Întâlnire de afaceri cu un partener. Arta comunicării în afaceri

Pentru a stabili relații pozitive cu partenerii, este important să respectați mai mult decât doar cadrul legal. Unul dintre secretele succesului este negocierea în conformitate cu obiceiurile și regulile stabilite. Toate aceste standarde de etichetă în afaceri au fost dezvoltate de-a lungul multor ani. Și nu este obișnuit printre oamenii de afaceri și diplomați să le neglijeze.

Fiecare persoană participă din când în când la negocieri - mergând la interviuri atunci când își caută un loc de muncă, încheie contracte, vinde bunuri sau convine asupra furnizării unui serviciu. Scopul negocierilor este de a face schimb de opinii și de a obține rezultatul planificat.

Indiferent de la ce nivel au loc negocierile, fie că este vorba despre o discuție despre probleme de muncă între un șef și un subordonat, o întâlnire a partenerilor de afaceri sau chiar a șefilor de stat, eticheta în afaceri prevede trei etape principale ale negocierilor:

Pregătire;
procesul de negociere;
ajungerea la un acord.

Pregătirea negocierilor

Succesul procesului de negociere este determinat în mare măsură de pregătirea acestuia.

Include atât componente organizaționale, cât și de conținut. Deoarece situații controversate apar adesea în viața de zi cu zi, în afaceri și în sfera interstatală, problemele de conformitate cu eticheta rămân întotdeauna relevante. Încălcarea normelor stabilite atrage consecințe negative.

Pentru a evita greșelile, merită luat în considerare faptul că eticheta întâlnirilor și negocierilor de afaceri impune negociatorilor să fie politicoși și plini de tact, să respecte codul vestimentar, precum și să aibă o atitudine pozitivă și bunăvoință. Partea care primește trebuie să ia inițiativa.Începerea unei conversații, completarea pauzelor incomode și, în general, gestionarea conversației este prerogativa ei. Oaspeții trebuie tratați ca parteneri, nu ca dușmani.

Determinarea locului și timpului

Eticheta de afaceri presupune ca data și ora exactă a negocierilor să fie convenite în prealabil de către participanți. După ce le-ai convenit cu partenerul tău, nu poți întârzia. Acest lucru creează o imagine negativă și arată lipsă de respect. Dacă nu a fost posibil să se evite întârzierea din orice motiv, trebuie să se ceară scuze.

Nu ar trebui să programați negocierile de lucru dimineața devreme sau târziu, sau în timpul pauzei de masă. Cea mai bună alegere este considerată a fi prima jumătate a zilei. În plus, întâlnirile serioase de afaceri nu sunt de obicei programate în ultimele săptămâni ale anului, când mulți sunt ocupați cu rezumarea problemelor de muncă și financiare. Locația întâlnirii, cum ar fi un cadru informal sau o sală de ședințe de birou, este aleasă pentru a reflecta conceptul general.

Colectarea si analiza datelor necesare negocierilor

Pregătirea pentru negocieri necesită un studiu cuprinzător al subiectului lor.

Conform etichetei, numărul de participanți la întâlnire de fiecare parte, precum și statutul acestora ar trebui să fie proporționale. Fiecare delegație trebuie să aibă un șef - o persoană care ia deciziile finale.

Înainte de întâlnire, merită să luați în considerare ce materiale informative pot fi utile, astfel încât informațiile importante în formă tipărită să fie întotdeauna la îndemână pentru fiecare participant. De asemenea, proiectele de acorduri trebuie pregătite în prealabil.

Întocmirea unui plan de negociere, definirea obiectivelor

Eticheta negocierilor de afaceri presupune nu numai rezolvarea problemelor organizatorice, ci si elaborarea laturii de fond.

În primul rând, este necesară o selecție atentă a informațiilor, identificând principalele probleme și modalități de a ajunge la acorduri. Când vă pregătiți pentru negocieri, este indicat să faceți o listă a intereselor ambelor părți, repartizându-le de la cele mai importante la cele mai puțin semnificative.

Merită să alegeți cea mai potrivită opțiune pentru desfășurarea procesului de negociere, precum și un plan de acțiune în caz de eșec. Acest lucru crește șansele de a continua să discutăm problema în viitor.

În cele din urmă, în timpul pregătirii, trebuie să identificați problemele și să încercați să le înțelegeți. De exemplu, poate dura mult timp pentru a pregăti o nouă înțelegere, dar decizia de a o încheia trebuie luată rapid și implementată imediat. Planul unei întâlniri de afaceri ar trebui să acopere cât mai mult posibil problemele actuale, fără a se limita la stabilirea momentului și a locului negocierilor.

Negociere

Conducerea negocierilor de afaceri se încadrează în următoarea schemă:

începerea ședinței;
schimb de informatii;
argumentare și contraargumentare;
căutarea și luarea deciziilor;
partea finală.

Succesul acestui proces este determinat capacitatea interlocutorilor de a pune întrebări și de a auzi răspunsuri, precum și respectarea standardelor de etichetă în afaceri. Toți participanții la întâlnire trebuie să fie exacti, onești, corecti și plini de tact.

Prezentarea și așezarea oaspeților

Toți membrii părții care primește trebuie să se adune la ora stabilită într-o cameră pregătită pentru procesul de negociere. Angajații care nu participă la eveniment sunt de obicei responsabili pentru salutarea oaspeților.

Șeful delegației gazdă este primul care îi salută pe cei adunați și se prezintă, apoi șeful delegației invitate. Apoi proprietarul îi invită pe toți să-și ia locurile. El este primul care o face. Restul participanților își iau locurile în funcție de indicatoarele amplasate. Cel mai adesea, ambele sunt situate unul vizavi de celălalt, în centru. Reprezentanții fiecărei delegații sunt așezați de-a lungul mesei lungi.

După ce toți negociatorii și-au ocupat locurile, liderul gazdă poate începe să-și prezinte echipa. După aceasta, conform etichetei de afaceri, rândul îi revine capului oaspeților.

Dacă există mai puțin de zece participanți la o întâlnire, are loc un schimb. Toată lumea îi înmânează cardul celui de vizavi.

Definirea unei liste de probleme și formarea unei agende

Începerea și conducerea unei conversații este responsabilitatea liderului părții care primește. Sarcina lui este de a preveni pauzele prelungite, care pot fi interpretate greșit ca un semnal de încheiere a conversației.

Conform etichetei, nu ar trebui să începeți să discutați problema imediat. În primul rând, se obișnuiește să se schimbe fraze pe subiecte abstracte. De exemplu, puteți să vă evidențiați experiența existentă de cooperare fructuoasă sau cel puțin să vorbiți despre vreme. Și este mai bine să nu atingeți subiecte precum religia, problemele naționale, preferințele sportive. Ele pot provoca dezacorduri. Apoi șeful gazdelor trece la subiectul principal al negocierilor și poate da cuvântul altor participanți și experți.

Eticheta de afaceri include proces-verbal de ședință. Pentru a face acest lucru, utilizați un înregistrator de voce. Dar pentru a o desfășura, este necesar să informați ambele părți și să obțineți aprobarea acestora.

Discuție de probleme controversate

Procesele de negociere nu se încheie întotdeauna cu succes; interesele participanților nu coincid adesea. Părțile pot să nu convină asupra subiectului principal de discuție sau asupra propunerilor și tezelor specifice. În acest caz, ei convin asupra următoarei runde de negocieri pentru a lua o pauză și a continua să caute soluții la fiecare problemă.

Când apar probleme controversate, eticheta necesită păstrarea calmului.

Finalizarea negocierilor

La finalul întâlnirii, este necesar să limpezăm puțin atmosfera. După finalizarea părții oficiale a evenimentului, șeful petrecerii gazdă se poate oferi să-și scoată jachetele. Dar inițiativa de a pune capăt negocierilor ar trebui să rămână liderului oaspeților.

A ajunge la acorduri la o întâlnire

Atunci când discută o anumită soluție la o problemă, participanții la procesul de negociere se străduiesc să obțină rezultate specifice. Orice contracte și acorduri pot fi acceptate numai în așa-numitul spațiu de negociere. Acestea sunt soluțiile acceptabile asupra cărora adversarii pot conveni.

Se pot ajunge la acorduri pe baza următoarelor tipuri de decizii:

compromite– implicând concesii reciproce;
asimetric– în care concesiunile unei părți depășesc semnificativ concesiile adversarilor;
fundamental nou– satisfacerea maximă a ambelor părți.

Să rezumam întâlnirea

Întâlnirile de afaceri, de regulă, se încheie cu adoptarea unei decizii sau alteia. Eticheta de negociere presupune ca aceasta să fie documentată. Reprezentanții autorizați ai ambelor părți semnează documentele finale și primesc copiile acestora.

Pe baza rezultatelor întâlnirii, este necesar să se întocmească raport scris. Poate fi trimis partenerilor pentru aprobare.

Toate acordurile la care se ajunge trebuie respectate, indiferent dacă au fost orale sau scrise. Cea mai importantă regulă a etichetei în afaceri este să te ții de cuvânt.

Analiza rezultatelor negocierilor

Negocierile sunt considerate încheiate numai atunci când rezultatul lor a fost analizat pe deplin, s-au luat toate măsurile pentru implementarea acordurilor și s-au tras concluzii care să ajute la pregătirea pentru următoarele evenimente.

Analiza se realizează cu scopul de a compara scopul negocierilor și rezultatul final al acestora, determina acele acțiuni care decurg din rezultate.

Pentru a obține înțelegerea reciprocă, este important să respectați cu strictețe normele general acceptate de etichetă în afaceri, precum și să cunoașteți trăsăturile naționale și psihologia comportamentului. Pentru a face acest lucru, atunci când vă pregătiți pentru eveniment, trebuie să vă familiarizați cu cultura țării din care vin invitații.

De exemplu, negocierile cu partenerii străini necesită cel mai direct dialog, ei percep indicii ca necinste sau incertitudine. În etichetă, tăcerea este adesea apreciată mai mult decât cuvântul rostit. Prin urmare, japonezii lasă propoziții nespuse până când sunt siguri cum le va percepe interlocutorul.

1. Pregătirea.

O întâlnire eficientă constă în 70-80% pregătire.

Atunci când se formează o listă de invitați, este necesar să se țină cont de scopul întâlnirii. Nu ar trebui să suni oamenii cu gândul „pentru orice eventualitate”. La întâlnire ar trebui să participe doar acei oameni care pot aduce cu adevărat ceva la masă. Adesea, organizatorul, neștiind exact de cine va fi nevoie dintr-un alt departament (să presupunem că începeți un proiect și doriți să îl discutați cu potențialii participanți într-un stadiu incipient), invită jumătate din echipă la o întâlnire. Drept urmare, jumătate din această jumătate, de fapt, nu participă la întâlnire. Dacă dumneavoastră, în calitate de organizator, nu știți exact de cine va fi nevoie la întâlnire, invitați-l pe șeful departamentului, iar acesta fie va transmite invitația oricui este nevoie, fie va veni el însuși la întâlnire și apoi îl va numi pe angajat necesar.

După cum știm, întâlnirile vin în diferite formate. Acesta ar putea fi brainstorming, prezentare etc. Invitația la întâlnire trebuie să specifice formatul, astfel încât participanții să înțeleagă pentru ce ar trebui să se pregătească. Puteți, de exemplu, să scrieți: „Colegii, haideți să facem brainstorming pe așa sau cutare subiect”.

Invitația trebuie să indice ce se va discuta. O invitație la o întâlnire care are doar un subiect este absolut proastă. Ar trebui să existe fie o listă de întrebări pentru discuție, fie un fundal al sarcinii sau proiectului și așa mai departe. Aici este necesar să se indice ce decizii sunt planificate să fie luate în timpul întâlnirii. Dacă indicați pur și simplu - să discutăm așa și un proiect... să spunem că am discutat, dar ce urmează? Chiar dacă scrieți că la întâlnire va fi necesar să stabiliți pașii suplimentari, acest lucru nu va fi rău.

Durata întâlnirii merită o mențiune specială. În antrenamentele mele, pun adesea întrebarea: „De ce crezi că 99% dintre întâlniri durează o oră?” Și o singură dată am auzit răspunsul corect. Totul este extrem de simplu - orice client de e-mail programează implicit o întâlnire care durează o oră. Foarte rar se adaptează cineva de data asta, dar în zadar. Astfel, o problemă care poate fi discutată în trei minute (chiar și în 15 minute) este târâtă timp de o oră. Aici intră imediat în joc legea Parkinson - lucrăm exact atât timp cât am alocat muncii.

Un punct important atunci când trimiteți o invitație este să verificați dacă participanții au timp liber. Orice client de e-mail are această funcție și funcționează excelent. Din păcate, uneori ai senzația că nu toată lumea știe despre asta. Ceea ce este și mai rău este că organizatorul trimite unei persoane o invitație la un slot ocupat, iar când persoana nu apare, se fac plângeri împotriva sa. Nu este corect.

Și aici trecem la o altă parte importantă a muncii organizatorului. Organizatorul este cel care trebuie să țină întotdeauna evidența cine a acceptat întâlnirea și cine nu. Se întâmplă ca cel mai important participant la o întâlnire să refuze întâlnirea și să nu vină. Toată lumea s-a adunat, iar organizatorul începe să caute această persoană în tot biroul. Iar bărbatul, nebănuind nimic, stă la o altă întâlnire. Are loc următorul dialog:

–Unde ești?
- Am refuzat întâlnirea!
- De ce nu ai avertizat?
- Ei bine, strict vorbind, te-am avertizat. Ar fi trebuit să-ți trimit o notificare specială?

Potențialul participant, desigur, nu trebuie să anunțe pe nimeni în mod specific. Deci, responsabilitatea pentru orice astfel de situație cade întotdeauna pe umerii organizatorului. Atenție!

2.Ce ar trebui să evitați?

Într-un bloc separat, am subliniat câteva puncte care sunt cel mai bine evitate atunci când faceți o programare. Acestea, desigur, nu sunt reguli stricte, dar dacă le respectați, colegii vă vor fi doar recunoscători.

Nu este nevoie să faceți o programare (cu excepția cazului în care este o problemă critică extrem de urgentă) la o oră sau două din momentul actual. Personal, incerc sa nu imi fac programari nici zi de zi. Omul a venit deja la muncă, și-a planificat ziua, a decis când și ce va face și iată-mă cu invitația mea.

Nu este o idee bună să vă programați la prânz. Aici, cred, nu este nevoie să comentezi nimic. De asemenea, eu personal încerc să nu fac întâlniri cu oamenii în ziua de plată/avans. Până la urmă, știm foarte bine că fiecare angajat în ziua salariului/avansului, la figurat, devine angajat al departamentului de contabilitate, iar în această zi nu are timp de întâlniri. Trebuie să plătească totul, să-l transfere cuiva, să-l returneze, să-l împrumute și așa mai departe.

Și bineînțeles, vreau să menționez întâlnirile de la sfârșitul zilei de lucru. Chiar dacă oamenii lucrează ore lungi, programările ar trebui făcute numai în cadrul zilei de lucru.

3. Întâlnire directă.

Voi începe cu punctualitate. Acest lucru se întâmplă foarte des: o întâlnire este programată, să zicem, la 15:00, iar la această oră oamenii abia încep să se ridice de pe locuri și să se îndrepte spre sala de ședințe. La ora 15:00 toată lumea ar trebui să fie așezată în sala de ședințe și întâlnirea ar trebui să înceapă. Mulți vin cu tot felul de sancțiuni. Amenda este de 100 de ruble pe minut de întârziere și așa mai departe, ceea ce este foarte util și discipline.

O altă sarcină a organizatorului este de a modera întâlnirea. Dacă ceva a mers prost la întâlnire, discuția a mers în cealaltă direcție... organizatorul trebuie să controleze și să corecteze acest lucru.

O parte importantă a întâlnirii este protocolul. Există chiar și o expresie comună: „nu a fost niciun protocol, nu a fost nicio întâlnire”. Protocolul, implicit, este menținut de persoana de la care a venit invitația. Participanții la întâlnire au tot dreptul să nu înregistreze absolut nimic. Toate acordurile, sarcinile, termenele, etc. trebuie consemnate de organizator în protocol. În urma întâlnirii, acest protocol trebuie transmis tuturor participanților, cu o solicitare de confirmare/comentare într-un anumit interval de timp.

Aș dori să închei cu subiectul meu preferat – sfârșitul întâlnirii. Ea rezonează strâns cu durata de o oră. Sunt sigur că mulți oameni au avut întâlniri în care problema principală a fost discutată în 10 minute, iar apoi participanții încep să vină cu noi întrebări pentru discuție. Crede-mă, nu este nimic în neregulă cu faptul că ai discutat problema rapid = eficient. Starea la ora planificată nu este eficientă. Prin urmare, de îndată ce ați ajuns la acordurile necesare, nu ezitați să încheiați întâlnirea și să plecați.

Conduceți numai întâlniri eficiente.

Material oferit de Andrey Butov, business coach, consultant.

Pentru comenzi de instruire sau întrebări suplimentare despre pregătirea și desfășurarea întâlnirilor, scrieți acolo prin e-mail.

Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse

Agenția Federală pentru Educație

Instituție de învățământ de stat de învățământ profesional superior

educaţie

„Academia de Stat de Economie și Drept din Khabarovsk”

ABSTRACT

pe subiect: Întâlniri de afaceri și eficiență

implementarea acestora

Completat de: student anul II

Grupele BU-62

Zagorui Anna Eduardovna

Șef: Zubareva Olga Yurievna

Khabarovsk 2007

1. Organizarea unei întâlniri de afaceri 3

2. Participarea la o întâlnire de afaceri 4

3. Ce și cum să vă pregătiți pentru întâlnirile de afaceri 5

4. Tipuri de comportament în negocieri 7

5. Lista surselor utilizate 9

Întâlnirile de afaceri ocupă un loc important în programul unei persoane active. Este important să poți controla progresul unor astfel de întâlniri, altfel ele se pot transforma dintr-un instrument eficient de comunicare într-un „devorator” al timpului tău.

Recent, am început adesea să particip la astfel de întâlniri, așa că vreau să vorbesc aici despre cum să profiti la maximum de ele și să nu-ți pierzi timpul.

În general, există două opțiuni pentru a ține astfel de întâlniri: fie tu ești inițiatorul unei astfel de întâlniri, fie un invitat. Să ne uităm la ambele opțiuni mai detaliat.

Organizarea unei întâlniri de afaceri

Când ești organizator, firele de control sunt în mâinile tale. În acest caz, este important să conduci cu competență negocierile fără a pierde din vedere principalul lucru.

· Avertizați în prealabil participanții la întâlnire cu privire la subiectul conversației.

· În timpul întâlnirii, nu trebuie să fii distras de subiecte străine. Încercați întotdeauna să respectați cu strictețe linia principală a negocierilor.

· Dacă există mai multe puncte de discuție, este important să acordați fiecăruia atenția cuvenită (în conformitate cu prioritățile).

· Monitorizați comportamentul interlocutorilor dvs. Este important să le simțiți starea de spirit și atitudinea față de conversație. Este posibil să nu fie interesați de subiect (sugestie, opțiune), să se simtă obosiți sau grăbiți să facă alte lucruri.

· La sfârșitul întâlnirii, când toate punctele importante au fost discutate, ar trebui să rezumați și să mulțumiți participanților.

Participarea la o întâlnire de afaceri

Dacă ești invitat la o întâlnire de afaceri, cel mai probabil nu vei avea ocazia să-i influențezi cursul. Dar, totuși, este mai bine să încerci să ții întâlnirea sub control.

· În primul rând, ar trebui să vă pregătiți pentru întâlnire din timp pentru a participa la negocieri cât mai eficient.

· Este recomandabil să aveți mai multe opțiuni pentru cursul evenimentelor pentru a fi pregătiți pentru „întorsături neașteptate” în conversație.

· Încercați să notați punctele importante ale întâlnirii. Acest lucru îți va fi mai ușor să urmărești evoluția conversației și va fi clar pentru interlocutorul tău că iei în serios problema în discuție.

· Dacă nu înțelegeți ceva, asigurați-vă că întrebați din nou (dar nu întrerupeți!) și asigurați-vă că vă devine clar ceea ce se spune. În caz contrar, puteți părăsi negocierile „fără nimic”.

Dacă ai obținut tot ce ți-ai dorit de la întâlnire, atunci poți finaliza negocierile (fără a aștepta ca organizatorul să le termine), după ce ai rezumat întâlnirea și ai întrebat dacă toate punctele întâlnirii au fost discutate.

Ce și cum să vă pregătiți pentru întâlnirile de afaceri?

Întâlnirile de afaceri pot fi împărțite în conversații și negocieri. Conversațiile implică doar schimbul de opinii, puncte de vedere și opinii. De exemplu, în timpul conversației, părțile pot conveni asupra cooperării și pot schița următorii pași. Negocierile sunt concepute pentru a găsi o soluție la o problemă de interes reciproc.

De regulă, conversațiile și negocierile sunt planificate în avans. În procesul de pregătire a negocierilor și conversațiilor, este necesar să se evite două extreme. O extremă este să nu se pregătească deloc pentru negocieri, să se bazeze pe improvizație, să caute o soluție în timpul procesului de negociere. Cealaltă extremă este să te gândești punctual la toate etapele unei viitoare întâlniri, ținând cont de cele mai mici detalii, până la replici și pauze. Ambele extreme sunt viciate. În primul caz, inițiativa poate trece complet partenerului. Negocierile fără pregătire pot da partenerului tău ideea că ești incompetent în problema discutată. Detaliile excesive pot împiedica unul dintre participanții la negociere; cea mai mică abatere de la schema planificată anterior va duce la confuzie și incertitudine.

Este mai oportun să identificăm punctele principale ale întâlnirii și să stabilim liniile de conduită.

Scopul principal al conversației este schimbul de informații, ceea ce facilitează procesul de pregătire. Subiectul conversațiilor viitoare este convenit în prealabil. În timpul procesului de pregătire trebuie să:

· subliniați gama de probleme pe care doriți să le discutați;

· pregătirea documentelor. pe care urmează să le oferi partenerului tău în timpul conversațiilor, argumente în favoarea cooperării cu organizația ta. ;

· formulați întrebări pe care să le adresați partenerului dvs.

Când pregătiți o conversație, trebuie să vă rezervați timp pentru întrebările și mesajele partenerului dvs.

Pregătirea pentru negocieri este un proces mai complex și mai responsabil. Acesta include următorii pași:

· identificarea domeniilor de interese reciproce;

· stabilirea unei relaţii de lucru cu un partener;

· rezolvarea problemelor organizatorice (agenda, locul si ora intalnirii)

· formularea de soluţii şi propuneri asupra problemelor aflate în discuţie.

Cursul negocierilor poate fi influențat de schema de culori din jur.

J. Sperber descrie ce reacții provoacă anumite culori. De exemplu, pereții albi ai unui birou în care se poartă negocieri reflectă bine culoarea și pot provoca iritații, așa că este mai bine să le dai o nuanță ușor bej. Schema de culori albastre a camerei creează o atmosferă de dominație a proprietarilor și nu permite oaspeților să se simtă în largul lor. Bejul și maro deschis sunt tonuri destul de neutre, dar maro închis și gri pot fi deprimante. Nuanțele roșii tind să excite și sunt percepute ca amenințătoare.

Preferințele de culoare depind în mare măsură de tradițiile culturale. Astfel, japonezii preferă culorile pastelate, în timp ce chinezii preferă culorile strălucitoare, atrăgătoare. Diferențele în preferințele de culoare pot fi observate chiar și în cadrul aceleiași țări.

Tipuri de comportament în negocieri

Negocierile sunt o parte integrantă a contactelor de afaceri. Pe lângă o bună cunoaștere a subiectului de discuție, este necesar să stăpânești tehnicile de negociere și să primești o anumită pregătire profesională. În țările dezvoltate, majoritatea antreprenorilor sunt competenți în tehnicile de negociere și a fost creată o rețea largă de cursuri de formare.

Practica reală nu exclude întâlnirea cu un partener care folosește tot felul de „trucuri murdare”. Trebuie să cunoașteți aceste tehnici și să le puteți neutraliza.

Una dintre regulile vechi era cea maximă supraestimarea nivelului inițial . Această tehnică presupune includerea unor puncte care ulterior pot fi abandonate fără durere, trecându-le drept o concesie și așteptând pași similari de la partenerul de negociere. Un astfel de comportament provoacă neîncredere, iar metodele moderne de evaluare a potențialului părților lasă puține oportunități de utilizare.

O altă tehnică apropiată de cea descrisă este „plasarea accentelor false în propria poziție” iar una dintre opțiuni este a face propuneri care sunt în mod clar inacceptabile pentru partener. Această tactică constă în a demonstra, de exemplu, un interes extrem pentru rezolvarea unei probleme, deși de fapt această problemă are o importanță secundară pentru acest negociator.

Recepţie extorcarea este, de asemenea, aproape de tehnicile descrise. Diferența este când se folosesc aceste tehnici. Dacă folosirea primelor două este tipică la începutul negocierilor, atunci extorcarea este folosită la sfârșit, când părțile au abordat semnarea acordului.

Tehnica de extorcare este apropiată în natură de o altă tehnică - punând un partener într-o situație fără speranță . În negocieri, punerea unui partener într-o situație fără speranță înseamnă, în primul rând, riscul de a-l perturba. Un acord obținut în acest fel este puțin probabil să fie durabil. În cel mai bun caz, unele concesii temporare pot fi obținute.

Prezentarea cererilor tot mai mari. Văzând că partenerul este de acord cu cererile formulate, se propun din ce în ce mai multe noi.

Inca un truc - "salam". Constă în faptul că informații despre propriile interese, aprecieri etc. dat in portii foarte mici, asemanator principiului taierii carnati de salam. Scopul tehnicii este de a forța partenerul să fie primul care „își dezvăluie cărțile”, apoi acționează în consecință. Utilizarea acestei metode are ca rezultat o întârziere artificială a negocierilor, în principal în detrimentul cauzei.

Oferirea de informații false în mod deliberat sau blufarea. În general, această tehnică dispare din arsenalul negociatorilor, deoarece în condiții moderne utilizarea ei poate deveni ușor și rapid evidentă, ceea ce duce la pierderea reputației.

Următoarea mișcare - dubla interpretare . De exemplu, părțile, ca urmare a negocierilor, au elaborat un anumit document. totodată, una dintre părți a „încorporat” în formulare un dublu sens, care nu a fost observat de partenerul său, pentru a interpreta ulterior acordul în interes propriu.

Una dintre tacticile productive de negociere poate fi creșterea treptată a complexității problemelor discutate . Această tactică sugerează să discutați mai întâi problemele mai ușoare. Soluția lor are un impact psihologic pozitiv asupra negociatorilor și demonstrează posibilitatea de a ajunge la acorduri.

Lăudabil elaborarea și prezentarea de propuneri care să contribuie la implementarea intereselor reciproce , adică propuneri la care partenerul ar putea răspunde afirmativ. Uneori, partenerul de negociere este de acord cu substanța propunerilor, dar consideră că formularea în sine este inacceptabilă.

Util în timpul negocierilor „împărțiți problema în componente individuale” mai degrabă decât să încerci să rezolvi problema imediat. După defalcarea problemei, participanții analizează dacă este posibil să se ajungă la un acord cu privire la fiecare element.

Lista surselor utilizate

1. Zeldovich B.Z. Comunicare de afaceri: Manual / B.Z. Zeldovich. – M.: Alfa – Press, 2007. – 456 p.

2. Kholopova T.I., Lebedeva M.M. Protocol și etichetă pentru oameni de afaceri / T.I. Lebedeva. – M.:INFRA – M, 1995. – 368 p.

3. Sheinov V.P. Cum să-i gestionezi pe alții. Cum să te gestionezi: (Arta unui manager) / V.P. Sheinov. – Ed. a II-a, adaug. – Mn.: Amalthea, 1996. – 368 p.

4. Shelamova G.M. Cultura de afaceri și psihologia comunicării / G. M. Shelamova. – Ed. a III-a.. suplimentar.. – M.: Centrul de Editură „Academia”, 2004. – 160 p.

5. Comunicarea de afaceri. Eticheta în afaceri: manual. manual pentru studenți / I.N. Kuznețov. – M.: UNITATE – DANA, 2004. – 431 p.

Arta comunicării în afaceri

Ce este comunicarea și cum o facem? Există o mulțime de moduri! Unii oameni uneori nici nu știu despre asta.

Procesul de comunicare înseamnă comunicarea cu alte persoane pentru a obține înțelegere și un anumit rezultat. Pentru a motiva o persoană să acționeze, mai întâi îi transmitem informații. Pentru aceasta noi:

Comunicăm personal;

Sa ascultam;

A pune întrebări;

Scriem scrisori;

Pregătim rapoarte;

Comunicam telefonic.

COMUNICARE PERSONALA

Această metodă de comunicare este adesea considerată cea mai simplă. Persoana cu care vorbești este în fața ta și îi poți explica ce vrei. Dacă nu te înțelege, atunci ar trebui să te întrebi:

Vocabularul meu este ușor de înțeles pentru o persoană: vorbesc rusă simplă sau folosesc prea mulți termeni tehnici?

Poate că ceva în înfățișarea mea împiedică o persoană să mă înțeleagă? Comunicarea personală înseamnă mai mult decât a vorbi cu o altă persoană. Există trei aspecte importante ale comunicării:

Cuvinte – ceea ce spunem;

Intonație - cum vorbim;

Gesticularea - cum arătăm când vorbim. Avantajele comunicării personale sunt următoarele:

Oamenii pot vedea despre ce este vorba;

Contactul vizual ajută să înțelegem cât de mult ne ascultă și ne înțelege interlocutorul;

Gesturile ajută la ca vorbirea să fie mai persuasivă. Totuși, în același timp, cuvintele, intonația și gesturile pot reprezenta un anumit pericol în comunicarea personală:

Poți să-ți dezvălui adevăratele sentimente;

S-ar putea să devii prea vulnerabil;

Este posibil ca persoana să nu înțeleagă cuvintele pe care le folosiți;

Nu toată lumea poate să placă felul în care pronunți cuvintele.

Există ceva în toate acestea care este dincolo de controlul nostru. Aceasta poate fi o antipatie față de interlocutor care a apărut dintr-un motiv necunoscut de tine sau ostilitatea acestuia față de tine.

Pentru a obține succesul în comunicarea personală, este necesar să se țină cont de toți factorii de mai sus. Amintiți-vă că acestea nu sunt doar cuvinte. Înțelegerea devine posibilă prin interacțiunea tuturor celor trei factori ai comunicării, adică cuvintele, intonația și gesturile. Prin antrenament, poți învăța să obții coerență în factorii de comunicare, obținând o înțelegere completă din partea interlocutorului.

ABILITĂȚI DE ASCULTARE

Comunicarea nu este un proces unidirecțional în care pur și simplu comunicăm informații. Prin comunicare, primim și informații, iar acest proces ne cere să ascultăm.

A asculta înseamnă mai mult decât a auzi. Adesea „auzim” doar ceea ce vrem să auzim. În secțiunea anterioară, am vorbit despre comunicarea personală din punctul de vedere al vorbitorului. Ascultarea interlocutorului este cealaltă parte a comunicării și aceleași reguli i se aplică.

Când ascultăm, trecem prin cuvintele, intonația și gesturile interlocutorului. La aceasta trebuie să adăugăm propriile noastre reacții, care să-i explice interlocutorului că îl ascultăm cu atenție. Aceste reacții includ: expresii faciale, zâmbet, înclinare din cap și diverse remarci.

Când asculți

Faceți acest lucru cu toată atenția;

Nu face ghiciri pripite despre ceea ce o să-ți spună cealaltă persoană;

Nu pierde timpul încercând să formulezi un răspuns în timp ce asculți pe altcineva;

Privind în ochi cu o expresie de interes viu față de cuvintele interlocutorului, arătați că îl ascultați cu adevărat cu atenție;

Când asculți pe cineva la telefon, nu lăsați ce se întâmplă în cameră să vă distragă atenția;

Când vorbiți la telefon, lăsați apelantul să înțeleagă că îl ascultați cu atenție, spunând din când în când: „Deci...”, „Da...”, „Bine...”, etc.;

Faceți notițe după cum este necesar (de exemplu, când comunicați la telefon).

TEHNICI DE PUNEREA ÎNTREBĂRILOR

Atunci când comunicați cu ceilalți, pot apărea situații în care informațiile furnizate nu sunt suficiente. Dacă aveți nevoie să aflați mai multe sau să clarificați ceea ce se spune, puneți întrebări.

Diferite tipuri de întrebări sunt utilizate în diferite circumstanțe. Sunt:

Deschis;

Închis;

Special.

O întâlnire de afaceri

În primele secunde ale unei întâlniri de afaceri, trebuie să-ți saluti partenerul, să te prezinți și să dai mâna. Cel care este mai în vârstă în funcție de statut sau de vârstă ar trebui să dea mai întâi mâna femeilor ar trebui să participe la strângere de mână - nu este nevoie să facă distincții de gen la o întâlnire de afaceri;

În timpul negocierilor, gazda întâlnirii trebuie să prezinte invitații. Când te prezinți, este politicos să-ți spui numele și prenumele și să schimbi cărți de vizită (nu uita niciodată să-ți reumple cărțile de vizită!). Când primiți o carte de vizită, aruncați o privire rapidă la ea și citiți cu voce tare numele proprietarului.

Amintiți-vă, cartea dvs. de vizită ar trebui să fie lizibilă chiar și în condiții de lumină slabă și să fie înțeleasă de membrii oricărei culturi sau țări. Cel mai important lucru de pe o carte de vizită este numele tău, ar trebui să fie îngroșat și nu neclar. Cartea de vizită ar trebui să indice în mod clar ocupația și poziția dvs., aceasta va determina domeniul de aplicare a cooperării dvs. de afaceri. Cartea de vizită trebuie să conțină informații complete de contact. Toate textele trebuie să fie egale, să nu ocupe întregul spațiu al cărții de vizită și să fie scrise în cel mult două fonturi.

Eficacitatea întâlnirilor oficiale de afaceri este asigurată în mare măsură de respectarea strictă a regulilor și cerințelor de etichetă stabilite pentru această situație și de pregătirea atentă pentru astfel de evenimente.

Când încep să se pregătească pentru următoarea întâlnire de afaceri, organizatorii săi trebuie să:

- determina scopul acestuia;
- pregătiți o listă de întrebări pentru discuție și, dacă este posibil, trimiteți-o participanților la întâlnire;
- selectează și studiază materialele și documentele necesare pe aceste probleme;
- limitați lista participanților la întâlnire doar la acele persoane de care depinde cu adevărat succesul atingerii scopului;
- prezice pozițiile părților, cursul posibil al întâlnirii și rezultatele acesteia;
- stabilirea unui interval de timp clar pentru întâlnire;
- pregătiți locul.

Cei invitați la o întâlnire de afaceri trebuie să răspundă imediat invitației sau să propună un alt candidat să participe la ea, dacă acest lucru li se pare mai potrivit.

Eticheta unei întâlniri oficiale de afaceri este un set de reguli care guvernează comportamentul părților în procedurile de salut, introducere, tratament, comunicare, schimb de cărți de vizită, rămas bun, exprimarea recunoștinței pentru ospitalitate și desfășurarea cu succes a întâlnirii.

Proprietarul biroului îi întâmpină pe oaspeți la jumătatea ușii. Adjunctul său poate sta în dreapta lui, iar un traducător în stânga lui, dacă oaspeții sunt străini. Oaspeții intră în aceeași ordine, cu șeful grupului cu jumătate de pas înainte. Interpretul gazdei întâlnirii îi prezintă pe membrii grupului de invitați în limba invitaților, interpretul invitaților traduce și prezintă gazdele.

După salutări, organizatorul întâlnirii invită oaspeții la masa de întâlnire și îi invită să ia locuri cu fața la fereastră, spre lumină. Acest lucru este considerat politicos. Cu toate acestea, oaspeții nu ar trebui să fie așezați vizavi de ferestrele cu fața spre partea însorită: acest lucru poate fi privit ca un semn de lipsă de respect.

Liderii partidelor de întâlnire, de regulă, sunt așezați unul vizavi de celălalt, cu adjuncții lor la dreapta fiecăruia, iar traducătorii la stânga. Restul participanților la întâlnire sunt localizați aleatoriu.

O conversație la o întâlnire formală de afaceri ar trebui să înceapă întotdeauna cu cinci până la șase întrebări generale: „Cum ai ajuns acolo?”, „Cum ai stat la hotel?”, „Cum merge aclimatizarea, cum te simți?” etc. Nu ar trebui să vorbești niciodată despre afaceri imediat.

Participanții la întâlnire sunt introduși prin schimbul de cărți de vizită. Gazda întâlnirii își scoate cartea de vizită și, ridicând ușor corpul, o înmânează liderului grupului de invitați. (Trebuie amintit că japonezii și sud-coreenii dau întotdeauna o carte de vizită cu ambele mâini, așa cum o primesc, și niciodată cu stânga!) Dacă nu sunt mulți participanți la întâlnire, cărțile de vizită pot fi schimbate de toți cei prezenți. . Dar puteți face și liste în prealabil indicând numele de familie, prenumele și patronimul fiecărui participant la întâlnire, poziția și locul de muncă.

După introducere, începe conversația. Este întotdeauna pornit de proprietarul părții care primește. O întâlnire de afaceri nu trebuie să dureze mai mult de două ore. După încheierea întâlnirii, puteți oferi suveniruri. Există diferite puncte de vedere despre cine ar trebui să facă acest lucru mai întâi: gazdele sau oaspeții. Este important ca suvenirurile să corespundă strict rangului participanților la întâlnire. Nu este recomandat să oferiți aceleași cadouri tuturor participanților, liderului grupului și adjunctului acestuia.

La finalul întâlnirii, gazda este primul care se ridică de la masă, se duce la locul unde s-a întâlnit cu oaspeții și își ia rămas bun de la fiecare dintre ei. Nu este recomandat să părăsiți biroul cu oaspeții. Oaspeții sunt însoțiți de persoana responsabilă de întâlnire.

Reguli de etichetă în afaceri reglementarea comportamentului participanților la o întâlnire oficială de afaceri necesită:

- ajunge la timp la întâlnire;
- respectați tradițiile și obiceiurile acceptate pe teritoriul șederii dumneavoastră;
- mentine o atitudine pozitiva;
- exprimați-vă gândurile în mod concis, clar și clar, nu vă abateți de la subiect;
- explica abrevierile, abrevierile și termenii speciali folosiți în vorbire;
- ascultați cu atenție interlocutorii dvs., monitorizați reacția participanților la întâlnire la cuvintele vorbitorilor;
- amintiți-vă că o întâlnire de afaceri se desfășoară în mod dialog, și nu un monolog al uneia dintre părți;
- nu manifestați intoleranță față de punctul de vedere al celorlalți participanți la întâlnire, chiar dacă acesta diferă semnificativ de al dumneavoastră;
- ascultați cu atenție și fiți dispus să discutați despre pozițiile celeilalte părți;
- nu întrerupeți difuzoarele;
- rămâne calm și politicos, chiar dacă interlocutorul manifestă agresivitate, iritabilitate sau lipsă de reținere.