong istraktura ng dokumento ng regulasyon. Ang ganitong mga regulasyon ay nailalarawan sa pamamagitan ng labis na verbosity, hindi sapat na kalinawan, hindi makatwiran na pagtatanghal, at sa ilang mga kaso ay kinabibilangan ng mga hindi kinakailangang asosasyon, pagpapakita ng kaalaman at iba pang "mga laro sa isip" ng developer ng dokumento.

Bilang resulta, ang mga regulasyon ay nagiging kumplikado at hindi kinakailangan na napakalaki. Ang posibilidad ng kanilang paggamit ng mga tauhan sa kanilang mga praktikal na gawain ay makabuluhang nabawasan. Sa kasong ito, ang sumusunod na sitwasyon ay madalas na nangyayari: pagkatapos basahin ang mga regulasyon hanggang sa wakas, nakalimutan ng empleyado kung ano ang nakasulat sa simula. Ang isang kagiliw-giliw na katotohanan ay na sa mga kumpanya ng Russia ang dami ng mga regulasyon ay dalawa hanggang limang beses na mas malaki kaysa sa dami ng mga dokumento na ginagamit ng mga negosyo sa Kanluran kapag kinokontrol ang mga katulad na proseso ng negosyo at mga yunit ng istruktura.

Sa konklusyon, dapat tandaan na ang mga regulasyon ay kadalasang gumagamit ng eksklusibong isang text form para sa paglalarawan ng mga aktibidad, na hindi sinamahan ng tabular, teksto at mga graphic na anyo ng paglalahad ng impormasyon. Ang pagpapabuti ng ergonomya ng mga dokumento at ang kanilang pagbagay sa lipunan ay hindi sapat na ginagawa.

Sa mesa 2 ay nagpapakita ng ilang mga sipi mula sa mga dokumento ng regulasyon ng iba't ibang mga negosyo ng Russia, na sumasalamin sa mga nakalistang pagkukulang.

mesa 2. Mga sipi mula sa mga dokumento ng regulasyon ng iba't ibang mga negosyo

"Ang taga-scan ay naglalakad pabalik-balik at ini-scan ang lahat ng mga kahon sa papag..."

"Para sa pagtanggap ng mga kahon, 2 pares ang tinutukoy, bawat isa ay dapat magsama ng hindi bababa sa isang lalaki (o isang babaeng may binibigkas na katangiang panlalaki)"

“Ang senior return group ay nagpapatunay ng tinukoy na data sa pisikal na tinatanggap na mga kalakal sa punto ng paglabas sa 2 kopya ng acceptance certificate (Appendix 1) na may personal na lagda na nagsasaad ng buong pangalan. at posisyon, at tumatanggap din ng lagda ng isang kinatawan ng release point na nagpapatunay sa mga resulta ng pagtanggap ng mga kalakal."

"Kontrol sa terminolohikal - pagsuri sa pagsunod ng mga terminong ginamit sa mga panloob na dokumento ng regulasyon sa mga tuntunin ng terminolohikal na sangguniang libro....."

"Suriin ang kondisyon ng kargamento para sa pinsala, pinsala, hindi kumpletong pagkarga"

"Pinapayagan na ilagay ang mesa sa mahabang gilid ng karaniwang sheet ("nakahiga")"

"Kapag nagpasya sa dami ng order para sa isang item ng produkto, dapat mong gamitin ang sentido komun"

Mga solusyon sa mga problemang mababa ang kalidad at hindi nauugnay na mga regulasyon

Ang isang sanhi-at-epekto na pagsusuri ng pangunahing problema ng regulasyon sa mga kumpanyang Ruso, na nakadetalye hanggang sa mga dahilan sa ikatlong antas (tingnan ang Fig. 2), ay nagbibigay-daan sa amin na bumuo ng isang listahan ng mga solusyon sa problema na nauugnay sa hindi epektibo ng sistema ng regulasyon. . Upang malutas ang unang pangkat ng mga problema ng mababang kalidad at hindi nauugnay na mga regulasyon, ipinapayong ilapat ang sumusunod na limang pangunahing solusyon:

• pagpapatupad ng pagmomolde ng negosyo at mga teknolohiya sa engineering ng negosyo;
• pagpapatupad ng mga produkto ng software sa pagmomolde ng negosyo;
• sentralisasyon ng pamamahala ng pag-unlad at pag-update ng mga regulasyon;
• pagsunod sa prinsipyo ng Pareto at pagtiyak ng pagiging simple ng mga regulasyon.

Ang unang desisyon humahantong sa pinabuting kalidad at kaugnayan ng mga regulasyon ay pagpapatupad ng pagmomolde ng negosyo at mga teknolohiya sa engineering ng negosyo. Ang mga teknolohiyang ito ay dapat na regular na ginagamit upang bumuo at mag-update ng lahat ng uri ng mga regulasyon: proseso at istruktura.

Ang batayan ng mga teknolohiya sa pagmomolde ng negosyo ay ang konsepto ng isang modelo ng negosyo. Ang mga aktibidad ng kumpanya ay inilarawan sa anyo ng iba't ibang magkakaugnay na mga modelo ng negosyo: proseso, istruktura at mga modelo na nauugnay sa mga bahagi ng pamamahala tulad ng diskarte, pananalapi, atbp. Ang binuo na modelo ng negosyo ay napagkasunduan, naaprubahan, at pagkatapos lamang ay nabuo ang mga regulasyon sa proseso at istruktura sa batayan nito.

Kung kailangang gumawa ng mga pagbabago sa mga kasalukuyang aktibidad ng isang negosyo, ang mga espesyalista sa pagmomodelo ng negosyo o mga inhinyero ng negosyo ay gagawa ng mga pagbabago sa modelo ng negosyo. Pagkatapos ng susunod na pag-apruba at pag-apruba nito, ina-update ang mga nauugnay na regulasyon. Bilang resulta, ang diskarte sa pagmomodelo ng negosyo ay nagsasangkot ng pangunahing gawain sa mga modelo ng negosyo, batay sa kung aling mga regulasyon ang binuo.

Ang bentahe ng paggamit ng pagmomolde ng negosyo kumpara sa karaniwang pag-unlad ng mga regulasyon ay ang mga teknolohiyang ito ay kinabibilangan ng mga patakaran, pamamaraan at tool na nagbibigay ng mataas na istraktura, pagkakapare-pareho at standardisasyon ng paglalarawan ng mga aktibidad ng negosyo. Ang kanilang paggamit ay makabuluhang binabawasan ang lakas ng paggawa ng pag-update ng mga regulasyon, at humahantong din sa pagpapasimple ng wika ng kanilang pagsulat. Sa susunod na seksyon, ang nilalaman at aplikasyon ng mga teknolohiya sa pagmomolde ng negosyo ay tatalakayin nang mas detalyado.

Pangalawang solusyon, na humahantong sa pinabuting kalidad at kaugnayan ng mga regulasyon, ay nakasalalay sa pagpapatupad ng mga espesyal na produkto ng software sa pagmomodelo ng negosyo, sa tulong ng kung aling mga teknolohiya sa engineering ng negosyo ang awtomatiko.

Unang pangunahing tungkulin ang espesyal na software ay binabawasan nila ang oras at lakas ng paggawa ng pagbuo at pag-update ng mga modelo ng negosyo. Halimbawa, ang pagpapalit ng pangalan ng proseso ng negosyo, istrukturang yunit o dokumento ay ginawa sa produkto ng software nang isang beses ang iba pang mga pagbabago sa proseso at mga istrukturang modelo kung saan ang mga bagay na ito ay kasangkot ay awtomatikong isinasagawa. Bukod dito, ang mga espesyal na tool ng software ay nagbibigay ng pagpapatunay at kontrol ng istraktura, integridad at pagkakapare-pareho ng modelo ng negosyo. Kung mas malaki ang sukat ng modelo ng negosyo ng enterprise, mas malaki ang epekto ng paggamit ng naturang solusyon.

Pangalawang pangunahing tungkulin Binubuo ang software ng awtomatikong pagbuo ng anumang proseso at mga regulasyon sa istruktura. Binabawasan nito ang lakas ng paggawa at tinitiyak ang mga maikling termino para sa pagbuo at pag-update ng mga regulasyon, tinitiyak ang istraktura at pagkakapare-pareho ng mga dokumentong binuo, na humahantong sa pagtaas sa kanilang kalidad at kahusayan.

Pangatlong solusyon ang mga problema sa regulasyon ay sentralisasyon ng pamamahala ng mga proseso ng pag-unlad at pag-update ng mga regulasyon. Sa pagsasagawa, ang gawain ng regulasyon ay desentralisado, at ang bawat yunit ng istruktura ay nakapag-iisa na nagpapapormal sa mga lugar ng responsibilidad nito. Kung ang mga aktibidad na ito ay hindi sentral na pinag-ugnay, ang iba't ibang departamento ay maaaring pumili ng iba't ibang anyo ng mga regulasyon, naiiba sa istraktura, mga format, mga pangalan, atbp. Ito ang diskarte na humahantong sa isang paglabag sa istraktura at pagkakapare-pareho, at ito naman, ay humahantong sa mga kasunod na problema, lalo na sa hindi pagkakapare-pareho ng mga regulasyon.

Ang ikatlong pangunahing desisyon ay ang lumikha ng isang sentralisadong serbisyo na responsable para sa pagsasaayos ng negosyo, na dapat pumalit sa pamamahala ng pagbuo at pag-update ng mga regulasyon. Ang serbisyo ng regulasyon ay dapat magsagawa ng mga sumusunod na mandatoryong minimum na proseso:

• pagbuo ng pinag-isang karaniwang mga anyo ng proseso at mga regulasyong istruktura;
• pamamahagi ng responsibilidad para sa pagbuo at pag-update ng mga regulasyon sa mga istrukturang dibisyon ng kumpanya;
• kontrol sa gawaing pang-regulasyon na isinasagawa ng mga kagawaran;
• pagsasanay at pagkonsulta sa mga istrukturang dibisyon ng kumpanya sa mga isyu sa organisasyon at pamamaraan ng pagbuo ng mga regulasyon;
• pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga regulasyon;
• pagsisimula ng pag-update ng mga regulasyon at paggawa ng mga pagbabago sa mga ito;
• pamamahala ng pagbuo at pagpapanatili ng isang pinag-isang modelo ng negosyo ng negosyo;

Ang mahinang pag-unawa sa mga regulasyon ay nauugnay din sa kawalan sa karamihan ng mga negosyo ng isang corporate glossary ng mga termino na dapat gamitin kapag bumubuo ng mga dokumento ng regulasyon. Sa partikular, ang lahat ng hindi maliwanag na termino ay dapat tukuyin at isama sa glossary.

Samakatuwid, ang isa pang gawain ng sentralisadong serbisyo sa regulasyon ay upang mapanatili ang isang glossary ng mga karaniwang termino, gayundin ang pagkontrol at pagtiyak ng pagsunod sa mga terminong ginamit sa mga regulasyon sa corporate glossary. Sa isang bilang ng mga kumpanyang Ruso na nagpatupad ng mga epektibong mekanismo ng regulasyon, ang naturang glossary ay tinatawag na isang terminolohiya na sangguniang libro, at ang pagsubaybay sa pagsunod sa mga regulasyon dito ay tinatawag na kontrol sa terminolohiya.

Ang sentralisasyon ng pamamahala ng pagbuo at pag-update ng mga regulasyon, kabilang ang paglikha ng isang corporate glossary, ay magbibigay ng kinakailangang istraktura at standardisasyon ng sistema ng mga regulasyon, at hahantong din sa isang pagpapasimple ng wika ng kanilang pagsulat, pagtaas ng antas ng pagiging madaling mabasa at maunawaan.

Ang huling pangunahing paraan upang mapabuti ang kalidad ng sistema ng regulasyon ay ikaapat na solusyon, batay sa pagsunod sa prinsipyo ng Pareto at pagtiyak sa pagiging simple ng mga regulasyon, katulad ng kanilang istraktura at nilalaman. Para gumana ang mga regulasyon, sa isang banda, dapat maglaman ang mga ito ng paglalarawan ng mahahalagang tuntunin, at sa kabilang banda, dapat itong madaling basahin, maunawaan at gamitin.

Halimbawa, sa isang kumpanyang gumagawa ng makina sa Russia, nagpasya ang mga espesyalista sa regulasyon sa proseso ng negosyo na seryosohin ang kanilang mga gawain. Kapag binuo ang format ng regulasyon sa proseso ng negosyo, pinili nila ang isang format ng regulasyon na may malaking bilang ng mga seksyon, bawat isa ay mayroong maraming kinakailangang mga field. Bilang resulta, ang regulasyon sa proseso ng negosyo na "Mga Benta ng Produkto" ay binubuo ng 40 mga pahina ng teksto. Kasama ang mga form ng dokumento na naka-post sa apendiks, ang kabuuang dami ng mga regulasyon ay humigit-kumulang 80 mga pahina. Malaking oras at pagsisikap ang ginugol sa pagbuo ng naturang dokumento. At ang oras na ginugol sa pag-update nito ay lumampas sa bilis ng mga pagbabagong nagaganap sa merkado. Sa oras na ang bagong bersyon ng mga regulasyon ay napagkasunduan at naaprubahan, ang sitwasyon sa merkado ay nagbago sa paraan na ang proseso ay muling kailangang ayusin at iakma sa mga bagong kondisyon ng merkado. Sa sitwasyong ito, ang direktor ng pagbebenta ay tumanggi na magtrabaho ayon sa mga regulasyon, dahil ito ay lubos na humahadlang sa mga pagbabago sa proseso, na humantong sa pagkawala ng kita. Bilang resulta, ang nabuong 80-pahinang mga regulasyon ay naging hindi nauugnay, inilagay sa istante at hindi gumana.

Ang pamamahala ng kumpanya, na nasuri ang sitwasyon, itinakda ang serbisyo ng regulasyon ang gawain ng pagpapasimple ng mga regulasyon, na nag-iiwan lamang ng mga makabuluhang seksyon at impormasyon. Ang bagong pinasimpleng regulasyon sa proseso ng negosyo ay mahigit lamang sa 10 mga pahina, hindi binibilang ang mga form ng dokumento na kasama sa apendiks dito. Ang oras na ginugol sa pag-update nito ay nabawasan ng isang order ng magnitude, at ang mga regulasyon ay nagsimulang gumana, na naging isang mahalagang dokumento sa pagtatrabaho para sa lahat ng mga tagapamahala at mga espesyalista na kasangkot sa proseso ng pagbebenta ng mga produkto.

Upang matiyak ang pagiging simple at pagiging epektibo ng mga regulasyon, dapat matukoy ng bawat kumpanya para sa sarili ang kanilang pinakamainam na sukat. Ipinapakita ng praktikal na karanasan na ang laki ng pangunahing bahagi ng mga regulasyon na walang mga apendise ay hindi dapat lumampas sa 15-20 na pahina. Kung lumampas ito sa limitasyong ito, dapat gawin ang isa sa dalawang diskarte. Ang unang diskarte ay ang paglipat ng ilang mga seksyon mula sa pangunahing bahagi ng mga regulasyon patungo sa mga apendise. Kung ito ay hindi posible, kung gayon ang isang malaking regulasyon ay kailangang i-cut sa ilang mas maliliit na dokumento, at isang pinakamataas na antas na regulasyon ay kailangang bumuo na magsasama-sama ng mga hiwa na bahagi.

Sa pagsasagawa, upang matukoy ang pinakamainam na sukat ng mga regulasyon, kinakailangan upang masuri ang umiiral na sistema ng regulasyon ng negosyo, kung saan kinakailangan upang matukoy kung aling mga regulasyon ang gumagana sa kumpanya, na hindi, at matukoy ang mga dahilan para dito. . Kinakailangan din na magsagawa ng isang survey ng kawani tungkol sa kasiyahan sa mga umiiral na regulasyon, alamin ang kanilang mga kagustuhan at mungkahi para sa pagpapabuti.

Halimbawa, sa isang kumpanya kung saan umiral ang sistema ng regulasyon sa loob ng maraming taon, ipinakita ng naturang pagsusuri na ang pinakamainam na sukat ng mga regulasyon ay 4-8 na pahina. Sa isa pa, mas batang kumpanya, na gumagamit ng sistema ng regulasyon sa loob lamang ng isang taon, lumabas na ang mga kawani ay tumanggi na magtrabaho kasama ang mga dokumento na lumampas sa 2-3 mga pahina sa laki. At narito, tiyak na ang figure na ito ay kinuha bilang pinakamainam na sukat ng mga regulasyon.

Sa konklusyon, dapat tandaan na ang mas maliit na sukat ng mga regulasyon ay pinili bilang pinakamainam, mas maraming mga regulasyon ang kailangang bumuo ng negosyo. Bilang resulta, ang mga hierarchical tree ng proseso at mga regulasyon sa istruktura (tingnan ang Fig. 1) ay magkakaroon ng mas malaking bilang ng mga antas, na hahantong sa isang mas kumplikadong sistema ng regulasyon. Samakatuwid, kapag tinutukoy ang pinakamainam na sukat ng mga regulasyon, ang katotohanang ito ay dapat isaalang-alang sa pamamagitan ng pagtukoy sa ginintuang ibig sabihin at ang pinakamainam na balanse sa pagitan ng average na laki ng mga dokumento at ang bilang ng mga antas ng kanilang hierarchy.

Mga problema ng hindi nauunlad na mga mekanismo ng insentibo at mababang disiplina sa pagpapatupad ng mga regulasyon

Ang pangalawang pangkat ng mga dahilan para sa pangunahing problema ng sistema ng regulasyon ay nagkakaisa sa ilalim ng pangkalahatang pangalan na "Hindi sapat na mga mekanismo ng insentibo at mababang disiplina sa pagpapatupad ng mga regulasyon." Kasama sa grupong ito ang sumusunod na tatlong karaniwang dahilan ng ikatlong antas (tingnan ang Fig. 2):

• kawalan ng kontrol sa pagpapatupad ng mga regulasyon;
• kawalan ng motibasyon na sumunod sa mga regulasyon;
• mababang pagganap ng disiplina.

Unang dahilan Ito ay dahil sa ang katunayan na ang kumpanya ay walang epektibong kontrol sa pagpapatupad ng mga regulasyon. Ang karanasan sa regulasyon ay nagpakita na ang karamihan ng mga tauhan ay hindi susunod sa mga regulasyon kung nakita nila na walang kontrol sa kanilang pagpapatupad ng pamamahala. Sa pagsasagawa, ang mga kumpanya ng Russia, siyempre, ay sinusubaybayan ang pagpapatupad ng mga regulasyon;

Bilang isang tuntunin, ang hindi epektibong kontrol ay dahil sa mga sumusunod: Una, ang kontrol ay kadalasang pormal sa kalikasan, at sa ilang mga kaso ang mga yunit ng istruktura ay ipinapaalam nang maaga tungkol sa paparating na inspeksyon at may oras upang maghanda para dito. Pangalawa− ang kontrol ay isinasagawa sa maliit na lawak at bihira. AT pangatlo− hindi-mahahalagang aspeto ng aktibidad ay kinokontrol, habang ang mga importante at pangunahing proseso ng negosyo ay nahuhulog sa control zone dahil sa pagiging kumplikado at labor-intensive na katangian ng pagpapatupad nito.

Halimbawa, sa isang kumpanya, ang pagpapaandar ng regulasyon ay eksklusibong nababahala sa pagkontrol sa kung ano ang nakikita at kung ano ang madaling suriin. Halimbawa, nag-post sila ng inspektor sa pasukan ng canteen at sinusubaybayan ang pagsunod ng mga empleyado ng departamento sa iskedyul ng tanghalian. Habang ang iba pang mga pangunahing proseso ng negosyo ng negosyo at mahahalagang aspeto ng aktibidad ay nanatiling hindi nakokontrol.

Ang pangalawang dahilan ay inextricably na nauugnay sa una, ay ang lohikal na pagpapatuloy nito at ipinahayag sa kawalan ng epektibong feedback sa mga resulta ng pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga regulasyon. Sa partikular, sa mga kumpanyang Ruso, ang mga resulta ng pagpapatupad ng mga regulasyon ay madalas na hindi nauugnay sa sistema ng pagganyak at pagbabayad ng mga tauhan, na isang malakas na insentibo upang matupad ang mga nakatalagang gawain.

Halimbawa, sa isang komersyal na bangko, ang mga espesyalista ay bumuo ng isang teknolohikal na mapa para sa prosesong nauugnay sa serbisyo sa customer. Ang regulasyon sa prosesong ito ay napagkasunduan, inaprubahan at ipinaalam sa mga istrukturang dibisyon ng bangko na lumahok dito. Pagkalipas ng anim na buwan, nagpasya ang mga technologist sa pagbabangko na suriin kung gaano kabisang gumana ang dokumentong kanilang binuo. Sa kanilang pagtataka, natuklasan na ang mga departamento ng kliyente ng bangko ay sumusunod lamang sa mga regulasyon na 80% lamang. At ang paglipat ng mas malalim sa bangko sa back office at iba pang mga serbisyong kasangkot sa prosesong ito ay nagpakita na ang porsyento ng pagsunod sa mga regulasyon ay bumababa pa rin. Ang konklusyon na narating ng mga eksperto sa teknolohiya sa pagbabangko pagkatapos ng dalawang linggong pagsusuri sa natuklasang problema ay ito: nang walang regular na pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga regulasyon at ang nauugnay na sistema ng pagganyak, imposibleng makamit ang 100% na kahusayan ng sistema ng regulasyon.

Pangatlong dahilan ng ikalawang antas− ito ay mababang pagganap ng disiplina ng mga tauhan. Ang isang pangkalahatan ng karanasan ng pagkonsulta sa iba't ibang mga negosyo ay nagpakita na ang antas ng ehekutibong disiplina ng mga empleyado ng mga kumpanyang Ruso ay mas mababa kumpara sa mga negosyo sa Kanluran. Ang pagsasagawa ng regulasyon ay nagpapakita na kung ang isang tao ay hindi disiplinado, iyon ay, sa una ay madaling kapitan ng hindi pagsunod sa itinatag na mga patakaran, kung gayon walang mabisang sistema ng kontrol at pagganyak ang makapagpapasigla sa kanya na sumunod ng 100% sa mga regulasyon. Halimbawa, ang isang walang disiplina na empleyado ay maaaring balewalain lamang ang mga regulasyon, maghanap ng mga dahilan, o maghahanap ng mga butas sa mga patakaran. Parehong hahantong ang dalawa sa komplikasyon at pagtaas sa gastos ng sistema ng regulasyon, kontrol at pagganyak para sa pagpapatupad ng mga regulasyon, na sa huli ay magiging hindi epektibo, at sila ay titigil sa pagtatrabaho dahil sa kanilang pagiging kumplikado at pagiging mahirap.

Ang nasa itaas na tatlong pangalawang antas na sanhi ay nagmumula sa isang mas malalim na problema, na sa terminolohiya ng sanhi-at-epekto na pagsusuri (tingnan ang Larawan 2) ay isang ikatlong antas na dahilan. Ito ay immature management at corporate culture ng kumpanya. Sa partikular, nangangahulugan ito na ang antas ng pag-unlad ng pamamahala sa kumpanya ay mababa para sa pagpapatupad ng isang epektibong sistema ng regulasyon, at ang kultura ng korporasyon ay hindi nagbibigay ng mga regulasyon.

Ang mga halimbawa ng mga kumpanyang may hindi pa ganap na pamamahala ay dalawang uri ng mga negosyo. SA unang uri Kabilang dito ang halos lahat ng maliliit at kung minsan ay katamtamang laki ng mga kumpanya na umiral sa merkado sa medyo maikling panahon, hindi hihigit sa 5-7 taon. Bilang isang patakaran, ang mga naturang kumpanya ay nilikha ng mga negosyante na walang dating edukasyon sa negosyo o karanasan sa pamamahala ng malalaking organisasyon, at nabuo mula sa mga katulad na pag-iisip na nangungunang mga tagapamahala na wala ring propesyonal na edukasyon o karanasan sa pamamahala ng mga sistemang sosyo-ekonomiko. Pangalawang uri Ang mga negosyong may hindi pa ganap na pamamahala ay pabago-bagong umuunlad sa mga kumpanyang dumaan sa isang yugto ng mabilis na paglago, na sinamahan ng isang matalim na pagtaas sa bilang ng mga empleyado. Sa ganitong mga kumpanya, ang pinakaepektibong mga espesyalista ay madalas na na-promote sa mga posisyon ng gitna at kahit na mataas na antas ng mga tagapamahala nang hindi sumasailalim sa paunang pagsasanay o pagsasanay sa mga kasanayan sa pamamahala.

Ang karanasan sa pagkonsulta sa mga uri sa itaas ng mga kumpanyang Ruso ay nagpakita na ang karamihan sa kanilang mga tagapamahala ay hindi nauunawaan na ang mga regulasyon ay kinakailangan at ang makatwirang pag-istruktura at pormalisasyon ng mga aktibidad ay nagbibigay ng mahusay na mga pakinabang para sa pagpapabuti at pag-unlad ng negosyo. Ang impormasyon na upang matiyak na ang kahusayan at paglago ng isang kumpanya ay kailangang gumana ayon sa paunang binuo na mga patakaran at pamamaraan ay madalas na isang paghahayag para sa marami sa kanila. Tulad ng nabanggit kanina, kung ang pamamahala ng kumpanya ay hindi naiintindihan at hindi sinusuportahan ang ideya ng regulasyon, kung gayon ang mga ordinaryong empleyado ay hindi gaanong handa para sa pormal na trabaho.

Ang isang kapansin-pansing halimbawa ng ganitong sitwasyon ay isang proyekto upang ilarawan ang mga proseso ng negosyo at ayusin ang mga aktibidad ng isang aktibong umuunlad na network ng mga komersyal na klinikang medikal. Pinasimulan ng kumpanya ng pamamahala ng network ang gawaing ito, na kinikilala ang kahalagahan nito para sa karagdagang paglago at pag-unlad ng organisasyon. Ang proyekto ay nakatagpo ng mahigpit na pagtutol mula sa lahat ng mga direktor na namuno sa mga medikal na klinika. Ang dahilan pala nito ay ang pagiging immaturity ng management. Karamihan sa mga direktor ay nagtrabaho kamakailan bilang mga doktor sa parehong mga klinika. Dahil sa mabilis na paglago ng kumpanya, sila, bilang ang pinaka mahusay at responsableng mga empleyado, ay hinirang sa mga posisyon ng mga direktor, at kailangan nilang mabilis na lumipat mula sa mga upuan ng mga espesyalista sa mga upuan ng mga tagapamahala. Ibinigay na ang isang espesyalista ay hindi maaaring maging isang propesyonal na tagapamahala sa isang maikling panahon, ang mga direktor ng klinika ay hindi naiintindihan kung bakit kinakailangan upang ilarawan ang mga proseso ng negosyo at ayusin ang mga aktibidad ng mga yunit ng negosyo. Kinailangan ng maraming oras upang ipaliwanag ang pangangailangang ito, sanayin at pagbutihin ang mga kasanayan sa pamamahala ng mga direktor, na humantong sa mga pagkaantala sa mga takdang oras ng proyekto para sa paglalarawan ng mga proseso at pag-formalize ng mga aktibidad.

Kahit na ang mga tagapamahala na nakakaalam tungkol sa pagpapayo ng mga aktibidad sa pagsasaayos ay madalas na hindi nauunawaan ang papel ng mga regulasyon at hindi alam ang tamang teknolohiya para sa kanilang pag-unlad at paggamit. Bilang resulta, kapag sinusubukang gawing pormal ang mga aktibidad ng isang tao, lumitaw ang isang sistema ng mga regulasyon na hindi gumagana, o kahit na nagsisimulang magdulot ng pinsala sa halip na benepisyo. Ang isang katulad na halimbawa, kapag ang isang adaptive na kumpanya ay bumuo ng mahigpit na hindi gumaganang mga regulasyon na hindi angkop para sa mga detalye ng mga aktibidad nito, ay tinalakay sa nakaraang kabanata sa seksyon na nakatuon sa bureaucratic at adaptive na mga anyo ng mga organisasyon.

Paglutas ng mga problema ng mga hindi pa nabuong mekanismo ng insentibo at mababang disiplina sa pagpapatupad ng mga regulasyon

Ang isang sanhi-at-epekto na pagsusuri ng pangalawang pangkat ng mga problema sa regulasyon sa mga kumpanyang Ruso, na nagkakaisa sa ilalim ng pangkalahatang pamagat na "Hindi sapat na mga mekanismo ng insentibo at mababang disiplina sa pagpapatupad ng mga regulasyon" (tingnan ang Fig. 2) ay humahantong sa sumusunod na tatlong pangunahing solusyon sa mga problemang ito :

• pagpapatupad ng isang epektibong sistema para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga regulasyon;
• pagpapakilala ng isang epektibong sistema ng pagganyak para sa pagsunod sa mga regulasyon;
• pag-unlad ng pamamahala, kultura ng korporasyon, pagpapabuti ng disiplina.

Ang unang desisyon Ang grupong ito ng mga problema ay ang pagbuo at pagpapatupad ng isang epektibong sistema para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga regulasyon. Ang isyung ito ay ilang beses na tinalakay sa ito at sa mga nakaraang kabanata. Sa konklusyon, nararapat na tandaan na ang pagpapakilala ng mga modernong teknolohiya ng impormasyon sa negosyo ay makabuluhang nag-aambag sa pagtaas ng kahusayan ng kontrol. Ang ipinatupad na pinagsama-samang sistema ng pamamahala ay nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis at mahusay na magtala ng impormasyon sa pagpapatupad ng mga pangunahing aspeto ng mga proseso ng negosyo, pati na rin makabuo ng mga ulat sa pagpapatupad ng mga regulasyon.

Pangalawang solusyon ay inilapat pagkatapos ng una at nagpapahiwatig ng paglikha ng epektibong feedback batay sa mga resulta ng pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga regulasyon. Nangangahulugan ito na ang mga resulta ng kontrol ay hindi dapat mawala at dapat itong gamitin kapwa upang mapataas ang antas ng pagsunod sa mga regulasyon at upang mapabuti ang mga proseso ng negosyo at ang istraktura ng organisasyon ng negosyo.

Sa pinakamababa, ang mga resulta ng pagsubaybay sa pagsunod sa mga regulasyon ay dapat na regular na talakayin. Ipinapakita ng pagsasanay na kahit na ang isang simpleng pagtalakay sa mga umuusbong na paglihis mula sa mga regulasyon, na isinasagawa ng manager kasama ang kontratista, ay isang makabuluhang insentibo upang mapataas ang antas ng pagsunod sa mga pamantayan. Upang mapakinabangan ang mga insentibo, kinakailangang isama ang pinakamahalagang resulta ng kontrol sa sistema ng pagganyak at kabayaran ng mga tauhan. Sa turn, para dito kinakailangan na bumuo ng mga pangunahing tagapagpahiwatig na sumusukat sa antas ng pagsunod sa mga regulasyon. Ang ganitong mga hakbang ay tinatawag na panloob na kalidad at tinalakay sa mga nakaraang kabanata.

Bilang karagdagan sa talakayan sa mga gumaganap, ang anumang mga paglihis na lumitaw ay dapat na regular na talakayin sa mga nagtatrabaho na grupo upang mapabuti ang mga aktibidad ng negosyo. Kasabay nito, ang mga dahilan para sa mga paglihis ay dapat isaalang-alang, na marami sa mga ito ay maaaring nauugnay sa suboptimal na pagganap ng kumpanya, bilang isang resulta kung saan ang trabaho ay dapat na simulan upang mapabuti ito.

Pangatlong desisyon Ang pangkat ng mga problema ay ang pagbuo ng pamamahala, kultura ng korporasyon at pagtaas ng disiplina ng tauhan, na kinabibilangan ng isang hanay ng mga sumusunod na aktibidad:

• pagtaas ng kamalayan ng mga tagapamahala sa pangangailangan at papel ng mga regulasyon;
• pagtaas ng disiplina sa pagganap ng mga tauhan sa pamamagitan ng pagbabago ng pamantayan para sa pagpili ng mga empleyado, paglikha ng isang naaangkop na sistema ng pagganyak at pagsasagawa ng iba't ibang mga aktibidad;
• pagsasanay sa mga tagapamahala sa mga pangunahing kasanayan sa pamamahala, kabilang ang mga kasanayan sa paggamit ng mga regulasyon sa pamamahala;
• pagbuo ng kultura ng korporasyon na sumusuporta sa pag-istruktura at pormalisasyon ng gawain ng mga tauhan.

3. Paglalapat ng mga teknolohiya sa pagmomodelo ng negosyo at mga produkto ng software

Ang isa sa mga solusyon, ang paggamit nito ay makabuluhang pinatataas ang kahusayan ng sistema ng regulasyon, ay ang pagpapakilala ng pagmomolde ng negosyo at mga teknolohiya sa engineering ng negosyo. Ang pagpapatupad ay nangangahulugan na ang mga ito ay dapat na regular na ginagamit sa loob ng negosyo upang bumuo at mag-update ng parehong proseso at istrukturang regulasyon. Sa pagtingin sa pinakamalaking kahalagahan ng mga teknolohiyang ito para sa pagpapabuti ng kalidad at kaugnayan ng mga regulasyon, sa seksyong ito ay tatalakayin ang mga ito nang detalyado.

Sa pagsasagawa, ang mga kumpanyang Ruso ay madalas na gumagamit ng isang diskarte sa pagbuo ng mga dokumento ng regulasyon, na maaaring tawaging "pag-unlad sa mabilisang." Ang isang empleyado na may impormasyon tungkol sa kung paano nakaayos ang mga proseso ng negosyo, istraktura ng organisasyon at pamamahagi ng mga responsibilidad ay nagsusulat ng mga regulasyon gamit ang isang text editor. Sa karamihan ng mga kaso, ang MS Word o MS Excel software ay ginagamit bilang isang text editor. Sa diskarteng ito, may mataas na posibilidad na ang mga regulasyon ay magkasalungat sa isa't isa, magiging kumplikado at hindi malinaw, at ang mga hindi regulated na lugar ng mga aktibidad ng negosyo ay mananatiling hindi napapansin. Ito ay ipinaliwanag sa pamamagitan ng mababang kahusayan ng textual, semi-structured na pamamaraan ng paglalarawan ng mga aktibidad para sa mga layunin ng regulasyon.

Bukod dito, kung kinakailangan na baguhin ang mga regulasyon, walang sinuman maliban sa developer ng dokumento ang makakagawa ng gawaing ito nang mahusay, dahil ang kaalaman sa mga relasyon sa pagitan ng iba't ibang bahagi ng mga regulasyon ay nananatili lamang sa kanyang ulo.

Ang isang mas epektibong teknolohiya para sa pagbuo ng mga dokumento ng regulasyon ay batay sa paggamit ng pagmomodelo ng negosyo at mga teknolohiya sa engineering ng negosyo, na wastong tinatawag na solusyon ng ika-21 siglo.

Ang mga konsepto ng business modelling at business engineering ay tinukoy bilang mga sumusunod:

Pagmomodelo ng negosyo− ito ay mga teknolohiya para sa pagbuo ng mga modelo ng mga aktibidad ng isang organisasyon upang malutas ang ilang mga problemang kinakaharap nito. Karaniwan, sa pagsasagawa, ang mga naturang gawain ay nagdaragdag ng kahusayan sa pamamahala, pag-unlad at pagpapabuti ng negosyo.

Inhinyero ng negosyo− ito ay mga teknolohiya para sa paglalarawan at pagdidisenyo ng isang negosyo alinsunod sa mga layunin nito, gamit ang mga hakbang-hakbang na pamamaraan at isang sistema ng notasyon (wika). Ang mga teknolohiya at pamamaraang ito ay nagbibigay ng isang bagong paraan ng pag-iisip - isang pananaw sa paglalarawan at pagbuo ng isang epektibong kumpanya bilang isang aktibidad na maaaring muling gawin sa engineering.

Ang engineering ng negosyo ay sa panimula ay naiiba sa mas lumang mga diskarte na naniniwala na ang epektibong pamamahala ay isang sining na naa-access sa ilang piling at hindi maaaring kopyahin.

Ang konsepto ng pagmomolde ng negosyo ay mas malawak, dahil ito ay nagpapahiwatig ng pagbuo ng anumang mga modelo ng negosyo para sa isang negosyo - proseso, organisasyon, estratehiko, pinansyal, matematika, atbp. Pangunahing nakatuon ang mga teknolohiya sa engineering ng negosyo sa pagtatrabaho sa mga modelo ng mga proseso ng negosyo, istraktura ng organisasyon at diskarte. Dahil ang mga isyung tinalakay dito ay nauugnay sa mga proseso at istruktura ng organisasyon, kapag inilapat sa mga ito, ang mga teknolohiya ng business modelling at business engineering ay halos magkapareho, at simula ngayon ang parehong mga konsepto ay gagamitin bilang mga kasingkahulugan.

Ayon sa mga teknolohiya sa engineering ng negosyo, bago bumuo ng mga regulasyon, kinakailangan na bumuo ng mga modelo ng negosyo ng mga proseso, istraktura ng organisasyon at pamamahagi ng mga responsibilidad (tingnan ang Fig. 3). Susunod, ang mga nabuong modelo ng negosyo ay napagkasunduan ng iba't ibang kalahok sa aktibidad na kailangang gawing pormal. Ang mga pagsasaayos na lumitaw sa panahon ng pag-apruba ay kaagad na ipinapasok sa pinagsama-samang modelo ng negosyo, at pagkatapos lamang ay nabuo ang mga regulasyon sa proseso at istruktura batay dito.

kanin. 3. Paglalapat ng mga teknolohiya sa pagmomodelo ng negosyo at mga produkto ng software
para sa pagbuo at pag-update ng mga regulasyon

Sa pagsasagawa, dalawang teknolohiya para sa paglikha ng mga regulasyon batay sa mga modelo ng negosyo ang ginagamit: manu-mano at awtomatiko.

Manu-manong pagbuo ng mga regulasyon batay sa mga modelo ng negosyo ay isinasagawa bilang mga sumusunod: isang espesyalista sa regulasyon ang bubuo at inaaprubahan ang isang graphical na modelo ng negosyo. Matapos ang pag-apruba nito, gamit ang isang ordinaryong text editor, bubuo siya ng mga regulasyon sa text o tabular na format.

Halimbawa, sa isang kumpanya ang proseso ng manu-manong pagbuo ng mga regulasyon batay sa pagmomolde ng negosyo ay mahigpit na ginawang pormal, na sinisiguro ang kinakailangang kalidad ng mga dokumentong binuo. Dalawang uri ng mga espesyalista ang lumahok sa prosesong ito: isang business engineering specialist at isang regulatory specialist. Una, isang business engineering specialist ang bumuo ng mga graphical na modelo ng negosyo, inayos at inaprubahan ang mga ito. Pagkatapos, ang espesyalista sa regulasyon, batay sa mga modelo ng negosyong ito, ay bumuo ng mga regulasyon sa format ng teksto, na ginagabayan ng mga paunang naaprubahang panuntunan. Inilarawan ng mga panuntunang ito ang pagsusulatan sa pagitan ng mga elemento ng modelo ng negosyo at ng dokumentong binuo.

Sa Fig. 4. Ang isang halimbawa ng isang fragment ng isang graphical na modelo ng proseso at isang regulasyon ng proseso na nabuo nang manu-mano batay sa batayan nito, pati na rin ang mga sulat sa pagitan ng mga ito, ay ibinigay.

kanin. 4. Isang halimbawa ng isang fragment ng isang proseso ng modelo ng negosyo at isang manu-manong nabuong regulasyon sa proseso batay dito

Ang bentahe ng manu-manong diskarte sa paglikha ng mga regulasyon, kung kaya't ito ay ginamit sa kumpanyang ito, ay ang isang espesyalista sa regulasyon na may mga kasanayan sa pagsulat ng dokumento, na manu-manong muling pagsasaayos ng pagkakasunud-sunod ng mga salita sa isang pangungusap, ay nakamit ang pinakamahusay na istilo ng dokumento. Mayroong dalawang disadvantages sa diskarteng ito. Sa malaking dami ng manu-manong pagpoproseso ng teksto, tumataas ang posibilidad ng kalabuan, kontradiksyon at hindi pagkakapare-pareho. Ang isa pang makabuluhang disbentaha ay ito ay napakahirap sa paggawa at magastos - ang oras na kinakailangan upang bumuo at mag-update ng mga regulasyon ay nananatiling mahaba, at sa mataas na dinamika ng mga pagbabago, ang mga regulasyon ay walang oras upang ma-update, bilang isang resulta kung saan sila ay mabilis. luma na at huminto sa pagtatrabaho.

Sa modernong mga kondisyon ng mahusay na dinamismo ng panlabas na kapaligiran, ang dalawang disadvantages ng manu-manong teknolohiya ay nagsisimulang makabuluhang lumampas sa tanging kalamangan nito, at ang paglipat sa pangalawa, awtomatikong paraan para sa pagbuo ng mga regulasyon, ay nagiging mas at mas may kaugnayan at nakakakuha ng katanyagan sa mga kumpanya ng Russia.

Ang mga modernong dalubhasang software na produkto na nag-automate sa pagbuo ng mga modelo ng negosyo ay nagbibigay-daan sa gumagamit na independiyenteng bumuo at mag-customize ng anumang mga template ng mga regulasyon (tingnan ang Fig. 5).

kanin. 5. Isang halimbawa ng isang fragment ng template ng regulasyon ng proseso (mga regulasyon sa proseso ng negosyo) na binuo sa produktong software na "Business Engineer"

Kapag bumubuo ng mga template, naglalaman ang mga ito ng eksaktong mga seksyon at mga field ng impormasyon na kasalukuyang nauugnay para sa enterprise. Gamit ang mga template, ang sinumang empleyado ay maaaring awtomatikong lumikha ng iba't ibang proseso at istrukturang regulasyon batay sa modelo ng negosyo.

Sa Fig. Ang mga figure 6 at 7 ay nagpapakita ng mga fragment ng mga regulasyon sa proseso (mga regulasyon sa proseso ng negosyo), pati na rin ang mga istrukturang regulasyon (mga paglalarawan sa trabaho), na awtomatikong nabuo gamit ang produkto ng software sa pagmomolde ng negosyo na "Business Engineer".

kanin. 6. Fragment ng mga regulasyon sa proseso (mga regulasyon sa proseso ng negosyo), awtomatikong nabuo gamit ang produktong software na "Business Engineer"

kanin. 7. Fragment ng mga istrukturang regulasyon (paglalarawan sa trabaho), awtomatikong nabuo gamit ang produktong software na "Business Engineer"

Nagbibigay-daan sa iyo ang mga espesyal na produkto ng software na awtomatikong lumikha ng anumang proseso at mga regulasyong istruktura batay sa mga binuong modelo ng negosyo:

• mga regulasyon sa sistema ng proseso ng kumpanya;
• mga regulasyon sa mga proseso ng negosyo;
• mga regulasyon at teknolohikal na mapa ng mas mababang antas ng mga proseso;
• mga regulasyon sa istraktura ng organisasyon ng kumpanya;
• mga regulasyon sa mga dibisyon ng istruktura;
• paglalarawan ng trabaho;
• atbp.

Ang mga teknolohiya sa pagmomodelo ng negosyo ay batay sa prinsipyo ng pagkakapare-pareho at pinapayagan ang iba't ibang bahagi ng isang malaking sistema na maiugnay nang tama sa isa't isa. At ang paggamit ng espesyal na software ay nagpapahintulot sa iyo na i-automate ang prosesong ito at, lalo na, awtomatikong suriin ang integridad at pagkakapare-pareho ng iba't ibang bahagi ng modelo ng negosyo.

Kaya, ang paggamit ng mga teknolohiya at mga espesyal na tool ng software para sa pag-automate ng pagmomodelo at regulasyon ng negosyo ay nagbibigay-daan sa iyo upang maiwasan ang mga pagkakamali, pagbutihin ang kalidad at kahusayan ng mga regulasyon at gawin itong gumana.

Panitikan:

• Pagsasagawa ng estratehikong pagsusuri
• Pagbuo at pagpapatupad ng diskarte at BSC
• Pag-unlad ng mga pangunahing tagapagpahiwatig - KPI
• Disenyo at pag-optimize ng mga proseso ng negosyo
• Pagsusuri ng functional at gastos ng mga proseso ng negosyo
• Pagsusuri at pag-optimize ng istraktura ng organisasyon
• Awtomatikong pagbuo ng mga ulat at regulasyon
• Pagbuo ng isang sistema ng pamamahala ng kalidad (QMS)
• Pagsusuri ng kahusayan ng tauhan
• Pamamahala ng proyekto
• Pagsusuri ng sistema ng impormasyon ng negosyo

Pinipili ng maraming kliyente ang Business Engineer bilang ang pinaka-epektibong alternatibo sa mga mamahaling dayuhang sistema ng pagmomodelo, dahil ngayon ang Business Engineer ay hindi mababa sa functionality sa katulad na software na kilala sa merkado, at sa ilang mga lugar ay nahihigitan pa sila.

Developer – kumpanya ng BITEK (Business Engineering Technologies), Moscow

Kapag nangyari ang "mga lokal na labanan" sa loob ng isang serbisyo, ang isyu ng pamamahagi ng responsibilidad ay pagpapasya ng agarang superbisor. Ngunit paano kung sumiklab ang mga hindi pagkakaunawaan sa pagitan ng mga departamento? Makakahanap ng paraan ang isang HR specialist sa sitwasyong ito.

Mula sa artikulong ito matututunan mo ang:

• ano ang regulasyon ng interaksyon sa pagitan ng mga structural divisions
• ang pinaka-maginhawang paraan ng regulasyon
• kung anong mga nuances ang dapat isaalang-alang kapag naghahanda ng mga regulasyon para sa pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga dibisyon ng istruktura
• kung paano ipatupad ang mga regulasyon para sa pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga istrukturang dibisyon

Upang tukuyin ang lahat ng mga pakikipag-ugnayan sa kumpanya at sa gayon ay mapataas ang kahusayan ng mga tauhan, ang mga espesyalista sa HR ng SpecPolymer ay bumuo at nagpasimula ng Mga Regulasyon para sa pakikipag-ugnayan at daloy ng dokumento. Nakatulong ito sa organisasyon na maalis ang maraming problema. Siyempre, ang naturang dokumento ay hindi isang panlunas sa lahat para sa lahat ng mga sakit, ngunit nagdudulot ito ng kalinawan at katiyakan sa mga aktibidad ng negosyo at makabuluhang pinapadali ang gawain ng hindi lamang mga tagapamahala ng HR, kundi pati na rin ang pamamahala.

Ang kumpanya ng SpetsPolymer ay itinatag noong 2003. Gumagawa ito at gumagawa ng mga protective polymer coatings batay sa polyurea at polyurethanes sa Russia, at nagbibigay ng mga serbisyo ng coating para sa lahat ng uri ng surface. May 6 na sangay. Ang bilang ng mga tauhan ng kumpanya ng pamamahala ay halos 50 katao.

Karaniwang ginagawa ang mga regulasyon kung ang kumpanya ay:
maraming mga proseso ng negosyo;
sila ay nagsasangkot ng higit sa dalawang yunit (ilang empleyado o istrukturang yunit).

Mga layunin ng paglikha ng mga regulasyon para sa pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga istrukturang dibisyon

Ang mga layunin ng paglikha ng mga regulasyon para sa pakikipag-ugnayan at daloy ng dokumento:

1. Pagtatatag at pagpapanatili ng kaayusan sa paghahanda ng mga dokumento, pagpapanatili ng tamang pakikipag-ugnayan ng mga yunit ng negosyo.

2. Pag-iwas sa mga salungatan sa koponan: hindi lang sila lilitaw kung ang mga responsibilidad, performers, mga deadline ay natukoy nang maaga at naitala sa isang karaniwang dokumento.

3. Pagpapasiya ng mga tungkulin sa paggawa ng mga empleyado: ang mga regulasyon ay nagpapahiwatig kung sino ang nakikipag-ugnayan sa kung kanino sa trabaho, ano ang bahagi ng pakikilahok ng bawat empleyado sa isang partikular na proseso.

4. Ginagawang mas madali para sa mga bagong dating na sumali sa kumpanya: ang mga regulasyon ay nakakatulong upang maunawaan ang istruktura ng mga komunikasyon sa negosyo, ipahiwatig kung anong mga dokumento at serbisyo ang dapat gawin ng isang tao, at kung ano ang mga deadline para sa pagkumpleto ng mga gawain.

5. Pagkontrol sa mga proseso at disiplina sa pagganap.

6. Pinapadali ang paglipat ng mga kaso mula sa isang empleyado patungo sa isa pa, halimbawa, sa isang sitwasyon ng pagbabakasyon o pagpapaalis.

7. Pag-aalis ng mga sitwasyong may kaugnayan sa organisasyon ng paggawa na maaaring humantong sa pagkalugi ng pinansyal, oras at yamang tao.

Para sa mas detalyadong paliwanag, tingnan ang video:

Istraktura ng mga regulasyon para sa pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga istrukturang dibisyon

Ito ay pinaka-maginhawa upang gumana sa mga regulasyon kapag sila ay ginawa sa anyo ng isang talahanayan (tingnan ang talahanayan). Bigyang-pansin natin ang ilan sa mga column nito:
"Numero ng form" - parehong pamantayan at tinatanggap ng kumpanya na mga form ng mga dokumento ay maaaring ipahiwatig;
Ang "Tagaganap" ay isang empleyado na nagsasagawa ng isang aksyon o naghahanda at nagpapanatili ng isang dokumento;
"Petsa/oras" - ang eksaktong petsa ng paghahanda ng dokumento;
Ang "Responsable" ay isang empleyado na kumokontrol sa paghahanda ng dokumento, na responsable para sa pagkakumpleto at katumpakan ng impormasyong ipinakita dito, pati na rin para sa pagsunod sa mga deadline (kadalasan ang tagapagpatupad o ang kanyang tagapamahala).

Kung ang ilang link ay hindi ibinigay para sa isang partikular na dokumento, isang dash ang idaragdag. Halimbawa, buwanang naghahanda at nagsusumite ang isang sekretarya-klerk para sa pag-apruba sa pinuno ng serbisyo sa pamamahala ng tauhan ng isang listahan ng mga kaarawan ng mga empleyado sa susunod na buwan, ngunit ang pag-apruba ng dokumentong ito ay hindi ibinigay, at sa kasong ito ay magkakaroon ng gitling sa column na "Lagda, pag-apruba." Ang mga aksyon sa mga partikular na dokumento ay inilarawan nang linya sa linya sa mga regulasyon.

Maaaring igrupo ang mga dokumento batay sa pagkakapareho ng mga proseso o mga serbisyo kung saan nauugnay ang mga ito. Samakatuwid, makatuwiran na i-highlight ang kaukulang mga bloke sa mga regulasyon: sa pamamagitan ng proseso (halimbawa: resibo / pagpapadala ng mga kalakal, atbp.) o sa pamamagitan ng serbisyo (komersyal na departamento, serbisyo sa produksyon, atbp.). Kung ang isang malaking kumpanya ay may mga kumplikadong proseso ng pakikipag-ugnayan, kung gayon, marahil, bilang karagdagan sa mga regulasyong karaniwan sa lahat, kakailanganing bumuo ng mga iyon para sa bawat isa sa mga dibisyon.

Mga nuances ng paglikha ng mga regulasyon para sa pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga dibisyon ng istruktura

Ang mga nuances ng paglikha ng mga regulasyon ay nakasalalay sa mga katangian ng kumpanya at ang uri ng kultura ng korporasyon nito. Sa anumang kaso, kinakailangan na kumuha ng suporta ng pamamahala at pukawin ang interes ng mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura. Ang paggawa ng isang pangkalahatang dokumento ng korporasyon ay maaaring magsimula sa paglikha ng Mga Regulasyon para sa serbisyo sa pamamahala ng tauhan. Para sa HR, ito ay medyo simple: ang lahat ng mga proseso ay kilala sa kanya, at ang pag-uudyok sa mga nasasakupan na sumunod sa Mga Regulasyon ay hindi mahirap. Pagkatapos ng naturang pagsubok, nagiging mas madaling ipakita ang mga pinuno ng iba pang mga serbisyo gamit ang isang buhay na halimbawa kung paano nakakatulong ang Mga Regulasyon sa kanilang trabaho, kung ano ang kinakailangan para sa paglikha at epektibong operasyon nito.

Kaya, nang matanggap ang pag-apruba at suporta ng pamamahala, dapat kolektahin ng HR manager ang lahat ng impormasyon tungkol sa mga panloob na proseso at dokumento. Upang gawin ito, pinakamahusay na tukuyin ang mga responsable para sa bawat bloke ng mga proseso (kadalasan ito ang mga pinuno ng mga serbisyo at departamento). Ang mga pamamaraan para sa pagkolekta ng data ay nakasalalay sa mga katangian ng kumpanya: maaari kang magpadala ng isang newsletter sa pamamagitan ng panloob na network na may isang form ng regulasyon at isang halimbawa ng pagpuno nito, o maaari mong malaman ang kinakailangang impormasyon sa isang personal na pag-uusap sa lahat.

Ang impormasyon na natanggap sa lahat ng mga proseso at dokumento sa kumpanya ay naitala sa papel.

Pagpapatupad ng mga regulasyon para sa pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga istrukturang dibisyon

Mahalagang sumang-ayon sa ginawang dokumento sa lahat ng empleyado. Maipapayo na gumawa ng malawakang pamamahagi ng mga bagong regulasyon sa panloob na network ng Internet na may panawagan para sa mga mungkahi at komento (ang deadline para sa pagsasaalang-alang ng mga isinumiteng komento ay dapat ipahiwatig). Kung hindi posible ang elektronikong pamamahagi o hindi lahat ng empleyado ay may access sa isang computer, kailangan mong bigyan ang bawat yunit ng istruktura ng isang papel na kopya ng dokumento. Pagkatapos ng lahat ng pag-apruba, maaaring maglabas ng utos na nag-aapruba sa Mga Regulasyon at ang mandatoryong pagpapatupad nito ng lahat ng empleyado.

Para gumana ang mga regulasyon, kinakailangang suriin ang pagpapatupad nito paminsan-minsan at gumawa ng napapanahong mga pagbabago at pagdaragdag. Kung mayroong isang variable na bahagi sa suweldo ng empleyado, maaari mong gawin ang pagsunod sa mga regulasyon na isa sa mga pamantayan para sa pagbabayad nito.

* Kung ang deadline ay bumagsak sa isang weekend o non-working holiday, ito ay ipagpaliban sa susunod na araw ng trabaho pagkatapos ng petsang ito

PROBLEMA: Ang pangunahing pagbabago sa sitwasyon sa mga pamilihan sa pananalapi ay nangangailangan ng mga kumpanya hindi lamang na ayusin ang kanilang mga estratehiya, kundi pati na rin gumawa ng mga pagsasaayos sa krisis sa lahat ng proseso ng negosyo. Bilang resulta, maraming mga probisyon at panloob na regulasyon na may kaugnayan sa trabaho, kabilang ang serbisyo sa pananalapi, ay kailangang muling isulat halos mula sa simula. Anong mga minimum na kinakailangan ang dapat matugunan ng dokumentasyon ng panloob na regulasyon? SOLUSYON: Ang sitwasyon kung kailan ang isang tila pinag-isipang mabuti at mahusay na binuong regulasyon ay nagiging pormalidad at hindi ginagamit sa trabaho ay pamilyar sa marami. Ang mga dahilan ay maaaring ganap na naiiba - walang mga detalyadong tagubilin para sa pagkilos, ang mga regulasyon ay hindi tumutugma sa mga tunay na proseso, at sa wakas, ang mga empleyado ay hindi naiintindihan ang mga magulong kinakailangan. Upang maiwasan ang mga naturang problema kapag gumuhit ng susunod na "pagtuturo para sa aksyon", sapat na upang sundin ang ilang simpleng mga patakaran.

Upang maunawaan ang mga kinakailangan para sa "mahusay" na mga regulasyon, kailangan mo munang magpasya sa pangunahing bagay, kung sino ang nangangailangan nito at bakit. Kadalasan, ang lahat ng mga probisyon ay nilikha sa isang mas malaking lawak para sa nangungunang at gitnang pamamahala. Ito ang pangunahing pagkakamali ng regulasyon, na kadalasang nagdudulot ng lahat ng gawain sa wala. Kapag bumubuo ng mga regulasyon, nakakalimutan nila ang tungkol sa mga inaasahan at pangangailangan ng mga gagamit nito - ang mga gumaganap. Sa madaling salita, ang mga panloob na tagubilin ay hindi naglalaman ng malinaw at hindi malabo na mga tagubilin para sa pagkilos.

MAGSASANAY NG KARANASAN
Vladimir Belov, Pinansyal na Direktor ng Trading House Kitchen Without Borders LLC: "Ang gawain sa pagbuo ng mga regulasyon ay tiyak na isang mahalagang hakbang patungo sa pag-optimize ng mga proseso ng pamamahala ng kumpanya. Kadalasan, ang pamamahala sa proseso ng trabaho ay nalulutas ang parehong mga problema na nauugnay sa mga hindi koordinadong aksyon ng mga yunit ng istruktura, ang kakulangan ng malinaw na mga gawain at pamantayan para sa pagtatasa ng pagganap. Sa madaling salita, nag-aaksaya tayo ng oras sa mga isyu na karaniwang hindi dapat lumitaw.

Maaaring malutas ng regulasyon ng mga proseso ng negosyo ang marami sa mga problemang ito. Ito ay totoo lalo na sa mga kondisyon ng kawalang-tatag. Sa isang banda, ang kasalukuyang sitwasyon ay nangangailangan ng pamamahala na magkaroon ng isang mas nababaluktot na diskarte, "manu-manong" na kontrol, at sa kabilang banda, ang mga uncoordinated na aksyon at pagkakamali ng mga gumaganap ngayon ay puno ng malubhang problema para sa kumpanya. Ang mga regulasyon ay dapat kumilos bilang isang uri ng pagpigil, proteksyon mula sa mga emosyon at padalus-dalos na pagkilos."

OPINION PRACTITIONER
Elena Tyabutova, direktor sa pananalapi ng Inmarko: Sa panahon ng kawalang-tatag, talagang gusto kong maging flexible - upang madaling umangkop sa isang mabilis na pagbabago ng mundo. At ang anumang regulasyon ay ang pagkamatay ng flexibility. Samakatuwid, hindi kinakailangan ang mga regulasyon. Nakakasagabal lang sila. Mukhang tama ang pangangatwiran. Ngunit tingnan natin, sa anong mga aspeto tayo dapat maging flexible? Nais ba nating maglingkod sa mga kliyente nang iba araw-araw depende sa mood ng mga gumaganap? O gusto ba nating gumawa ng ating mga produkto sa ibang paraan? O ang mga oras ng paghahatid ay hindi mahalaga sa amin ngayon? Hindi siguro.

Gusto naming mapanatili ang aming hard-win reputation. Para mangyari ang lahat ng ito, dapat mayroong maayos na gawain ng mga tauhan, kailangang ayusin ang mga proseso at regulasyon. Kung gayon saan dapat ang kakayahang umangkop? Dapat mayroong flexibility sa strategic management at marketing. Maaaring ibigay ang sumusunod na pagkakatulad: hindi alam ng fire brigade kung saan ang sunog bukas. Ngunit siya ay mahusay na sinanay at magagawang magtrabaho nang maayos sa iba't ibang mga pangyayari. May mga regulasyon ang fire brigade. Alam ng lahat kung ano ang gagawin, ngunit nagtatrabaho sila sa isang napaka-hindi matatag na kapaligiran. Sa tingin ko, kailangang sundin ang halimbawa ng fire brigade sa usapin ng regulasyon.”

Maraming tao ang naniniwala na kung ang mga prinsipyo ay naayos sa pinakamataas at gitnang antas ng pamamahala, ang mga resulta ay ginagarantiyahan. Sa katunayan, ito ay hindi palaging sapat. Ang pangunahing layunin ng regulasyon ay upang ihatid sa tagapalabas sa isang simple at naa-access na form ng malinaw na mga panuntunan para sa pagsasagawa ng ilang mga aksyon. Mula sa puntong ito ng pananaw, ang regulasyon ng lamang sa itaas na antas ng mga proseso ng aktibidad ay hindi sapat, dahil ang isang tiyak na produkto ng isang tiyak na kalidad ay ginawa ng mga tagapalabas - mga manggagawa at empleyado. Samakatuwid, ang pangunahing epekto ng regulasyon ay makukuha sa pamamagitan ng pagbalangkas ng malinaw at nauunawaang mga tuntunin partikular para sa kanila.

Kasabay nito, kadalasan dahil sa iba't ibang layunin (kakulangan ng oras) at subjective (kakulangan ng kaalaman sa mga detalye), ang pagbuo ng mga regulasyon ay direktang ipinagkatiwala sa mga tagapagpatupad. "Mas alam nila ang mga detalye ng kanilang trabaho at makakagawa sila ng mas malinaw na mga tagubilin" - gaano man ito gusto ng isang tao, hindi maaaring magabayan ng ganoong lohika ang isang tao. Kung hindi, na may mataas na antas ng posibilidad, makakatanggap ka ng mga regulasyon mula sa seryeng "Kaya ko" o "Gusto kong gawin", at hindi palaging ito ang kailangan natin mula sa kanilang mga aktibidad at kalidad ng mga resultang nakuha.

Ang tagapamahala lamang ang makakapagbalangkas ng mga kinakailangan para sa mga aktibidad, at hindi ang kabaligtaran. Ang tanging bagay na hindi natin dapat kalimutan ay ang lahat ay dapat na simple, naiintindihan, at naa-access. Mula sa puntong ito, ang isang mahusay na regulasyon ay dapat matugunan ang mga sumusunod na pamantayan:
- matukoy ang mga lugar ng responsibilidad ng mga empleyado para sa gawaing isinagawa;
- naglalaman ng mga kinakailangan para sa nilalaman ng trabaho (kung ano ang dapat mong gawin upang makamit ang kinakailangang resulta);
- naglalaman ng hindi malabo na mga kinakailangan para sa mga resulta ng trabaho;
– naglalaman ng masusukat na pamantayan para sa pagtatasa ng pagiging epektibo ng trabaho (kalidad ng trabaho).

Bukod dito, ang lahat ng nasa itaas ay dapat na tiyak hangga't maaari, at hindi naglalaman ng hindi kinakailangang himulmol at mga salita tungkol sa matayog na bagay. Kung hindi, ang pagpapatrabaho sa mga tao ayon sa hindi malinaw na mga tagubilin kung saan sila ay ganap na nalilito ay magiging napakahirap.

ISTRUKTURA NG PROSESO

Kaya, ang gawain ng pagbuo ng mga regulasyon ay ganap na nasa loob ng kakayahan ng pamamahala. Ngunit ang buong tanong ay kung aling mga tagapamahala ang may pananagutan sa kung aling mga regulasyon. Sino ang dapat bumuo, halimbawa, ng mga regulasyon para sa proseso ng "taunang pagbabadyet" - ang direktor sa pananalapi o ang pinuno ng departamento ng pagpaplano ng ekonomiya? Upang maunawaan ang "dibisyon ng paggawa", kinakailangan na bumuo ng isang hierarchy ng mga proseso ng negosyo, batay sa kung saan posible na malinaw na sagutin ang naturang tanong.

MAGSASANAY NG KARANASAN
Vladimir Belov:"Ang pagpili ng isang taong may kakayahang sumulat nito o ng regulasyong iyon ay isang hindi maliit na gawain. Ang solusyon ay maaaring isangkot ang isang panlabas na espesyalista na maingat na pag-aaralan ang lahat ng antas ng proseso nang detalyado at ilipat ang impormasyon sa mga regulasyon. Ang isa pang pagpipilian ay ang paghirang ng isang empleyado mula sa mga tauhan ng kumpanya na may pinakamataas na impormasyon tungkol sa mga kasalukuyang proseso at may awtoridad na pag-aralan ang anumang mga lugar ng aktibidad."

Ang proseso ng negosyo ay may isang masamang tampok - multi-levelness. Ang anumang proseso sa isang kumpanya, sa kasamaang-palad, ay hindi lamang "isang hanay ng magkakaugnay at nakikipag-ugnayan na mga aktibidad na nagpapalit ng mga input sa mga output," ayon sa mga pamantayan ng ISO. Ito ay isang multi-level na istraktura na binubuo ng hindi bababa sa mga sumusunod na hierarchical na antas (sa pagkakasunud-sunod ng pagpapalaki):
- operasyon - ang pinakamababang bahagi ng aktibidad ng isang indibidwal na empleyado para sa pagsusuri, na ginawa "awtomatikong". Halimbawa, pindutin ang "Ctrl B" sa MS Word upang i-highlight ang isang salita sa bold na teksto. Natural, ang anumang operasyon ay dating isang aksyon;
– aksyon – ilang sunud-sunod na isinagawang mga operasyon, pagkatapos nito ay nagsasagawa ng malay na kontrol ang tagapalabas. Halimbawa, punan ang isang cash receipt order o mag-isyu ng isang beses na pass. Bukod dito, kapag nagha-highlight ng mga operasyon at aksyon, kinakailangang tumuon hindi sa antas ng isang baguhan na manggagawa, ngunit sa mga kakayahan ng isang propesyonal;
– pamamaraan – ilang sunud-sunod na pagkilos na isinagawa ng isang partikular na tagapalabas, na humahantong sa pagtanggap ng isang tiyak na resulta ng aktibidad, na inilipat sa ibang kalahok sa proseso. Depende sa proseso, ang output na ito ay maaaring isang dokumento (email, memo, fax...), isang item (mga hilaw na materyales sa isang bodega, mga semi-tapos na produkto sa isang linya, atbp.) o hindi dokumentado na impormasyon (oral na mensahe, telepono tawag, atbp.);
– basic level business process (BLP) – isang pagkakasunud-sunod ng magkakaugnay na mga pamamaraan na isinagawa ng iba't ibang mga performer, na humahantong sa isang kumpleto at makabuluhang resulta para sa organisasyon. Halimbawa, ang isang natapos na kontrata (na-account para sa departamento ng accounting, na isinampa ng isang archivist, atbp.), isang sertipiko ng pagtanggap, mga kalakal sa isang bodega (na may obligadong paglipat ng mga pangunahing dokumento sa isang accountant at accounting para sa mga item sa imbentaryo).
– linya ng aktibidad – isang pinalaki na bahagi ng mga aktibidad ng organisasyon, na binubuo ng isa o ilang grupo ng mga pangunahing proseso ng negosyo. Halimbawa, pamamahala ng tauhan, pananalapi, produksyon, logistik, atbp.

Ang ganitong istraktura ay humahantong sa ang katunayan na mula sa isang regulasyon na punto ng view ang lahat ay nagiging medyo kumplikado. Halos imposibleng ilarawan ang lahat ng limang antas gamit ang isang posisyon. Bilang karagdagan, para sa iba't ibang antas ng mga proseso, ang "mga mamimili ng mga regulasyon" ay magkakaiba din (na may sariling mga kinakailangan para sa pagiging simple, kalinawan, pagkakaunawaan, atbp.):
– para sa BPBU, mga pamamaraan at aksyon – mga ordinaryong gumaganap (accountant, loader, atbp.);
– para sa mga lugar ng aktibidad – mga middle manager, atbp.

Nangangahulugan ito na kung ilalarawan mo ang lahat ng mga antas na ito sa isang dokumento, ang output ay gagana sa dami na humigit-kumulang katumbas ng nobelang "Digmaan at Kapayapaan," na malamang na walang magbabasa at magtrabaho. Upang malutas ang problemang ito at lumikha ng mga regulasyon sa pagtatrabaho, mayroong apat na pangunahing prinsipyo, na tatalakayin natin nang mas detalyado.

MABILIS NA PAGTUGON

KAILANGAN MO BA MAGKAROON NG MGA ESPESYAL NA KASANAYAN AT MGA PRODUKTO NG IMPORMASYON PARA MAGMOMODEL NG MGA PROSESO NG NEGOSYO?

Ang karanasan at kasanayan ay hindi kailanman kalabisan, kahit na ang isang "hindi sanay" na tao ay maaaring gumuhit ng isang diagram ng isang proseso ng negosyo. Tulad ng para sa mga espesyal na format at sistema ng impormasyon, hindi lahat ay napakasimple dito. Ang Internet ay puno ng payo, pagsasanay, atbp. sa paksang ito: Aris, BpWin, IDEF, VAD, eEPC.

Bago magmadali upang bumili ng naturang sistema o mag-sign up para sa pagsasanay, mahalagang paghiwalayin ang dalawang pangunahing gawain kung saan ginagamit ang pagmomodelo: automation at pag-optimize/regulasyon ng mga proseso ng negosyo.

Magiiba ang mga kinakailangan sa pagmomodelo para sa mga gawaing ito. Ito ay dahil sa ang katunayan na sa unang kaso ay mahalaga para sa amin na maunawaan ang papel ng IT system at ang mga kinakailangan para dito. Sa hinaharap, ang mga ginawang scheme ay gagamitin para magtakda ng mga gawain para sa automation, software development, atbp.

Sa pangalawa, kailangan natin ang mga modelo na maging simple, naiintindihan at malinaw na nakikita ng parehong loader o crane operator. Ang isang loader na may kaalaman at pag-unawa sa eEPC ay, siyempre, isang marangal na gawain, ngunit, bilang panuntunan, ito ay walang kabuluhan. Samakatuwid, bilang isang patakaran, ang ganitong gawain ay maaaring harapin gamit ang mga tool ng MS Office sa kamay at pag-alala sa tatlong itinatangi na salita: simple, naiintindihan, naa-access sa tagapalabas.

UNANG PRINSIPYO. ISAYIN ANG LAHAT NG MGA LEVEL

Kailangang kontrolin ang mga proseso sa mahigpit na alinsunod sa mga antas ng detalye. Upang gawin ito, ang kumpanya ay kailangang lumikha ng isang sistema ng mga panloob na regulasyon at mga tagubilin. Kadalasan, ang ganitong sistema ay binubuo ng ilang uri ng mga dokumento (tingnan ang figure).

Ang mga tagapamahala ng linya ay dapat na responsable para sa antas ng BAP (buuin, subaybayan at ayusin sa isang napapanahong paraan). Sa kasong ito, sila ay magiging base-level na mga manager ng proseso (mga lower-level na manager na responsable para sa pagkamit ng isa o ibang (mga) resulta ng BAP).

Ang mga pangunahing kinakailangan para sa mga regulasyon, mga tagubilin sa trabaho, atbp. ay upang matukoy ang isang malinaw na pagkakasunud-sunod ng mga aksyon para sa mga partikular na gumaganap, magtatag ng mga paraan ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga empleyado, at magtala din ng mga kinakailangan para sa mga pangunahing at intermediate na resulta kapag nagpapatupad ng mga partikular na BAP.

Bukod dito, mahalagang maunawaan kung anong antas ang ire-regulate ang mga aktibidad. Sa pagsasagawa, mayroong dalawang polar na opinyon. Ang una ay upang ilarawan ang lahat hanggang sa mga operasyon - "isang hakbang sa kaliwa, isang hakbang sa kanan - isang pagtatangka upang makatakas, pagpapatupad." At ang pangalawang bagay ay ang magtakda ng mga prinsipyo, at ang natitira ay ang pag-aalala ng pinuno: kung paano siya nagpasya, gayon din ang mangyayari. Sa katunayan, ang pangalawang opsyon ay may karapatang umiral at napakabisa sa maliliit na kumpanya na may laki ng kawani na hindi hihigit sa 50–300 katao, depende sa industriya.

Ngunit kapag ang kumpanya ay sapat na at matatag, ang kahusayan at kakayahang umangkop ay mayroon nang ibang kahulugan, na tinatawag na "kaguluhan". Ito ay maaaring ilarawan sa sumusunod na halimbawa. Sa isang malaking kumpanya ng Russia, ang empleyado na responsable para sa pagpaplano ng produksyon ay nagbigay ng shift production plan sa workshop araw-araw sa 11 pm sa pag-asang lahat ay gagawin sa oras. Ang kumpanya ay kulang sa kapasidad ng produksyon at halos nakipagkalakalan sa mga gulong. Sa umaga ay lumabas na ang ginawa ay ganap na naiiba mula sa tinukoy sa plano, dahil ang ilang pinuno ng ilang departamento ay tatawag sa 12 ng gabi, na nagtataka kung bakit napakaliit ng mga produkto na kailangan niya ang naplano at walang bakas na natitira. ng balanseng plano. Sa ganoong sitwasyon, imposibleng gawin nang walang mahigpit na paglalarawan ng proseso hanggang sa antas ng mga partikular na tagapalabas. Dahil ang bawat manager ay may kanya-kanyang layunin, kadalasan ang mga ito ay multidirectional, at kahit na ang lahat ay maayos sa isang partikular na departamento, ang kumpanya ay gulo.

Ngunit kapag gumuhit ng mga regulasyon, walang punto na bumaba sa antas ng mga operasyon. Kung lamang dahil ito ay tumatagal ng mahabang panahon at hindi palaging makatwiran. Ang isang kwalipikadong empleyado ay dapat magkaroon ng kinakailangang kakayahan: ang isang driver ay dapat na marunong magmaneho, ang isang accountant ay dapat malaman ang tsart ng mga account, atbp. Kung hindi, ito ay hindi lubos na malinaw kung paano sila napunta sa kumpanya. Pinakamainam na huminto sa mga regulasyon sa antas ng mga aksyon, na tunog, halimbawa, tulad nito: "nagsusuri ng mga pangunahing dokumento para sa ganito at ganoon", "nagbubukas sa 1C 7.7. dokumentong TORG-12", "ayon sa mga pangunahing dokumento, pinupunan ang lahat ng mga patlang na tinukoy sa electronic form", "sinusuri ang nagresultang halaga ng dokumento para sa pagsunod sa tinukoy sa pangunahing dokumento", atbp.

IKALAWANG PRINSIPYO. BALANGKAS NG PROSESO – BATAYAN NG MGA REGULASYON

Halimbawa: ano, mula sa pananaw ng kumpanya, ang magiging isang makabuluhang resulta ng proseso ng negosyo para sa supply ng mga hilaw na materyales at mga pantulong na materyales (S&M):
– hilaw na materyales sa bodega;
– hilaw na materyales sa bodega at mga pangunahing dokumento na isinumite sa departamento ng accounting;
– mga hilaw na materyales sa bodega at mga pangunahing dokumento na inilipat sa departamento ng accounting, pati na rin ang paghahatid na isinasagawa sa departamento ng accounting.

Siyempre, ang huli. Nangangahulugan ito na hindi lamang mga storekeeper at loader, kundi pati na rin ang mga accountant ay kasangkot sa proseso ng pagbibigay ng mga computer system. Lahat ng mga gumaganap na ito ay kasangkot at makikita sa isang proseso ng negosyo, at samakatuwid ay gagabayan ng isang regulasyon. At upang makita ang mga nuances ng mga interrelasyon nito at hindi bigyan ito ng hindi kinakailangang gawain, ipinapayong lubos na maunawaan nang maaga kung paano nangyayari ang lahat. At para dito kailangan mo ng isang modelo (diagram).
Kung walang diagram ng proseso ng negosyo na magsisilbing aplikasyon, imposibleng lumikha ng magagandang regulasyon. Ang scheme ay malulutas ang pangunahing problema ng mga regulasyon - ang pagtatanghal ng proseso bilang isang tiyak na pagkakasunud-sunod ng mga pamamaraan at aksyon upang makamit ang isa o isa pang makabuluhang resulta, mula sa pananaw ng kumpanya.

Upang bumuo ng mga panloob na tagubilin at regulasyon, ang isang diagram ng proseso ng negosyo, sa isang banda, ay dapat na nagbibigay-kaalaman, at sa kabilang banda, ipakita ang proseso nang simple at malinaw (isang halimbawa ay ipinapakita sa diagram).

MABILIS NA PAGTUGON

ANO ANG MGA BATAYANG KINAKAILANGAN PARA SA MGA PROVISYON NG ISTRUKTURA NG PAMAHALA?

Ang mga pangunahing kinakailangan para sa mga probisyon (sa istruktura ng pamamahala, sa direksyon ng aktibidad, atbp.) bilang mga dokumento na naglalarawan sa "itaas" na antas ng pamamahala ay ang mga sumusunod:
- magtakda ng mga pangkalahatang prinsipyo ng trabaho kapwa sa kumpanya sa kabuuan at sa isa o ibang lugar ng aktibidad (bilang isang agnas ng mga layunin at layunin);
- ayusin ang responsibilidad para sa pagkamit ng mga itinakdang layunin at layunin sa isang partikular na lugar ng aktibidad;
- magbigay ng gabay sa mga empleyado (sa istraktura ng pamamahala ng kumpanya, sa isang tiyak na lugar ng aktibidad, sa sistema ng regulasyon ng aktibidad);
– magbigay ng mga link sa mas detalyadong mga dokumento (halimbawa, mga regulasyon ng BPBU).

IKATLONG PRINSIPYO. MAHIGPIT NA ISTRUKTURA

Ang isang mahusay na regulasyon ay dapat na mahigpit na nakabalangkas. Bukod dito, ang istraktura ng dokumento ay dapat na malinaw na nauugnay sa diagram ng proseso ng negosyo. Ang mga Regulasyon ay umaakma at "nagtuturo" sa pamamaraan batay sa kung saan ito binuo. Kung hindi ito ang kaso, sa halip na "mahigpit na mga kinakailangan" ang output ay magiging "isang sanaysay sa isang libreng paksa", tulad ng, halimbawa, sa sumusunod na fragment:

“...tinatasa ng isang espesyalista sa departamento ng marketing ang kakayahang kumita ng pasilidad. Kung ang pasilidad na may maliit na halaga ay matatagpuan sa isang malaking distansya mula sa lokasyon ng mga yunit ng produksyon at nangangailangan ng malaking gastos sa relokasyon, ang naturang pasilidad ay hindi kumikita. Kung ang malayong bagay ay malaki ang halaga at nagsasangkot ng mahabang panahon ng pagtatayo, ang naturang bagay ay kumikita. Ang mga pasilidad na matatagpuan malapit sa mga production unit ay kumikita din..."

Ang diagram sa itaas ay may napakahigpit na istraktura - mayroon itong limang pangunahing larangan. Apat na patayo:
– "Mga Gumaganap", ang patlang na ito ay nagpapahiwatig ng posisyon o tungkulin na nagsasagawa ng isang partikular na pamamaraan ng proseso ng negosyo;
- "Mga Pamamaraan", ang patlang na ito ay nagpapahiwatig ng pangalan ng pamamaraan at ang listahan ng mga aksyon ng mga gumaganap (kung kinakailangan);
- "Mga Kundisyon (mga pagbubukod)", ang patlang na ito ay nagpapahiwatig ng lahat ng posibleng mga sangay ng mga resulta ng pamamaraan ng tagapalabas depende sa mga desisyon na ginawa niya sa loob ng pamamaraan (ipinahiwatig sa diagram ng isang brilyante);
– "Mga Resulta", ang field na ito ay nagpapahiwatig ng lahat ng mga resulta na dumating sa tagapagpatupad (mga input ng pamamaraan) o na ginawa ng tagapagpatupad sa isang partikular na pamamaraan (mga output ng pamamaraan).

At isang patlang nang pahalang - sa loob nito ang isang tagapalabas ("anumang empleyado ng Central Federal District," direktor sa pananalapi, pangkalahatang direktor, atbp.) ay hiwalay sa isa pa. Alinsunod dito, ang mga regulasyon sa proseso ng negosyo ay dapat magkaroon ng katulad na istraktura. Sa prinsipyo, ang lahat ng ito ay maaaring iharap sa isang talahanayan, kung saan ang mga pahalang na patlang ay nagpapahiwatig kung sino ang gumagawa, kung ano ang kanilang ginagawa, atbp., At ang mga patayong patlang ay naglilista at naglalarawan ng mga pamamaraan (tingnan ang talahanayan).

Sa kasamaang palad, ang pagtatrabaho sa mga talahanayan na may maraming teksto ay napaka-inconvenient. Ang dokumento ay lumalabas na malaki, ang teksto sa mga hanay ay mahaba at naka-compress, at ito ay hindi maginhawang basahin. Dagdag pa, ang isang pamamaraan ay maaaring magkaroon ng higit sa isang kundisyon (pagbubukod), ngunit marami. Upang mapanatili ang lahat ng mga positibong katangian ng representasyon ng talahanayan at sa parehong oras ay neutralisahin ang lahat ng mga pangunahing kawalan nito, kinakailangan upang idagdag ang nawawalang mga patlang, bilangin ang mga ito at tandaan mula sa kurso ng matematika ang isang konsepto bilang matrix transposition. Bilang resulta, nakukuha namin ang sumusunod na istraktura ng teksto:

Pangalan ng pamamaraan N
– n.1. Sino ang nagsasagawa ng pamamaraan.
– n.2. Ano ang ginagawa nito (ano ang mga aksyon na ginagawa nito) kapag ginagawa ang pamamaraan.
– n.3. Ano ang resulta ng pamamaraan.
– n.4. Mga kinakailangan para sa pamamaraan at mga resulta.
– n.5. Mga paglalarawan ng unang pagbubukod o kundisyon para sa pagsasagawa ng pamamaraan.
– n.6. Mga paglalarawan ng pangalawang pagbubukod o mga kondisyon para sa pagpapatupad ng pamamaraan.
– n.m. Mga paglalarawan ng m-th exception o mga kundisyon para sa pagsasagawa ng pamamaraan.

Karamihan sa trabaho ay tapos na. Ngunit ang anumang proseso ng negosyo ay palaging may simula (mga input sa proseso ng negosyo) at ang mga resulta ng buong proseso sa kabuuan (mga output). Siyempre, kahit na mula sa iminungkahing istraktura ng dokumento ay posible na mahanap kung ano ang papasok sa proseso at kung ano ang output. Ngunit kung naaalala natin ang prinsipyo ng kaginhawaan ng mga regulasyon, kung gayon mas tama na gumawa ng isang hiwalay na seksyon para sa paglalarawan ng mga input at output. Bilang karagdagan, dapat ipahiwatig ng mga regulasyon ang mga posisyon na responsable para sa pamamahala at para sa pagkamit ng mga resulta. At sa wakas, ang isang "mahusay" na dokumento ay palaging may mga karaniwang seksyon tulad ng: layunin, nilalaman, mga termino at mga pagdadaglat, atbp. Bilang resulta, ang panghuling istruktura ng mga regulasyon ay dapat magmukhang humigit-kumulang na ganito:
1. Pangkalahatang Probisyon:
a. layunin ng dokumento;
b. lugar ng aplikasyon;
c. mga termino at pagdadaglat;
2. Mga kundisyon at paghihigpit:
a. mga paunang kondisyon;
b. mga kinakailangan para sa huling resulta;
c. mga paghihigpit.
3. Mga kinakailangan para sa mga pamamaraan:
a. pangalan ng pamamaraan N;
b. ...
4. Kontrol at responsibilidad:
a. kontrol sa pagpapatupad;
b. responsibilidad para sa pagsunod.
5. Mga Application:
a. diagram ng proseso;
b. mga form ng dokumento;
c. Sangguniang data.

Ngayon ang mga regulasyon ay tiyak na magtatatag ng pakikipag-ugnayan ng mga gumaganap (opisyal) kapag gumaganap ng trabaho sa loob ng balangkas ng inilarawan na proseso ng pangunahing antas ng negosyo. Ngayon ay hindi mo na ito maisusulat sa ibang paraan, dahil ang dokumento ay naglalaman ng isang mahigpit na listahan ng mga mandatoryong seksyon (na may kaugnayan sa power supply diagram).

PAGLALARAWAN NG MGA PROSESO NG NEGOSYO

IKAAPAT NA PRINSIPYO. WALANG CREATIVE FREEDOM

Upang makakuha ng magagandang regulasyon bilang resulta ng lahat ng pagsisikap, mahalagang limitahan ang "kalayaan ng pagkamalikhain" ng developer. Sa madaling salita, magtakda ng mahigpit na mga panuntunan para sa istilo at presentasyon ng teksto. Kung hindi, na may mataas na antas ng posibilidad, ang mga regulasyon ay magiging ganito: "... isang espesyalista mula sa Marketing Department ay sumasang-ayon sa Deputy General Director sa desisyon na lumahok sa pag-bid at mga talaan sa iskedyul ng mapagkumpitensyang trabaho ( Appendix 2) ang mga tuntunin ng kumpetisyon para sa kumpetisyon, ay lumilikha ng isang pakete ng mga dokumento ng kwalipikasyon na may aplikasyon para sa pagpasa sa PQS alinsunod sa mga kinakailangan ng QC na itinakda sa Mga Tagubilin para sa mga kalahok ng kumpetisyon, na ibinibigay ng organizer ng kumpetisyon sa mga kalahok ...”

Ang fragment na ito, sa isang banda, ay mabuti dahil ito ay malinaw na bumubuo ng mga kinakailangan para sa mga aktibidad ng isang espesyalista sa departamento ng marketing. Ngunit napakahirap na maunawaan ang mga ito mula lamang sa teksto. Upang maiwasan ang paggawa ng gayong mga pagkakamali, mayroong limang simpleng tuntunin ng pagtatanghal:
– tuwirang pagkakasunud-sunod ng salita (sino, ano, kailan, paano). Sa kasamaang palad, ang wikang Ruso ay napakayaman at makapangyarihan na maaari mong tapusin ang isang pangungusap, o kahit isang buong talata, nang napakatalino na ang lahat ng magbabasa nito ay magkakaroon ng malakas na pag-unawa sa kung ano at kung paano gawin;
- ang mga pangungusap ay simple. Ang lahat ng tambalan o kumplikadong mga pangungusap ay walang awang pinaghiwa-hiwalay;
- maikli ang mga pangungusap. Kung ang panukala ay kailangang maglista ng mga dokumento, aksyon, kinakailangan, atbp., pagkatapos ay kinakailangan na gumamit ng mga listahan o ipakita ang mga naturang listahan sa mga aplikasyon;
– hindi malabo. Nangangahulugan ito na ang lahat ng hindi malinaw na mga pangungusap ay dapat na higit pang bigyang kahulugan at ipaliwanag o hindi na ginagamit;
– Mahigpit na ipinagbabawal ang mga asosasyon, “mind games”, pagpapakita ng labis na kaalaman.

MABILIS NA PAGTUGON

ANONG MGA TANONG ANG DAPAT SAGUTIN NG PROCESS MODEL?

Anuman ang paraan ng paglalarawan, dapat sagutin ng modelo ng proseso ang mga sumusunod na pangunahing tanong:
– ano ang mga “input” at “outputs” ng proseso?
– anong mga pamamaraan ang binubuo ng proseso?
– sino ang nagsasagawa ng bawat pamamaraan?
– ano ang mangyayari bilang resulta ng pagpapatupad nito?
– sino ang nakakakuha ng resulta at ano ang ginagawa niya dito?

Ang mga regulasyon ay isang hanay ng mga patakaran na tumutukoy sa pamamaraan ng pagpapatakbo ng isang organisasyon. Ang mga umiiral na regulasyon ng organisasyon ay nahahati ayon sa kanilang mga katangian sa buong sistema (charter, kasunduan ng mga tagapagtatag, panloob na regulasyon, atbp.) at elemental (mga tauhan, impormasyon, kagamitan, proseso, atbp.) at kumakatawan sa isang hanay ng mga normatibong dokumento para sa pagsasaayos ng mga indibidwal na lugar ng aktibidad.

Ang mga umiiral na regulasyon ay maaaring uriin depende sa mga elemento ng sistema ng pamamahala. Ang scheme ng pag-uuri para sa mga regulasyon ay ipinapakita sa Fig. 1 (mula sa aklat-aralin ni A.P. Egorshin "Mga Pundamental ng Pamamahala").

Mga pangunahing uri ng mga regulasyon:

mga regulasyong namamahala sa mga aktibidad ng negosyo sa kabuuan. Bilang isang legal na entity (charter, pilosopiya, kasunduan ng mga tagapagtatag, panloob na regulasyon, atbp.);

mga regulasyong namamahala sa gawain ng mga tauhan (mga regulasyon sa mga departamento, mga modelo sa lugar ng trabaho, mga paglalarawan ng trabaho, mga kontrata, atbp.);

mga regulasyon sa suporta sa impormasyon (mga papeles, mga dokumento, mga classifier, karaniwang mga bangko ng data, atbp.);

mga regulasyong namamahala sa pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga kagamitan sa kontrol (lokasyon, pasaporte, mga tagubilin sa pagpapatakbo, atbp.);

mga regulasyon na nag-normalize sa proseso ng pamamahala (matrix ng mga function, graphical na proseso, teknolohikal na mapa, atbp.).

kanin. 5 - Klasipikasyon na pamamaraan para sa mga regulasyon sa pamamahala

Ang mga regulasyon ay may mahalagang papel sa pagtiyak ng kalinawan, katatagan, at pagpapatuloy ng pamamahala. Halimbawa, malinaw na tinukoy ng Charter ng OJSC "Red Etna Plant" ang mga kakayahan ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder, ang mga kakayahan ng Lupon ng mga Direktor at Pangkalahatang Direktor, ang mga kakayahan ng komisyon sa pag-audit, at tinukoy ang mga karapatan at obligasyon ng mga shareholder ng kumpanya (Appendix 3).

Ang Charter ay nagsasaad na ang pinakamataas na namumunong katawan ng kumpanya ay ang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder. Ang karapatang magpulong ng taunang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder at magsumite ng mga isyu na ibinigay ng Charter para sa pagpapasya sa pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder ay kabilang sa Lupon ng mga Direktor ng kumpanya. Ang pamamahala ng kasalukuyang mga aktibidad ng kumpanya ay isinasagawa ng nag-iisang executive body ng kumpanya - ang pangkalahatang direktor. Ang nag-iisang executive body ay may pananagutan sa Lupon ng mga Direktor ng kumpanya at sa pangkalahatang pulong ng mga shareholder. Ang nag-iisang ehekutibong katawan ay nag-aayos ng pagpapatupad ng mga desisyon ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder at ang lupon ng mga direktor ng kumpanya. Ang Pangkalahatang Direktor, nang walang kapangyarihan ng abugado, ay kumikilos sa ngalan ng kumpanya, kabilang ang: nagsasagawa ng pamamahala sa pagpapatakbo ng mga aktibidad ng kumpanya; may karapatan sa unang lagda sa mga dokumentong pinansyal; nagsasagawa ng mga aksyon sa ngalan ng kumpanya nang walang kapangyarihan ng abugado; kumakatawan sa mga interes ng lipunan kapwa sa Russian Federation at sa ibang bansa; namamahala sa ari-arian ng kumpanya; inaprubahan ang istraktura ng pamamahala, inaprubahan ang mga kawani, tinatapos ang mga kontrata sa pagtatrabaho sa mga empleyado ng kumpanya, naglalapat ng mga hakbang sa insentibo sa mga empleyadong ito at nagpapataw ng mga parusa sa kanila; nagtatatag ng mga halaga at paraan ng pagbabayad at mga insentibo sa paggawa; gumagawa ng mga transaksyon sa ngalan ng kumpanya, maliban sa mga kaso na ibinigay ng Charter na ito; nag-isyu ng mga kapangyarihan ng abogado sa ngalan ng kumpanya; nagbubukas ng mga bank account para sa kumpanya; naglalabas ng mga order at nagbibigay ng mga tagubilin na nagbubuklod sa lahat ng empleyado ng kumpanya; inaprubahan ang mga pagtatantya para sa pondo ng akumulasyon, pagkonsumo at pondo para sa pagpapaunlad ng lipunan, na isinasaalang-alang ang kasalukuyan at pangmatagalang mga plano para sa pag-unlad ng lipunan; gumaganap ng iba pang mga tungkulin na kinakailangan upang makamit ang mga layunin ng kumpanya at matiyak ang normal na operasyon nito, alinsunod sa kasalukuyang batas at Charter na ito.

Ang kontrol sa mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng kumpanya ay isinasagawa ng komisyon sa pag-audit. Ang pamamaraan para sa mga aktibidad ng komisyon sa pag-audit ay tinutukoy ng isang panloob na dokumento ng kumpanya na naaprubahan ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder. Ang Audit Commission ay may karapatan na: humiling ng mga paliwanag mula sa mga empleyado ng kumpanya sa mga isyu sa loob ng kakayahan ng Audit Commission; itaas sa harap ng mga katawan ng pamamahala ang tanong ng responsibilidad ng mga empleyado ng kumpanya sa kaganapan ng kanilang paglabag sa charter, mga regulasyon, mga patakaran at mga tagubilin na pinagtibay ng kumpanya.

Paggana ng organisasyon

Karamihan sa mga consultant ay ganoon lang: consultant, i.e. Nagbibigay sila ng payo at nagtuturo, ngunit hindi nila ito ginagawa sa kanilang sarili (kadalasan ay hindi nila ito magagawa sa kanilang sarili).
At maaari naming tanggapin ang anumang halaga ng responsibilidad sa panahon ng pagpapatupad, kabilang ang direktang pamamahala ng iyong koponan ng proyekto, pati na rin ang pagsasagawa ng anumang mga pribadong gawain sa panahon ng pagpapatupad.

Maraming tao ang nag-iisip na sapat na upang gawing pamilyar ang mga empleyado sa bagong dokumento at lahat ay gagana. Naku, hindi ito totoo. Narito ang ilang bagay na makakaharap mo sa panahon ng pagpapatupad na matutulungan ka namin.

Pagtuturo at pagsubok ng kaalaman at pag-unawa

Una sa lahat, kailangan mong ituro sa mga tao ang mga bagong panuntunan, subukan ang kanilang kaalaman, at higit sa lahat, ang kanilang pag-unawa sa kung ano ang dapat nilang gawin ngayon. Upang magawa ito nang maayos, kailangan mong isaisip ang buong proseso, hindi lamang ang mga interes ng isang departamento. Kaya naman mas kakayanin natin ito kaysa sa mga department head. (O maaari nating sanayin ang mga tagapamahala kung paano ito gagawin nang tama.)

Sistema ng kontrol

Pagkatapos, kung hindi mo susuriin kung sinusunod ng mga tao ang mga bagong panuntunan, mabilis silang huminto sa pagsunod sa kanila. Kapag ang ganitong gawain ay unang nahaharap sa isang kumpanya, kadalasang nagkakamali: mula sa "kontrolin ang bawat hakbang" hanggang sa nakakumbinsi na "Sinabi ko sa kanila at nakalimutan" na istilo. Madali ring sirain ang mga bagay kung parusahan mo lang ang mga kabiguan nang hindi nauunawaan ang mga dahilan at hindi inaalis ang mga ito.

Sa aming karanasan, nakabuo na kami ng isang sistema para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga regulasyon. Ito ay isang kumpletong hanay ng mga dokumento na naglalarawan kung paano dapat subaybayan ang mga regulasyon, kung paano matukoy ang mga paglabag at tumugon sa mga ito - kung saan maraming totoong kaso ang isinasaalang-alang. Nagbibigay ang system ng iba't ibang mga tool at mga paraan ng kontrol. Handa kaming sanayin ang iyong mga empleyado na gawin ang lahat ng ito.

Suporta sa pamamahala, pamamahala ng proyekto

Ang isang karaniwang sitwasyon ay kapag sa mismong working group (halimbawa, isang grupo ng mga pinuno ng departamento, mga kalahok sa proyekto) ay may mababang disiplina, hindi lahat ng mga nakaplanong aktibidad ay ipinatupad, ngunit pinipili, at ang mga kalahok ay nagsasabi na "wala silang oras ,” o may iba pang bumangon paglaban.

Upang mabawasan ang paglaban, maaari tayong lumahok o pamahalaan ang pagpapatupad ng anumang aktibidad at plano.
Ang pinakasimpleng anyo ay ang aming tagapamahala ay maaaring italaga sa proyekto upang panatilihin ang mga minuto at subaybayan ang pagpapatupad, magbigay ng mga paalala, kontrolin ang resulta sa mga tuntunin ng kalidad at mga deadline, tumugon sa mga paglihis, humingi ng resolusyon ng "nakabitin" na mga isyu, mapanatili ang isang kumpletong archive- batayan ng kaalaman at mga dokumento sa proyekto. Sa pangkalahatan, gawin ang lahat na kadalasang "hindi makukuha ng manager."
Ang isang independiyenteng third-party na tao (ang aming empleyado) ay "kokolekta" ang lahat ng negatibiti, na mag-iiwan sa iyo ng isang mahusay na gumaganang grupo, na nakasanayan na gawin kung ano ang kanilang napagpasyahan sa oras.

Pagsuporta sa mga pag-audit, inspeksyon, independiyenteng kontrol

At sa wakas, kung gusto mo pa ring makita sa isang taon na nag-ugat ang mga pagbabago, mayroon din benepisyo, hindi masasaktan ang mga pag-audit ng third-party.

Mahalaga: hindi ito isang pormal na kaganapan, tulad ng sa ISO, ngunit isang mahalagang pagsusuri na gumagana ang lahat ayon sa nilalayon. Kadalasan, sa paglipas ng panahon, ang mga patakaran ay nawawala ang kanilang kahulugan at pagiging kapaki-pakinabang (ang sitwasyon ay nagbabago) at sa halip na tulungan ang dahilan, nagsisimula silang makapinsala. Mapapansin namin ito sa oras at magmumungkahi ng mga pagbabago.

Kapag nag-order ng mga regular na pag-audit, bubuo kami ng mga kinakailangang checklist, mga form sa pag-uulat, atbp. nang libre - upang mapansin ang mga paglihis sa oras. Sa panahon ng mga inspeksyon, ginagawa ang mga litrato at audio recording, sinusuri ang mga paglabag, ibinibigay ang mga paliwanag, at isinasagawa ang pagsasanay kung paano kumilos.

Ang resulta ay kung ano ang makukuha mo

Ang mga regulasyon ay aktwal na ipinatupad sa iyong kumpanya
Ang isang ulat sa pagpapatupad ng proseso ay nabuo
Ang lahat ng mga paglabag ay naitala
Isang desisyon ang ginawa para sa bawat paglabag

Mahalaga: Ang mga regulasyon ay sinusunod at sinusubaybayan Iyong mga empleyado. Gumagawa din sila ng mga desisyon tungkol sa mga pagkabigo (aktibo kaming nag-aalok ng mga solusyon sa mga pagkabigo). Inayos namin ang proseso upang mangyari ang lahat ng ito, at mangyari sa oras. Kapag umalis kami, ang lahat ng ito ay nananatili sa iyo at patuloy na gumagana.